Identification de la fonction

Code de la fonction : DFI166

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Experts thématiques

Catégorie de métiers : 05. Fiscalité (FI)

Raison d'être de la fonction

Informer, de manière proactive, de nouvelles entreprises et des entreprises où de nouvelles activités économiques sont mises sur pied en matière de droits et d'obligations fiscales

afin de

pouvoir fournir les autorisations adéquates (= autoristion pour pouvoir exécuter certaines activités dans le cadre de la législation des D&A).

 

Elaborer et metre en œuvre d’une politique adéquate de gestion des clients

afin de

maximaliser la satisfaction des clients.

 

Collaborer activement à la promotion des produits, comme des autorisations et certification, et au fonctionnement de l'Administration Générale Douanes et Accises, aussi bien auprès du grand public qu'auprès de groupes cibles spécifiques, et être coresponsable des relations publiques de l'organisation

afin de

donner au "monde extérieur" une bonne vision des produits et du fonctionnement de l'Administration Générale Douane et Accises

 

Finalités

En tant que

coordinateur

surveiller l'utilisation et l'application des autorisations par les entreprises individuelles

afin de

garantir le respect des droits et obligations prévus dans les autorisations

 

Exemples de tâches

• suivi du dossier d'autorisation: > consultation de bases de données relatives, entre autres, aux faillites, aux irrégularités constatées, … > lors d'une amélioration du système par le client (au cas où les systèmes actuels ne couvrent pas les risques restants) > dans les 6 mois qui suivent la délivrance de l'autorisation

• accompagner le détenteur d'une autorisation afin qu'il puisse continuer à satisfaire aux conditions de cette autorisation, y compris la dispense d’une formation relative à l’utilisation de l’autorisation

 

En tant que

personne de contact (SPOC = Single Point of Contact)

entretenir de bonnes relations directes avec les clients (potentiels)

afin de

assurer une bonne circulation de l'information en ce qui concerne les affaires relatives à la clientèle et simplifier au maximum les contact entre le client et l’Administration.

 

Exemples de tâches

• être le premier point de contact avec le client

• entretenir des contacts optimales avec le client

• veiller à une circulation adéquate des informations (internes et externes)

• répondre aux questions des clients relatives à l’usage de ses autorisations

• remplir en interne le rôle d'ambassadeur pour le client

 

En tant que

conseiller externe

conseiller les opérateurs économiques et autres institutions dans certaines matières spécifiques

afin de

garantir une application aussi efficace que possible des procédures

 

Exemples de tâches

• accueillir et conseiller les entreprises et d’autres institutions
  

• préparer et traiter des dossiers

• assurer le suivi du dossier et collecter les informations y afférentes

• rédiger des notes de synthèse

• établir et expliquer de points de vue

 

En tant que

coordinateur starters

accompagner tous les clients de manière bienveillante lors d'une demande de nouvelle autorisation

afin de

compléter le dossier d'autorisation en ce qui concerne la recevabilité de la demande

 

Exemples de tâches

• mettre en oeuvre un dossier d'autorisation électronique après réception d'une demande d'autorisation

• envoyer un questionnaire au client et, par la suite, vérifier que ce questionnaire a été entièrement complété

• analyser les activités du client: > vérifier que le régime de l'autorisation répond aux besoins du client > vérifier si une autorisation complémentaire pourrait être utile

• comparer la conformité de la demande aux conditions réglementaires/légales

 

En tant que

Commercial

aider activement à réfléchir aux missions commerciales de l'organisation et être coresponsable de la commercialisation des produits de l'organisation

afin de

aider à orienter la définition du marché et concevoir de nouveaux produits

 

Exemples de tâches

• prospecter le marché, en travaillant également à l'extérieur

• sonder les besoins des clients potentiels, suivre de près les désirs des utilisateurs potentiels des produits et des services de l'organisation, et transmettre ces informations au management

• sonder l'évolution chez les clients

 

En tant que

expert/spécialiste

étudier l'impact de l'innovation d'une autorisation (à l'initiative du client, suite à des développements du marché ou conformément au plan stratégique D&A) sur les modalités actuelles de l'autorisation et participer à l’élaborations des nouveaux modèles de prestations de service

afin de

assurer une meilleure collaboration entre le client et les D&A

 

