Identification de la fonction

Code de la fonction : DBB168

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)

Raison d'être de la fonction

Gérer et optimaliser l’ensemble des tâches de suivi administratif et de paiement des transactions financières conclues par le Front Office dans le cadre du financement de la dette publique

afin de

atteindre les objectifs de l’entité de façon effective et efficace.

 

Sur le précédent, informer le Management et les divers Comités institués au sein de l’Agence

afin de

permettre au Directeur Back Office et Systèmes par l’intermédiaire d’un « reporting » exhaustif et de qualité d'atteindre les objectifs de l'organisation et d'exécuter et de suivre le plan opérationnel fixé par celui-ci et par les Autorités.

 

Finalités

En tant que

dirigeant

motiver, évaluer et diriger les collaborateurs du Back Office

afin de

susciter un investissement optimal de chacun d’eux

 

Exemples de tâches

• diriger, suivre et évaluer les collaborateurs
  

• contrôler l'exactitude et la qualité du travail effectué
  
  

• accompagner les collaborateurs

 

En tant que

organisateur

déterminer les actions à mettre en œuvre par les membres de son équipe en fonction des moyens disponibles

afin de

atteindre les objectifs fixés dans les délais et de donner des directives claires au personnel.

 

Exemples de tâches

• mise au point opérationnel des nouveaux produits ou de modifications opérationnelles de produits existants
  

• apprécier le volume de travail et/ou la disponibilité en personnel

• expliquer les actions à mener
  

• établir l’inventaire des actions prioritaires à mener pour atteindre les objectifs dans les délais fixés et coordonner les activités du back office à travers des réunions d’équipe

• exercer la responsabilité pour le bon fonctionnement du système de contrôle interne au Back Office

 

En tant que

conseiller de direction

examiner, argumenter et apporter des solutions sur des questions essentiellement financières ou budgétaires relatives à l’enregistrement, la compensation et règlement-livraison (clearing & settlement), et le paiement des transactions

afin de

fournir au Directeur Back Office et Systèmes toutes les informations nécessaires utiles à la gestion opérationnelle optimale de la dette publique et préparer l'organisation aux évolutions dans les marchés financiers

 

Exemples de tâches

• participer à la préparation, l'exécution et le contrôle des décisions prises par le Management et la Direction de l’Agence

• veiller à l'application des règles et des modalités en vigueur dans les marchés financiers et dans les systèmes de règlement des opérations

• constituer et récolter toutes les informations nécessaires et en temps opportun pour les aspects back office des dossiers importants pour l’Agence

• traiter des courriers importants et des demandes de clarifications sur les opérations émanant d’autres entités

 

En tant que

contrôleur

contrôler le traitement opérationnel des opérations financières conclues par la salle des marchés et veiller à leur bonne exécution

afin de

détecter les problèmes éventuels et d’y remédier dans les délais et les communiquer éventuellement à d’autres entités de l’Agence par l'intermédiaire du Directeur Back Office et Systèmes

 

Exemples de tâches

• collecter, analyser et contrôler les pièces des dossiers

• veiller au respect des dispositions existantes contenues dans les lois et arrêtés, dans le cahier des charges des Primary Dealers et des établissements placeurs de bons d’Etat et dans les directives et manuels de procédures de l’Agence

• suivre, contrôler et détecter les anomalies dans les dossiers financiers liés aux contrats avec les intermédiaires ou avec les contreparties

 

En tant que

expert / opérations sur titres

solliciter l’expertise présente au Back Office en matière de validation, de paiement et de dénouement des opérations sur titres

afin de

garantir la bonne exécution des opérations financières et des émissions de titres tant sur le marché primaire que secondaire

 

Exemples de tâches

• prendre contacts avec les contreparties bancaires

• rester en contact permanent avec la Banque Nationale dans le cadre des virements scipturaux

• rester en contact permanent avec les organismes de clearing des opérations sur titres (BNB, Euroclear, Clearstream)

• prendre contact avec Euronext, la Bourse de Luxembourg,.. en matière de cotation en bourse

• rester en contact avec les systèmes de traitement électroniques de paiement (Isabel, SWIFT,…) et de trading (Bloomberg dans le cadre des adjudications et les plateformes B-to-B pour le marché secondaire)

 

En tant que

représentant

participer à des réunions, forums en matière de paiements, dénouements d'opérations sur titres et d'émissions de produits pour particuliers (bons d'Etat)

afin de

représenter l'Agence en tant qu'expert en ces matières
 

 

Exemples de tâches

• réunions externes avec les parties concernées (banques, institutions spécialisées, établissements placeurs de bons d'Etat…)

• réunions internes de coordination

 

