Identificatie van de functie

Functiecode : DIS030

Niveau: A

Klasse : A4

Functiefamilie : Strategisch adjuncten

Beroepscategorie : 12. Internationale Relaties (IS)

Doel van de functie

Het bijstaan, vanuit strategisch en operationeel oogpunt, van de directeur-generaal Ontwikkelingssamenwerking of de directeur-generaal verantwoordelijk voor andere domeinen in het kader van internationale relaties bij de uitvoering van zijn/haar taken

teneinde

bij te dragen tot de uitwerking en de verwezenlijking van de doelstellingen die vervat zijn in zijn/haar managementplan.

 

Het vervangen van de directeur-generaal Ontwikkelingssamenwerking of de directeur-generaal verantwoordelijk voor andere domeinen in het kader van internationale relaties bij zijn/haar afwezigheid, voor wat betreft de taken die verband houden met de interne werking van de directie of externe vertegenwoordigingsopdrachten

teneinde

bij te dragen tot een continue werking van de directie-generaal en tot de externe vertegenwoordiging ervan.

 

Fungeren als schakel tussen de directeur-generaal en de directies en tussen de directeur-generaal en de stafdiensten, alsook tussen de eigen directie-generaal en de andere directies-generaal van de FOD en tussen de directie-generaal en externe actoren

teneinde

bij te dragen tot een coherent beleid op het niveau van de directie-generaal, van de FOD en met de externe actoren.

 

Resultaatgebieden

Als

adjunct

het bijstaan, vanuit strategisch en operationeel oogpunt, van de directeur-generaal bij het dagelijks beheer van de directie-generaal

teneinde

bij te dragen tot het optimaal gebruik van de middelen (budget, personeel) die ter beschikking worden gesteld van de directie-generaal ter uitvoering van het Belgisch beleid op het vlak van ontwikkelingssamenwerking of andere domeinen in het kader van de internationale relaties, de promotie en de verdediging ervan t.o.v. externe actoren

 

Voorbeelden van taken

• als expert: het superviseren en analyseren van de standpunten en de dossiers van de directies, diensten, posten en externe actoren, en het opstellen van commentaar, adviezen en suggesties aan de directeur-generaal

• het controleren van de stukken die ter ondertekening worden voorgelegd aan de directeur-generaal; het controleren en ondertekenen van stukken voor de materies waarvoor hij/zij een delegatie heeft ontvangen; het ondertekenen van stukken die ter ondertekening aan de DG worden voorgelegd bij diens afwezigheid

• overleggen met interne en externe medewerkers/betrokkenen/netwerken

• het organiseren en voorbereiden van en deelnemen aan of het voorzitten van vergaderingen ter vervanging van de directeur-generaal

• het goedkeuren van de aanvragen van de diensten voor kleinere aankopen ; opvolging, in samenspraak met de directies/diensten, van het tot stand brengen van hun jaarplannen

 

Als

coördinator

het informeren, bijstaan en adviseren van de directeur-generaal en van de directies/diensten

teneinde

bij te dragen tot de coherentie van het beleid van de directie-generaal/directies/diensten

 

Voorbeelden van taken

• op verzoek van de directeur-generaal horizontale dossiers beheren die de expertise van een bepaalde directie/dienst van de directie-generaal overschrijden ; het superviseren en analyseren van de dossiers van de directies/diensten van de directie-generaal

• het detecteren en signaleren van problemen inzake interne coördinatie en coherentie, en het nemen van initiatieven om deze op te lossen

• het verspreiden van informatie onder de directies en diensten

• het zoeken van oplossingen en mogelijke compromissen

• het spontaan organiseren van coördinatievergaderingen

 

Als

adviseur-expert inzake internationale relaties

het bijstaan en adviseren van de directeur-generaal vanuit strategisch en operationeel oogpunt

teneinde

hem/haar bij te staan met het oog op een efficiënt beheer en een doeltreffend beleid van de directie-generaal

 

Voorbeelden van taken

• het voorstellen van beleidsrichtlijnen inzake ontwikkelingssamenwerking of andere domeinen in het kader van de internationale relaties, het omzetten ervan in doelstellingen die aan het managementplan moeten worden toegevoegd, en uiteindelijk in operationele doelstellingen

• voorbereiden en/of bijwonen van vergaderingen inzake ontwikkelingssamenwerking of internationale relaties teneinde er de belangen van de directie-generaal te verdedigen

• het formeel en inhoudelijk verifiëren van de dossiers en mails die aan de directeur-generaal worden voorgelegd

• het verstrekken van formele en informele adviezen, daar waar dit nodig wordt geacht of wordt gevraagd

• beroep doen op de expertise van de medewerkers en externe actoren

 

Als

leidinggevende/coach

het leiden van de dossierbeheerders en/of de administratieve medewerkers van het algemeen secretariaat van de directie-generaal

teneinde

bij te dragen tot een optimale werking en organisatie, alsook een goede werksfeer tot stand te brengen

 

Voorbeelden van taken

• het behartigen van de personeelsdossiers (verlof, recuperatie, enz.)

