Identificatie van de functie

Functiecode : DSA140

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Thematische experten

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het inhoudelijk voorbereiden, coördineren, opvolgen en finaliseren van de werkzaamheden van de ra(a)d(en) en/of commissie(s) hun plenaire vergadering of zitting, hun coördinerende orga(a)nen) en hun werkgroepen

teneinde

ervoor te zorgen dat er een advies/beslissing kan worden verleend op vraag van de minister, het directiecomité, de hiërarchie of externe partijen die recht hebben op een deskundig advies/beslissing, alsook dat adviezen op eigen initiatief kunnen worden gegeven.

 

Resultaatgebieden

Als

deskundige/specialist

het opstellen van conceptuele teksten en werkdossiers

teneinde

de studie van een dossier door het adviesorgaan, de raad of de commissie (inclusief de respectieve werkgroepen) vakkundig voor te bereiden

 

Voorbeelden van taken

• het opzoeken en raadplegen van wetenschappelijke documenten

• het analyseren van gegevens van de administratie of van andere instellingen, eventueel in samenwerking met andere cellen van de administratie

• het opzoeken en raadplegen van vorige adviezen, beslissingen, KB's, MB's

• het opzoeken en contacteren van experts aangaande het betreffende onderwerp

 

Als

deskundige/specialist

het opstellen van een ontwerptekst of een proces-verbaal, alsook van het ontwerp van advies of beslissing

teneinde

de resultaten van de werkzaamheden van de raden en commissies (inclusief de respectieve werkgroepen) in vorm te gieten om ervoor te zorgen dat er een advies of beslissing kan worden verleend op eigen initiatief of op vragen gesteld door de minister of andere partijen

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen en schrijven van voorlopige en definitieve ontwerpteksten / ontwerpadviezen / ontwerpbeslissingen

• het opstellen van brieven aan de minister of andere partijen met betrekking tot de adviezen / de beslissingen

• communiceren met de betreffende voorzitter(s) teneinde het gewenste resultaat met de precieze nuances te bereiken

 

Als

coördinator

het organiseren, coördineren en opvolgen van de verschillende vergaderingen van de raden, commissies en hun respectieve werkgroepen

teneinde

de werkzaamheden in goede banen te leiden, met inachtneming van de nodige discretie en de tijdsplanning

 

Voorbeelden van taken

• het bijwonen van de diverse vergaderingen (in beide landstalen) voor het nemen van notulen

• het opmaken van het verslag van de vergaderingen teneinde op een precieze manier de ingenomen standpunten en de beslissingen te registreren; dit document dient doorgaans als uitgangsbasis voor de verdere werkzaamheden

• communiceren met de betreffende voorzitters en leden

• het opstellen van de agenda van de komende vergadering; het opsporen en uitnodigen van eventuele experts; het opzoeken en verzamelen van de nodige informatie (voorgaande adviezen, MB's, KB's, ...)

• toezien op de correcte administratieve verwerking en verzending van de nodige documenten

 

Als

contactpersoon

de informant zijn betreffende de adviezen / de beslissingen en materies die door de raden en commissies werden behandeld

teneinde

met het kabinet door wederzijdse verduidelijking ervoor ter zorgen dat de juiste accenten gelegd worden en de informatie op de gepaste wijze wordt geïnterpreteerd; alsook de informatie vlot te laten doorstromen binnen de nodige diensten van de FOD, naar de betrokken partijen (raden en commissies), en op aanvraag van derden (= personen die niet onmiddellijk betrokken zijn bij de vergaderingen) of externen, indien de informatie openbaar is

 

Voorbeelden van taken

• ervoor zorgen dat openbare informatie met betrekking tot de adviezen / de beslissingen beschikbaar is voor het publiek (internet, intranet)

• aanspreekpunt zijn van het kabinet en van verschillende horizontale diensten (zoals de juridische dienst, financiering, ... en verticale diensten (hiërarchische meerderen) van de FOD betreffende de adviezen / de beslissingen en de aanbelangende behandelde materies

• aanspreekpunt zijn voor de leden en voorzitters van de raden, commissies en hun werkgroepen

• het onderhouden van contacten met de werknemers van de eigen directie-generaal en andere DG's van de FOD

 

Als

informatiebeheerder

het opzoeken, verzamelen en samenvatten/structureren van informatie

teneinde

informatie aangaande de adviezen / beslissingen en de behandelde materies door raden, commissies en hun werkgroepen toegankelijk en overzichtelijk te maken voor gerechtmatigde belanghebbenden

 

Voorbeelden van taken

• het opmaken van een jaaroverzicht van de activiteiten van de adviesorganen / ra(a)d(en) / commissie(s)

• het opstellen van een overzicht voor de directeur-generaal van de stand van zaken van de raden, commissies en hun werkgroepen

• het rangschikken van adviezen / beslisisngen per kernwoord/thema

• het tijdig actualiseren van de beschikbare informatie

• het systematisch en methodisch verzamelen van cijfergegevens (bijv. via een database) m.b.t. de werkzaamheden van de ra(a)d(en) / commissie(s), ze analyseren en statistieken opmaken

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
minister	adviesaanvragen	als dossier	maandelijks
	mondelinge en schriftelijke vragen	persoonlijk, mail, vergadering	dagelijks
	schriftelijke vragen	e-mail	ad hoc
medewerkers DG / FOD	dossierinformatie	mondeling, mail	dagelijks
kabinet	dossierinformatie	mail, mondeling	ad hoc
betrokken partijen (instellingen, gemeenten, …)	dossierinformatie	dossier, brief, e-mail	ad hoc
studenten			ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
kabinet /minister	advies / schriftelijk advies / raad / beslissingen	dossier, schriftelijk, mail	ad hoc
voorzitter, leden vergadering	dossier / pv	schriftelijk, mail	ad hoc
klant (externe aanvrager van advies of beslissing)	advies / beslissing(en)	per brief, e-mail	ad hoc
medewerkers DG en FOD	dossierinformatie	mondeling, mail	dagelijks
studenten			ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

het dienst- of het celhoofd

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de eigen tijdsplanning en werkorganisatie

• het verspreiden van informatie aan interne medewerkers

• contacten met de voorzitter/leden van de raden, commissies en hun werkgroepen ter bevordering van de werkzaamheden en met inachtneming van de nodige discretie

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• opgestelde teksten van adviezen / beslissingen

• de agenda van de vergaderingen

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

niet van toepassing

 

Eigen werkbudget

niet van toepassing

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de richtlijnen, instructies en wetgeving verbonden aan de materie die behandeld wordt in de ra(a)d(en) en commissie(s)

 

Welke vernieuwingen

• interne werkprocedures

• toegankelijkheid, beschikbaarheid en verwerking van informatie

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de richtlijnen, instructies en wetgeving verbonden aan de materie die behandeld wordt in de ra(a)d(en) en commissie(s)

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.