Identificatie van de functie

Functiecode : DBB168

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)

Doel van de functie

Instaan voor het beheer en de optimalisatie van de administratieve opvolging en de betalingen van de financiële transacties gesloten door de Front Office voor de financiering van de staatsschuld

teneinde

de doelstellingen van de entiteit doeltreffend en op een efficiënte manier te bereiken.

 

Over het voorgaande, informatie verstrekken aan het Management en de diverse Comités die werden opgericht binnen het Agentschap

teneinde

de Directeur van Back Office en Systemen van het BDA in staat te stellen om via een exhaustieve en kwaliteitsvolle” reporting” de doelstellingen van de organisatie te behalen en het operationeel plan dat door hem en door de hogere instanties werd opgesteld, te realiseren en op te volgen.

 

Resultaatgebieden

Als

verantwoordelijke

motiveren, evalueren en leiden van de medewerkers van de Back Office

teneinde

van elkeen een optimaal engagement te bekomen

 

Voorbeelden van taken

• Het leiden, opvolgen en evalueren van de medewerkers.
  

• Verifiëren of het geleverde werk correct is en kwalitatief goed is.
  

• Het begeleiden van de medewerkers.

 

Als

organisator

het bepalen van de acties die door de leden van zijn team moeten worden gerealiseerd afhankelijk van de beschikbare middelen

teneinde

binnen de gestelde termijn de doelstellingen te bereiken en het personeel duidelijke richtlijnen te geven.

 

Voorbeelden van taken

• Operationele oppuntstelling van nieuwe producten of operationele aanpassingen van bestaande producten.
  

• Inschatten van het werkvolume en/of de beschikbaarheid van personeel.
  

• Uitleg over de geplande acties.

• Het opstellen van een inventaris met de werkzaamheden die prioritair zijn om de doelstellingen binnen de gestelde termijn te realiseren, en het coördineren van de activiteiten van de Back Office via groepsvergaderingen.

• Verantwoordelijkheid opnemen voor de goede werking van het interne controlesysteem bij de Back Office.

 

Als

beleidsadviseur

analyseren, argumenteren en oplossingen aanbrengen rond vragen die voornamelijk van financiële of budgettaire aard zijn betreffende de registratie, de compensatie en afwikkeling (clearing & settlement), en de betaling van de transacties

teneinde

aan de Directeur Back Office en Systemen alle nuttige informatie te verstrekken voor een optimaal operationeel beheer van de staatsschuld, en de organisatie voor te bereiden op de ontwikkelingen in de financiële markten.

 

Voorbeelden van taken

• Deelnemen aan de voorbereiding, uitvoering en controle van de beslissingen genomen door het Management en de Directie van het Agentschap.

• Er op toezien dat de regels en modaliteiten die gelden in de financiële markten en binnen de betalingssystemen toegepast worden.

• Alle nodige informatie tijdig vergaren en opslaan wat betreft de back office-aspecten van belangrijke dossiers voor het Agentschap

• Het behandelen van belangrijke briefwisseling en vragen voor opheldering over de verrichtingen, vragen uitgaand van andere entiteiten.

 

Als

controleur

de operationele verwerking van de financiële verrichtingen, afgesloten door de marktenzaal, controleren en waken over de goede uitvoering ervan

teneinde

eventuele problemen op te sporen en ze tijdig op te lossen, en deze eventueel mede te delen aan de andere entiteiten van het Agentschap via de Directeur Back Office en Systemen.

 

Voorbeelden van taken

• Het verzamelen, analyseren en controleren van de stukken uit de dossiers

• Erop toezien dat de bestaande bepalingen nageleefd worden opgenomen in de wetten en besluiten, en in het lastenboek van de Primary Dealers en van de plaatsende instellingen van staatsbons, en in de richtlijnen en procedure handboeken van het Agentschap

• Het opvolgen, controleren en opsporen van anomalieën in de financiële dossiers verbonden aan contracten met tussenpersonen of tegenpartijen

 

Als

Deskundige / verrichtingen met effecten

aanwenden van de expertise aanwezig bij de Back Office in verband met validatie, betaling en afwikkeling van verrichtingen met effecten

teneinde

Er voor te zorgen dat de financiële operaties en de uitgiften van effecten op de primaire en secundaire markt goed uitgevoerd worden.

 

Voorbeelden van taken

• Leggen van contacten met de bancaire tegenpartijen

• Onderhouden van permanente contacten met de Nationale Bank in het raam van de scripturale transferten

• Onderhouden van permanente contacten met de organismen voor clearing van effecten (NBB, Euroclear, Clearstream).

• Leggen van contacten met Euronext, de Luxemburgse beurs,.. in verband met beursnoteringen

• Onderhouden van contacten met de systemen voor elektronische betaling (Isabel, SWIFT,..) en trading (Bloomberg in het kader van de aanbestedingen en de B-to-B-platformen voor de secundaire markt)

 

Als

vertegenwoordiger

deelnemen aan vergaderingen, forums in verband met betalingen, afwikkeling van verrichtingen met effecten en uitgiften van producten voor particulieren (staatsbons)

teneinde

het Agentschap te vertegenwoordigen als expert in deze materie

 

Voorbeelden van taken

• Externe vergaderingen met de betrokken partijen (banken, gespecialiseerde instellingen, plaatsende instellingen voor staatsbons…)

• Interne coördinatievergaderingen.