En tant que

account manager

enregistrer correctement les transactions dans la base de données de la dette (Tradix) et préparer les justificatifs pour la Comptabilité de la Dette

afin de

assurer la capacité d'enregistrement de toutes les données comptables de façon correcte, dans les délais prescrits et sous les bonnes rubriques

 

Exemples de tâches

• contrôler la réalité et l'exactitude des transactions à la base des enregistrements comptables

• transmettre à la comptabilité les pièces justificatives requises

• conserver de façon sûre toutes les pièces justificatives comptables (physiques et électroniques)

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
supérieur hiérarchique	décisions	réunion, groupe de pilotage	hebdomadaire
supérieur hiérarchique	questions écrites	en tant que dossier	ad hoc
supérieur hiérarchique	questions orales	en tant que dossier	ad hoc
supérieur hiérarchique	législation (loi, AR, AM,...)	réunion, groupe de pilotage	ad hoc
particuliers/citoyens	questions orales	contact personnel	ad hoc
organisations/entreprises	questions orales	contact personnel	quotidien
Parties de marché	questions orales et écrites	en tant que dossier	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
supérieur hiérarchique	décisions	réunion, groupe de pilotage	hebdomadaire
supérieur hiérarchique	conseils oraux	réunion, groupe de pilotage	quotidien
supérieur hiérarchique	conseils écrits	en tant que dossier	hebdomadaire
supérieur hiérarchique	législation (loi, AR, AM,...)	en tant que dossier	ad hoc
particuliers/citoyens	décisions	en tant que dossier	ad hoc
organisations/entreprises	décisions	en tant que dossier	ad hoc
Parties de marché	questions orales et écrites

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Le Conseiller général back office et systèmes - Directeur

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• La fonction peut décider en autonomie au sujet des opérations d'exécution qui s'inscrivent dans le cadre juridique, opérationnel, budgétaire et comptable tel que défini dans la loi budgétaire, le plan de financement, les arrêtés de délégations donnés à certains membres de l'Agence et les directives générales en matière de gestion publique.

• La fonction peut de façon autonome préparer l'administration de l'Agence aux évolutions dans les marchés financiers en tant qu'émetteur important dans le marché primaire des capitaux (34 milliards d'obligations en terme annuel)

• L'examen de la conformité des contrats avec la documentation juridique de référence et plus spécialement la documentation juridique liée aux émissions à long terme et celle complexe des produits dérivés.

• Diriger l’équipe des collaborateurs du Back Office

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• Toute opération nouvelle qui ne s'inscrit pas dans le cadre juridique ou opérationnel actuel.

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

Budget annuel charges d'intérêts de la Dette publique : € 12,4 milliards

 

Budget de travail propre

Dette Fédérale : € 360 milliards

 

Autres données quantitatives

1. Volume annuel d'émission OLO: € 34 milliards.
Volume annuel d'émission de Certificats de Trésorerie : € 50 milliards.
Flux financiers quotidiens : jusqu'à € 5 milliards.

2. Le back office contrôle paie et enregistre tous les mouvements financiers concernant les besoins de financement de 35 à 40 milliards d'EUR par an. Ceci implique une trentaine d'opérations financières par jour de divers types (emprunts et placements interbancaires, opérations sur titres, swaps d'intérêts, ...) auxquelles il y a lieu d'ajouter un volume d' émissions qui en terme annuel s'élève à 65 milliars d'EUR pour les certificats de trésorerie, à 34 milliards d'EUR pour les obligations linéaires et à environ 500 millions d'EUR pour les bons d'Etat.

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• La fonction s'inscrit dans le cadre de la législation relative à la gestion de la dette publique, à celle en vigueur sur les marchés nationaux et internationaux des capitaux et des produits financiers.

• Article 8 du Budget des Voies et Moyens

 

Quelles innovations

• Beaucoup de parties externes interviennent dans les opérations du Back Office : le Caissier de l’Etat, les institutions de compensation et de règlement-livraison de titres, les banques correspondantes des contreparties, les systèmes de sécurité des paiements, les plateformes de commerce électronique et d’adjudication, les fournisseurs de données de marché, la comptabilité. Le suivi et l’adaptation sont donc quasi permanents au Back Office ;

• L’introduction de tout nouveau produit de la Dette, nécessite la mise en place d’une administration particulière ;

• L’assurance du service le soir à la clôture des marchés, requiert la disponibilité de main d’œuvre en dehors de la plage d’horaire normal

 

Sur base de quel cadre de référence

• Le cadre de référence est celui des marchés monétaires et de capitaux.

• Les références sont notamment : best practices de l'ACI (Association Cambiste Internationale), les normes internationales des associations ISDA (International Swaps and Derivatives Association) et ICMA (International Capital Markets Association), des bourses et des sociétés de clearing et settlement

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.