• het bespreken en indien nodig herdefiniëren van de interne taakverdelingen

• meewerken aan de toepassing van de ontwikkelcirkels

• het oplossen van allerlei administratieve en menselijke problemen

• het coachen van het team van medewerkers en hen begeleiden bij hun dagelijkse activiteiten

 

Als

vertegenwoordiger

het vertegenwoordigen van de directeur-generaal op interne (teamvergaderingen, thematische vergaderingen, enz.) en externe (bijvoorbeeld: Belgische Technische Coöperatie (BTC), EU, enz.) vergaderingen, het vertegenwoordigen van België in het buitenland (bijvoorbeeld: OESO (Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling), regionale conferenties, enz.)

teneinde

de standpunten van de directie-generaal voor nationale vergaderingen en die van België voor internationale vergaderingen kenbaar te maken en te verdedigen

 

Voorbeelden van taken

• deelnemen aan de dagelijkse coördinatievergaderingen van de DG's ter vervanging van de directeur-generaal

• deelnemen aan externe of interne ad-hocvergaderingen en er de standpunten van Buitenlandse Zaken verdedigen op het vlak van ontwikkelingssamenwerking of andere domeinen in het kader van de internationale relaties

• het organiseren van en regelmatig deelnemen aan bilaterale bijeenkomsten met de vertegenwoordigers van andere lidstaten van de Europese Unie, derde landen, internationale organisaties, enz.

• fungeren als contactpunt binnen diverse formele en informele, interne en externe netwerken

 

Als

deskundige/specialist

het verstrekken van nauwgezette informatie en passend advies inzake ontwikkelingssamenwerking of andere domeinen in het kader van de internationale relaties

teneinde

een efficiënte, coherente en deskundige aanpak te garanderen van de thema's die binnen de directie-generaal behandeld worden

 

Voorbeelden van taken

• het vergroten van de eigen expertise ten behoeve van de medewerkers en de hiërarchie

• het onderhouden van bevoorrechte contacten met de actoren van het domein

• het evalueren van de impact op de werkzaamheden, het analyseren en samenvatten van de informatie omtrent ontwikkelingssamenwerking of andere domeinen in het kader van de internationale relaties

• het trekken van lessen uit de werkzaamheden van de directie-generaal en het formuleren van voorstellen tot verbetering die aan het managmentplan moeten worden toegevoegd

• toezien op de ontwikkelingsrelevantie van de gefinancierde werkzaamheden op het vlak van ontwikkelingssamenwerking of andere domeinen in het kader van de internationale relaties

 

Als

organisator

meewerken aan de organisatie, het goede verloop en de opvolging van vergaderingen, seminaries, contactdagen met vertegenwoordigers van het personeel van de buitenlandse carrières, stafvergaderingen en bijeenkomsten van interne netwerken

teneinde

een doeltreffend en efficiënt verloop van deze bijeenkomsten te bewerkstelligen

 

Voorbeelden van taken

• het uitwerken van een agenda of programma, in overleg met de directeur-generaal en de andere partijen, de politieke overheden, de directies en de diensten, derden, enz.

• het coördineren en controleren van de kwaliteit van de concrete uitvoering van het programma, in overleg met de betrokken directies/diensten

• het opvolgen van de genomen beslissingen

 

Als

veranderingsagent

het voorstellen, nemen of ondersteunen van veranderingsinitiatieven

teneinde

bij te dragen tot de modernisering van de directie-generaal en tot de verbetering van haar werking

 

Voorbeelden van taken

• het coördineren en begeleiden van het veranderingsproces binnen de directie-generaal

• het nemen of ondersteunen van communicatie-initiatieven met betrekking tot veranderingsprojecten binnen de directie-generaal of de stafdirectie

• het leiden van een verbeterproject of eraan meewerken

• aanmoedigen en bevorderen van de uitwisseling van kennis en competenties binnen de directie-generaal

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de voorzitter: N

de directeur-generaal : N-1

 

De functie leidt : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.