 

Als

account manager

Registreren op een correcte wijze van de transacties in de gegevensbank van de Schuld (Tradix) en de verantwoordingsstukken voorbereiden voor de Boekhouding van de Schuld

teneinde

te verzekeren dat alle boekhoudkundige gegevens juist, onder de geijkte rubrieken en binnen de gestelde termijnen geregistreerd kunnen worden.

 

Voorbeelden van taken

• Het controleren van het bestaan en de juistheid van de transacties die aan de basis liggen van de boekhoudkundige registraties.

• Doorgeven aan de boekhouding van de vereiste verantwoordingsstukken

• Bewaren op een veilige wijze van alle boekhoudkundige verantwoordingsstukken (fysisch of elektronisch)

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Hiërarchische meerdere	beslissingen	vergadering, stuurgroep	wekelijks
Hiërarchische meerdere	schriftelijke vragen	als dossier	ad hoc
Hiërarchische meerdere	mondelinge vragen	als dossier	ad hoc
Hiërarchische meerdere	wetgeving (wet, KB, MB,...)	vergadering, stuurgroep	ad hoc
particulieren/burgers	mondelinge vragen	persoonlijk contact	ad hoc
organisaties/ondernemingen	mondelinge vragen	persoonlijk contact	dagelijks
Marktpartijen (lokale	mondelinge / schriftelijke vragen	als dossier	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Hiërarchische meerdere	beslissingen	vergadering, stuurgroep	wekelijks
Hiërarchische meerdere	mondelinge adviezen	vergadering, stuurgroep	dagelijks
Hiërarchische meerdere	schriftelijke adviezen	als dossier	wekelijks
Hiërarchische meerdere	wetgeving (wet, KB, MB,...)	als dossier	ad hoc
particulieren/burgers	beslissingen	als dossier	ad hoc
organisaties/ondernemingen	beslissingen	als dossier	ad hoc
Marktpartijen (lokale	mondelinge / schriftelijke vragen

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

De Adviseur-generaal back office en systemen - Directeur

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• De functie kan autonoom beslissen over de uitvoeringsverrichtingen die kaderen in het juridisch, operationeel, budgettair en boekhoudkundig raam zoals bepaald in de begrotingswet, het financieringsplan, de delegatiebesluiten aan bepaalde leden van het Agentschap, en de algemene richtlijnen inzake het schuldbeheer.

• De functie kan autonoom de administratie van het Agentschap voorbereiden op de ontwikkelingen die zich voordoen in de financiële markten, en dit in zijn hoedanigheid van belangrijke emittent in de primaire kapitaalmarkt (voor 34 miljard aan obligaties per jaar).

• Het onderzoek naar de conformiteit van de contracten met de juridische referentie-documentatie en meer bepaald de juridische documentatie betreffende uitgiften op lange termijn en de complexe betrefffende de afgeleide producten

• Het besturen van de equipe medewerkers aan de Back Office

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• Iedere nieuwe transactie die niet past in het huidige juridisch of operationeel kader.

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

jaarlijks budget voor de interestlasten op de staatsschuld € 12,4 miljard

 

Eigen werkbudget

Federale staatsschuld € 360 miljard euro.

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. Jaarlijks uitgiftevolume OLO’s: € 34 miljard
Jaarlijks uitgiftevolume Schatkistcertificaten: € 50 miljard
Dagelijkse financiële stromen: tot € 5 miljard

2. De Back Office controleert, betaalt en registreert alle financiële bewegingen in het kader van de financieringsbehoeften (35 à 40 miljard euro per jaar). Dit impliceert dagelijks een dertigtal financiële transacties van allerlei aard (leningen en plaatsingen op de interbankenmarkt, verrichtingen met effecten, renteswaps,…). Daar bovenop komen nog de uitgiften van schatkistcertificaten, OLO’s en staatsbons die op jaarbasis respectievelijk 65 miljard euro, 34 miljard euro en ongeveer 500 miljoen euro bedragen

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• De functie kadert in de wetgeving rond het beheer van de staatsschuld, en deze toepasselijk in de nationale en internationale markten van kapitalen en financiële producten.

• Artikel 8 van de Rijksmiddelenbegroting

 

Welke vernieuwingen

• Een veelheid van externe partijen is betrokken bij de operaties van de Back Office : de Rijkskassier, de instellingen die de compensatie en de afwikkeling van effecten regelen, de correspondentenbanken van de tegenpartijen, de systemen van zekerheid voor betalingen, de elektronische handelsplatformen en deze voor aanbestedingen, de leveranciers van marktgegevens, de boekhouding. De opvolging en de aanpassing zijn daarom quasi permanent in de Back Office ;

• De introductie van elk nieuw product van de Schuld, noodzaakt de opstart van een aangepaste administratie ;

• De verzekering van de dienst bij de Back Office ‘s avonds bij de sluiting van de markten, vereist de beschikbaarheid van werkkracht buiten de normale werkuren

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• Het referentiekader is dat van de geld- en kapitaalmarkten.

• De referenties zijn onder meer: best practices van de ACI (Association Cambiste Internationale), de internationale normen van verenigingen zoals ISDA (International Swaps and Derivatives Association) en ICMA (International Capital Markets Association), van beurzen en van clearing en vereffeningsinstellingen.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.