Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA140

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Experts thématiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Assurer la préparation du contenu, la coordination, le suivi et la finalisation des activités des conseil(s) et/ou des commission(s), leurs assemblée(s) plénière(s) (membres au complet), leur(s)organe(s) coordinateur(s) et leurs groupes de travail

afin de

garantir qu’une décision/un avis puisse être donné à la demande du ministre, du comité de direction, de la hiérarchie ou de parties externes ayant droit à une décision/un avis expert, et que des avis puissent être donnés de sa propre initiative.

 

Finalités

En tant que

expert/spécialiste

établir un texte conceptuel et un dossier de travail

afin de

préparer de manière professionnelle l'étude d'un dossier par l'organe consultatif, le conseil ou la commission (y compris les groupes de travail respectifs)

 

Exemples de tâches

• rechercher et consulter des documents scientifiques

• analyser les données de l'administration ou d'autres institutions, éventuellement en collaboration avec d'autres cellules de l'administration

• rechercher et consulter les conseils, les décisions, les arrêtés royaux et ministériels précédents

• rechercher et contacter des experts sur le sujet concerné

 

En tant que

expert/spécialiste

élaborer un projet de texte ou un procès-verbal et un projet de conseil ou de décision

afin de

mettre en forme les résultats des travaux des conseils et commissions (y compris les groupes de travail respectifs) pour s'assurer d'être en mesure de donner des avis ou des décisions, soit à la demande du ministre ou d'autres parties, soit de façon spontanée

 

Exemples de tâches

• élaborer et rédiger des projets de texte / de conseil / de décision provisoires et définitifs

• rédiger des lettres pour le ministre ou d’autres parties sur les avis / les décisions formulés

• communiquer avec les président(s) correspondant(s) afin d'atteindre le résultat souhaité avec les nuances précises

 

En tant que

coordinateur

organiser, coordonner et suivre les différentes réunions des conseils, des commissions et de leurs groupes de travail respectifs

afin de

mener à bien les travaux en respectant la discrétion et la ponctualité nécessaires

 

Exemples de tâches

• assister aux diverses réunions (dans les deux langues nationales) pour rédiger les procès-verbaux

• rédiger le procès-verbal des réunions afin d'enregistrer de manière précise les positions adoptées et les décisions prises (ce document doit généralement servir de base pour les autres activités)

• communiquer avec les présidents et les membres correspondants

• élaborer l'ordre du jour de la réunion suivante, repérer et inviter les experts éventuels, ainsi que rechercher et recueillir les informations nécessaires (conseils préalables, arrêtés royaux, arrêtés ministériels, etc.)

• s'assurer du bon traitement administratif et de l'envoi des documents nécessaires

 

En tant que

personne de contact

faire office de source d'information pour les avis / les décisions et matières traités par les conseils et commissions

afin de

s'assurer, par des échanges d'explications avec le cabinet, que les accents sont mis là où il faut et que les informations sont correctement interprétées, faire circuler correctement les informations dans les services nécessaires du SPF parmi les parties concernées (conseils et commissions) et à la demande de tiers (personnes qui ne sont pas directement impliquées dans les réunions) ou de personnes extérieures, si les informations sont publiques

 

Exemples de tâches

• veiller à ce que les informations publiques relatives aux conseils / décisions soient disponibles pour le public (internet, intranet)

• faire office d'interlocuteur pour le cabinet de différents services horizontaux (tels que le service juridique, le service de financement, etc.) et des services verticaux du SPF (supérieurs hiérarchiques) à propos des conseils / décisions intéressant les matières traitées

• faire office d'interlocuteur pour les membres et présidents des conseils, des commissions et de leurs groupes de travail

• entretenir des contacts avec les travailleurs de sa propre direction générale et d'autres directions générales du SPF

 

En tant que

gestionnaire de l'information

rechercher, recueillir et résumer/structurer l'information

afin de

rendre accessible et claire l'information relative aux conseils / décisions et matières traités par les conseils, commissions et leurs groupes de travail, pour les intéressés légitimes

 

Exemples de tâches

• établir un relevé annuel des activités des organes consultatifs/conseil(s)/commission(s)

• faire le point de la situation des conseils, des commissions et de leurs groupes de travail pour le directeur général

• classer les conseils / décisions par mot-clé/thème

• assurer l'actualisation ponctuelle des informations disponibles

• rassembler de manière systématique et méthodique des données chiffrées (par ex. via un fichier de données) concernant les activités des conseil(s) et de la (des) commissions, les analyser et tenir des statistiques

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
ministre	demandes de conseil	en tant que dossier	mensuel
	questions orales et écrites	contact personnel, réunion, par e-mail	quotidien
	questions écrites	par mail	ad hoc
collègues de l’SPF/du DG	information pour le dossier	oralement, par mail	quotidien
cabinet	information pour le dossier	oralement, par mail	ad hoc
parties concernées (institutions, communes, …)	information pour le dossier	dossier, lettre, mail	ad hoc
étudiants			ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
cabinet / ministre	avis / conseils écrits / décisions	dossier, par écrit, mail	ad hoc
le président, les membres du conseil / de la commission	dossier / pv	par écrit, par mail	ad hoc
le client (demandeur d’avis ou de décision)	avis / décision(s)	par lettre, par mail	ad hoc
collègues de l’SPF /DG	information sur le dossier	par mail, oralement	quotidien
étudiants			ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le responsable de service ou de cellule

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• la propre planification et l'organisation du travail

• la diffusion d'informations aux collaborateurs internes

• les contacts avec le président / les membres des conseils, des commissions et de leurs groupes de travail pour la promotion des activités, dans le respect de la discrétion nécessaire

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les textes d'avis / décisions rédigés

• l'ordre du jour des réunions

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

sans objet

 

Budget de travail propre

sans objet

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• les directives, instructions et législation relatives à la matière traitée dans la (les) commission(s) et le(s) conseil(s)

 

Quelles innovations

• les procédures de travail internes

• l'accessibilité, la disponibilité et le traitement des informations

 

Sur base de quel cadre de référence

• les directives, instructions et législation afférentes à la matière traitée dans le(s) conseil(s) et/ou la (les) commission(s)

 

Profil de compétences génériques

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