Exemples de tâches

• analyse de l'impact de l'innovation du Grand Client sur l'autorisation actuelle

• s'il y a présomption d'impact, définir les actions et les objectifs du projet d'innovation

• exécuter des projets d'innovation et veiller à ce que les objectifs formulés soient atteints

• suivre les développements du marché et analyser l'impact éventuel sur la collaboration du Grand Client et des D&A > analyser les développements de marché > proposer un projet d'innovation au Grand Client

• proposer au Grand Client d'assurer une meilleure collaboration dans le cadre du plan stratégique D&A > vérifier les priorités du plan stratégique D&A > proposer un projet d'innovation au Grand Client

 

En tant que

rapporteur

rédiger les rapports nécessaires

afin de

informer tant les clients que le SPF propre, du traitement du dossier d'autorisation et recevoir les données nécessaires et un feed-back dans le dossier d’autorisation respectivement dossier client

 

Exemples de tâches

• rédiger les rapports, les comptes rendus et la correspondance nécessaires

 

En tant que

Expert produit

acquérir et entretenir une connaissance suffisante des produits et des méthodes de production de l'organisation

afin de

pouvoir expliquer, aussi bien par écrit qu'oralement, les caractéristiques principales de ces produits et de ces méthodes aux clients potentiels

 

Exemples de tâches

• en étudiant les documents existants, acquérir une bonne compréhension du contenu et de la forme des différents produits

• discuter les différents aspects des produits avec les responsables techniques

• participer aux formations techniques nécessaires sans entrer dans les détails indispensables pour les responsables techniques

• assister aux réunions et aux formations internes concernant les futures méthodes de production et les changements techniques

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
organisations/entreprises	questions/informations écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	questions/informations orales	contact personnel	ad hoc
autres serv. publ. féd.	informations écrites	par lettre, e-mail ...banques de données	ad hoc
management	conseils écrits	en tant que dossier	ad hoc
SPF propre	informations écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
propre équipe	questions écrites/orales	contact personnel	quotidien
autre équipe	conseils/questions écrits/oraux	en tant que dossier/contact personnel	quotidien
management	législation (loi, AR, AM ...	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
organisations/entreprises	conseils/questions écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	questions écrites/orales	contact personnel	ad hoc
management	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
autres serv. publ. féd.	conseils écrits	banques de données	ad hoc
SPF propre	conseils écrits	banques de données	ad hoc
propre équipe	conseils/questions écrits/oraux	en tant que dossier/contact personnel	quotidien
autre équipe	conseils/questions écrits/oraux	en tant que dossier/contact personnel	quotidien
autres serv. publ. féd.	questions/informations écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Chef d'équipe Démarchage et Gestion des Autorisations

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• la planification des missions propres (dans les limites d'objectifs clairement définis et de directives opérationnelles, conformément à un cadre réglementaire/légal et dans les accords de planification annuel et trimestriel)

• la surveillance de l'utilisation et de l'application des autorisations par les entreprises individuelles

• l'information du client/de l'entreprise en ce qui concerne les droits et obligations au niveau fiscal

• l'identification des intérêts et des besoins de l'entreprise, outre les sécurités que l'entreprise peut offrir en matière de respect de ses obligations à l'égard de l'autorité

• l'exécution ou pas de projets d'innovation relatifs aux autorisations et aux accords de collaboration entre le client et l'autorité

• la mise sur pied et l'entretien d'une relation avec des clients potentiels/individuels

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les dérogations aux procédures et aux directives prévues au cadre réglementaire/légal

• des changements relative aux priorités

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

Autres données quantitatives

1. En mettant sur pied et en entretenant une relation avec des clients potentiels/individuels, la collaboration avec les D&A est optimalisée.

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• à la législation relative aux Douanes et Accises et aux diverses législations pour lesquelles les Douanes et Accises ont certaines compétences

 

Quelles innovations

• L'exécution de projets d'innovation qui améliorent la collaboration entre le Grand Client et les D&A, peut donner lieu à des adaptations/innovations des méthodes de travail des D&A en général.

 

Sur base de quel cadre de référence

• Best practices et les objectifs du management

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.