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Attaché secrétariat conseils et commissions (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DSA140
Niveau: A
Classe : A1
Famille de fonctions : Experts thématiques
Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Assurer la préparation du contenu, la coordination, le suivi et la finalisation des activités des conseil(s) et/ou des commission(s), leurs assemblée(s) plénière(s) (membres au complet), leur(s)organe(s) coordinateur(s) et leurs groupes de travail
afin de
garantir qu’une décision/un avis puisse être donné à la demande du ministre, du comité de direction, de la hiérarchie ou de parties externes ayant droit à une décision/un avis expert, et que des avis puissent être donnés de sa propre initiative.
Finalités
En tant queexpert/spécialiste
- établir un texte conceptuel et un dossier de travail
afin de
- préparer de manière professionnelle l'étude d'un dossier par l'organe consultatif, le conseil ou la commission (y compris les groupes de travail respectifs)
Exemples de tâches
- rechercher et consulter des documents scientifiques
- analyser les données de l'administration ou d'autres institutions, éventuellement en collaboration avec d'autres cellules de l'administration
- rechercher et consulter les conseils, les décisions, les arrêtés royaux et ministériels précédents
- rechercher et contacter des experts sur le sujet concerné
En tant que
expert/spécialiste
- élaborer un projet de texte ou un procès-verbal et un projet de conseil ou de décision
afin de
- mettre en forme les résultats des travaux des conseils et commissions (y compris les groupes de travail respectifs) pour s'assurer d'être en mesure de donner des avis ou des décisions, soit à la demande du ministre ou d'autres parties, soit de façon spontanée
Exemples de tâches
- élaborer et rédiger des projets de texte / de conseil / de décision provisoires et définitifs
- rédiger des lettres pour le ministre ou d’autres parties sur les avis / les décisions formulés
- communiquer avec les président(s) correspondant(s) afin d'atteindre le résultat souhaité avec les nuances précises
En tant que
coordinateur
- organiser, coordonner et suivre les différentes réunions des conseils, des commissions et de leurs groupes de travail respectifs
afin de
- mener à bien les travaux en respectant la discrétion et la ponctualité nécessaires
Exemples de tâches
- assister aux diverses réunions (dans les deux langues nationales) pour rédiger les procès-verbaux
- rédiger le procès-verbal des réunions afin d'enregistrer de manière précise les positions adoptées et les décisions prises (ce document doit généralement servir de base pour les autres activités)
- communiquer avec les présidents et les membres correspondants
- élaborer l'ordre du jour de la réunion suivante, repérer et inviter les experts éventuels, ainsi que rechercher et recueillir les informations nécessaires (conseils préalables, arrêtés royaux, arrêtés ministériels, etc.)
- s'assurer du bon traitement administratif et de l'envoi des documents nécessaires
En tant que
personne de contact
- faire office de source d'information pour les avis / les décisions et matières traités par les conseils et commissions
afin de
- s'assurer, par des échanges d'explications avec le cabinet, que les accents sont mis là où il faut et que les informations sont correctement interprétées, faire circuler correctement les informations dans les services nécessaires du SPF parmi les parties concernées (conseils et commissions) et à la demande de tiers (personnes qui ne sont pas directement impliquées dans les réunions) ou de personnes extérieures, si les informations sont publiques
Exemples de tâches
- veiller à ce que les informations publiques relatives aux conseils / décisions soient disponibles pour le public (internet, intranet)
- faire office d'interlocuteur pour le cabinet de différents services horizontaux (tels que le service juridique, le service de financement, etc.) et des services verticaux du SPF (supérieurs hiérarchiques) à propos des conseils / décisions intéressant les matières traitées
- faire office d'interlocuteur pour les membres et présidents des conseils, des commissions et de leurs groupes de travail
- entretenir des contacts avec les travailleurs de sa propre direction générale et d'autres directions générales du SPF
En tant que
gestionnaire de l'information
- rechercher, recueillir et résumer/structurer l'information
afin de
- rendre accessible et claire l'information relative aux conseils / décisions et matières traités par les conseils, commissions et leurs groupes de travail, pour les intéressés légitimes
Exemples de tâches
- établir un relevé annuel des activités des organes consultatifs/conseil(s)/commission(s)
- faire le point de la situation des conseils, des commissions et de leurs groupes de travail pour le directeur général
- classer les conseils / décisions par mot-clé/thème
- assurer l'actualisation ponctuelle des informations disponibles
- rassembler de manière systématique et méthodique des données chiffrées (par ex. via un fichier de données) concernant les activités des conseil(s) et de la (des) commissions, les analyser et tenir des statistiques
Positionnement
La fonction est dirigée par
le responsable de service ou de cellule
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences génériques
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.