Identification de la fonction

Code de la fonction : DBV144

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels

Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)

Raison d'être de la fonction

Diriger et coordonner la cellule concernée

afin de

garantir le fonctionnement optimal de la cellule.

 

Finalités

En tant que

responsable de cellule

assumer l'organisation et la gestion de la cellule

afin de

atteindre les objectifs fixes en concertation avec la hiérarchie

 

Exemples de tâches

• décrire, en collaboration avec les autres responsables de cellule et la hiérarchie, les objectifs qui doivent etre atteints dans les délais fixes,

• donner des instructions claires et fixer des objectifs a chaque collaborateur

• repartir les tâches et veiller a la coordination entre les collaborateurs

• suivre les résultats - veiller à la tenue correcte des statistiques

• gérer le personnel et matériel (absences et conges,...)

 

En tant que

expert/spécialiste

assurer le traitement des dossiers complexes de sa cellule qui ne peuvent être traités par un niv. B ou C, compte tenu des réglementations et procédures en vigueur

afin de

prendre une décision rapide et correcte

 

Exemples de tâches

• analyser les dossiers complexes

• veiller a la bonne application des réglementations et procédures

• rédiger des notes de synthese destinées a la hiérarchie

• proposer d'éventuelles adaptations de la réglementation

• organiser et participer à des réunions d'informations

 

En tant que

gestionnaire de dossiers

veiller à un traitement uniforme des dossiers sur base de la réglementation en vigueur

afin de

assurer un traitement uniforme dans des délais raisonnables

 

Exemples de tâches

• superviser le traitement des dossiers par les collaborateurs et prendre des décisions dans les dossiers soumis

• veiller a une application correcte de la réglementation

• veiller a disposer de toutes les informations utiles au traitement du dossier

 

En tant que

personne de contact

entretenir les relations avec les clients (etrangers), les partenaires internes (autres services) et/ou les partenaires externes (postes diplomatiques et consulaires, administrations communales, avocats, autres SPF, etc.)

afin de

repondre a leurs questions de maniere efficace et coherente

 

Exemples de tâches

• être disponible

• établir un réseau de contacts

• entretenir les relations avec les partenaires

• organiser et/ou participer aux réunions internes et/ou externes

 

En tant que

coach

assurer l'accompagnement individuel et le développement des collaborateurs

afin de

développer leur fonctionnement individuel et améliorer leur bien-etre au travail

 

Exemples de tâches

• former les nouveaux collègues

• communiquer les informations et connaissances aux collaborateurs

• intervenir dans les éventuels problèmes relationnels ou organisationnels

• évaluer régulièrement les procédures de travail en concertation avec les collaborateurs et la hiérarchie

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
hiérarchie	décisions	e-mail, personnellement, téléphone	ad hoc
hiérarchie	conseils écrits et oraux	e-mail, téléphone	ad hoc
collaborateurs	questions orales	par contact perso, courriel	quotidien
autres serv. publ. féd.	questions écrites	fax, téléphone, e-mail ...	quotidien
autres serv. publ. féd.	conseils oraux	contact personnel	hebdomadaire
autres services	questions écrites	par lettre, e-mail ...	quotidien
organisations/entreprises	questions écrites et orales	par lettre, e-mail ...	ad hoc
particuliers/citoyens	questions orales et écrites	par lettre, e-mail ...	quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
hiérarchie	conseils oraux / écrits	e-mail, téléphone	ad hoc
hiérarchie	questions écrites/orales	e-mail, téléphone	ad hoc
collaborateurs	avis oraux et écrits	contact personnel, lettre, e-mail	quotidien
autres serv. publ. féd.	questions écrites	par lettre, e-mail ...	quotidien
autres serv. publ. féd.	avis oraux et écrits	par lettre, e-mail ...	quotidien
organisations/entreprises	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
particuliers/citoyens	avis écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le responsable du service

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• direction journalière de la cellule

• décision dans les dossiers individuels

• traitement des dossiers complexes

• répondre et poser des questions

• exécuter les lignes directrices du responsable du service

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• certains dossiers complexes pour lesquels la réponse ne se retrouve pas directement dans la réglementation

• décision qui dépasse le fonctionnement de la cellule

• changement de priorités

• adaptation des procédures qui résultent d'interprétations de la réglementation

• adaptation de la réglementation ou méthode de travail qui impliquent d'autres cellules

• décisions ayant des conséquences financières

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• réglementation relative aux étrangers, convention de Genève, règlement de Dublin et autres réglementations nationales et internationales, instructions internes et externes, notes

 

Quelles innovations

• amélioration du fonctionnement de la cellule

• questions de principe

• faire des propositions au responsable de bureau en vue d'adapter les réglementations, instructions ou notes de service

 

Sur base de quel cadre de référence

• application de la loi, droit pénal, droit constitutionnel, droit international Conseil d'Etat

 

Profil de compétences génériques

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