Identification de la fonction

Code de la fonction : DIS030

Niveau: A

Classe : A4

Famille de fonctions : Adjoints stratégiques

Catégorie de métiers : 12. Relations internationales (IS)

Raison d'être de la fonction

Assister, d'un point de vue stratégique et opérationnel, le Directeur général de la coopération au développement ou le Directeur général responsable pour d'autres domaines dans le cadre des relations internationales dans l'accomplissement de ses missions

afin de

contribuer à l'élaboration et à la réalisation des objectifs figurant dans son plan de management.

 

Remplacer le Directeur général de la coopération au développement ou le Directeur général responsable pour d'autres domaines dans le cadre des relations internationales en son absence, dans les fonctions liées au fonctionnement interne de la Direction ou dans les missions de représentation à l'extérieur

afin de

assurer le fonctionnement continu de la Direction générale et sa représentation à l 'extérieur.

 

Jouer le rôle de trait d’union entre le Directeur général et les directions, entre le Directeur général et les services d’encadrement ainsi qu' entre sa propre Direction générale et les autres Directions générales du SPF et entre la Direction générale et les acteurs externes

afin de

contribuer à la mise en place d’une politique cohérente au niveau de la Direction générale, du SPF et avec les acteurs externes.

 

Finalités

En tant que

adjoint

assister, d'un point vue stratégique et opérationnel, le Directeur général dans la gestion quotidienne de la Direction générale

afin de

contribuer à l'utilisation optimale des ressources (budget, personnel) mises à la disposition de la Direction générale en vue de la mise en oeuvre de la politique belge de coopération au développement, sa promotion et sa défense vis-à-vis des acteurs extérieurs

 

Exemples de tâches

• en qualité d'expert: supervision et analyse des positions et des dossiers de fond des directions, services, postes diplomatiques et acteurs externes; rédaction de commentaires, d'avis et de suggestions à l'attention du Directeur général

• contrôle des pièces soumises à la signature du Directeur général; contrôle et signature des pièces pour les matières pour lesquelles il a reçu délégation; signature des pièces soumises au DG lors en son absence

• concertation avec les collaborateurs / personnes concernées / réseaux internes et externes

• organisation, préparation, participation à des réunions ou présidence de réunions en remplacement du Directeur général

• approbation des demandes introduites par les services pour des achats de faible montant ; suivi, en concertation avec les directions/services, du mettre en oeuvre des plans annuels

 

En tant que

coordinateur

informer, assister et conseiller le Directeur général et les directions/services de la direction générale

afin de

assurer la cohérence de la politique de la Direction générale / des directions / des services

 

Exemples de tâches

• à la demande du Directeur général, gérer les dossiers horizontaux qui dépassent l'expertise d'une certaine direction ou d'un certain service ; superviser et analyser les dossiers de fond des directions/services de la direction générale

• détecter et signaler les problèmes de coordination et de cohérence internes, et prendre des initiatives afin de les résoudre

• diffuser les informations vers les directions et les services

• rechercher les solutions, les compromis possibles

• provoquer spontanément des réunions de coordination

 

En tant que

conseiller-expert en relations internationales

assister et conseiller le Directeur général d'un point de vue stratégique et opérationnel

afin de

l'aider à élaborer son plan de management et à gérer efficacement la Direction générale en menant une politique cohérente et efficace

 

Exemples de tâches

• proposer des lignes directrices de politique en matière de coopération au développement ou autres domaines dans le cadre des relations internationales, les traduire en objectifs à insérer dans le plan de management et, enfin, en objectifs opérationnels

• préparer et participer à des réunions en matière de coopération au développement ou relations internationels afin de défendre les intérêts du Directorat général

• vérifier, tant sur la forme que sur le fond, les dossiers et les courriels soumis au Directeur général

• donner des avis formels et informels, lorsque cela apparaît nécessaire ou s'il y a une demande en ce sens

• solliciter les expertises auprès des collaborateurs et des acteurs externes

 

En tant que

dirigeant/coach

diriger les gestionnaires de dossiers et les collaborateurs administratifs du secrétariat général de la Direction générale

afin de

contribuer à l'optimalisation du fonctionnement et de l'organisation, et à la mise en place d'une bonne ambiance de travail

 

Exemples de tâches

• suivi des questions de personnel (congés, récupération, etc.)

• discussion et, si nécessaire, redéfinition de la répartition interne des tâches

• participation à l'application des cercles de développement

• résolution de tous types de problèmes administratifs et humains

• coaching du groupe de collaborateurs et encadrement des agents dans leurs activités journalières

 

En tant que

représentant

représenter le Directeur général dans les réunions internes (réunions d'équipe, réunions thématiques, etc.) et des réunions externes (par exemple: Coopération technique belge, Union européenne, etc.), représenter la Belgique à l'étranger (par exemple: OCDE, conférences régionales, etc.)

afin de

faire connaître et défendre les positions de la Direction générale pour les réunions nationales, de la Belgique pour les réunions internationales

 

Exemples de tâches

• participer aux réunions quotidiennes de coordination des directions générales en remplacement du Directeur général

• participer aux réunions externes ou internes ad hoc et y défendre les positions des Affaires étrangères en matières de Coopération au développement ou autres domaines dans le cadre des relations internationales

• organiser et participer régulièrement à des rencontres bilatérales avec des représentants d'autres Etats membres de l'Union européenne, pays tiers, organisations internationales,,,

• jouer le rôle de point de contact au sein de divers réseaux formels et informels tant interne qu'extene

 

En tant que

expert/spécialiste

fournir une information détaillée et un avis pointu en matière de coopération au développement ou autres domaines dans le cadre des relations internationales

afin de

garantir une approche efficiente, cohérente et experte des sujets traités au sein de la direction générale

 

Exemples de tâches

• améliorer sa propre expertise et en faire profiter les collaborateurs et la hiérarchie

• entretenir des contacts privilégiés avec les acteurs du domaine

• évaluer l'impact sur les activités, analyser, synthétiser les informations relatives au domaine de la coopération au développement ou autres domaines dans le cadre des relations internationales

• tirer des enseignements des activités de la Direction générale et faire des propositions d'amélioration à intégrer dans le plan de management

• veiller à la pertinence en termes de développement des activités financées en matière de coopération au développement ou autres domaines dans le cadre des relations internationales

 

En tant que

organisateur

collaborer à l'organisation, au bon déroulement et au suivi des réunions, séminaires, journées de contact avec les représentants du personnel de la carrière extérieure, réunions d'équipe et rencontres au niveau des réseaux internes et externes

afin de

permettre un déroulement efficace et optimal de ces réunions

 

Exemples de tâches

• élaboration d'un ordre du jour ou d'un programme, en concertation avec le Directeur général et les autres parties, les autorités politiques, les directions et services, les tiers extérieurs, etc.

• coordination et contrôle, sur le plan de la qualité, de la mise en oeuvre concrète du programme, en concertation avec les directions/services concernés

• suivi des décisions prises

 

En tant que

agent de changement

proposer, prendre ou soutenir des initiatives porteuses de changement

afin de

contribuer à la modernisation de la Direction générale et l'amélioration de son fonctionnement

 

Exemples de tâches

• coordonner et encadrer le processus de changement au sein de la Direction générale

• prendre ou soutenir des initiatives de communication en rapport avec les projets de changement au sein de la Direction générale ou de la Direction d'encadrement

• diriger un projet d'amélioration ou y collaborer

• favoriser et stimuler les échanges de connaissances et de compétences au sein de la direction générale

 

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Le Président : N

Le Directeur général : N-1

 

La fonction dirige : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Profil de compétences comportementales

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.