Identificatie van de functie

Functiecode : DBB174

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)

Doel van de functie

Conform de werking van de back office binnen een financiële instelling, leiden van administratieve en betalingsprocessen

teneinde

te verzekeren dat de financiële transacties van de Front Office correct en binnen de gestelde termijn uitgevoerd worden.

 

Opstellen, analyseren en finaliseren van complexe financieringsdossiers

teneinde

gefundeerde adviezen te kunnen verlenen over de behandeling van deze dossiers aan boekhouding, beheer van de gegevensbank van de schuldtransacties, begroting- en informaticabeheerders.

 

Resultaatgebieden

Als

expert

ontwikkelen van het conceptueel kader waarbinnen de back office-werkingsprocessen uitgevoerd worden

teneinde

werkmethodes op punt te stellen, en procedures/systemen die garant staan voor een goede uitvoering van de administratieve en financiële dienst van de schuld (correcte betalingen, binnen de termijen en conform de reglementering)

 

Voorbeelden van taken

• Het ontwikkelen van bepaalde aspecten van het conceptueel kader voor de werking van de Back Office
  

• Analyseren op een grondige wijze van nieuwe producten die in de Back Office zullen verwerkt worden (afgeleide producten, overname van schulden,..) en van complexe producten (lange termijnproducten en derivaten)

• Bepalen van werkmethodes en procedures in samenspraak met de Onderdirecteur verantwoordelijke voor de Back Office

• Zorgen voor de opvolging en de validering van de resultaten

• Het stimuleren van aanpassingen en veranderingen.
  

 

Als

strategisch raadgever

het bepalen van de aan te nemen benaderingswijze (door deel te nemen aan de definiëring van de strategie) en het opvolgen van de complexe financiële processen en procedures op het vlak van de administratieve registratie

teneinde

bij te dragen tot de algemene strategie en te garanderen dat de financiële transacties correct en binnen de gestelde termijn correct uitgevoerd worden

 

Voorbeelden van taken

• Deelnemen aan het definiëren van de benadering van de inhoud die zal gegeven worden aan het beleid van de federale schuld (relaties met Front, Middle en Back Office) inzake de administratieve registratie

• Deelnemen aan het definiëren van de benadering van de (nieuwe) boekhoudkundige processen, van de beheerprocessen voor betaling van de schuld, en van de algemene en technische organisatie van de Back Office

• Opstellen van technische nota’s bestemd voor het Uitvoerend Comité.

 

Als

analist / interne organisatie

analyseren van de huidige gang van zaken op organisatorisch vlak bij de Back Office en aanpassingen aanbrengen

teneinde

de processen en procedures te verbeteren op het vlak van doeltreffendheid en doelmatigheid

 

Voorbeelden van taken

• Opvolgen van de processen en hun resultaten
   

• Opvolgen van het boekhoudsysteem van de Staat, van de betalingssystemen (ontwerp van de bevestigingen, reglementering van betalingskanalen,..) en van het nieuwe systeem van de dubbele boekhouding

• Meewerken aan een wijziging van de reglementering en aan een (eventuele) concrete toepassing (aanpassing van het informaticasysteem aan de nieuwe behoeften)

• Opvolgen en implementeren van de actualisering, en van de nieuwe functionaliteiten van het geïntegreerde systeem van de gegevensbank van de schuld (Tradix).

 

Als

contactpersoon/ beheerder

in samenspraak met de Onderdirecteur verantwoordelijk voor de Back Office, interageren met de entiteiten van het Agentschap en van de Administratie “Financiering van de Staat en Financiële Markten” (FSFM) van de Thesaurie, en/of met de betrokken informatieleveranciers

teneinde

het kennisniveau te verrijken en de taken binnen het Agentschap rekening houdend met een ruimer perspectief te kunnen uitvoeren

 

Voorbeelden van taken

• Opbouwen van informatienetwerken en van relaties zowel intern (diensten van de boekhouding, schatkistvooruitzichten,..) als extern (financiële tegenpartijen, Nationale Bank van België, Fonds voor Spoorweginfrastructuur, Euroclear..)

• Inwinnen van informatie bij de bevoegde diensten en organisaties

• Raadplegen van internetsites met professionele meerwaarde.

 

Als

dossierbeheerder/ adviseur

opstellen, analyseren en finaliseren van complexe dossiers (afgeleide producten)

teneinde

adviezen te kunnen verstrekken aan de Onderdirecteur verantwoordelijk voor de Back Office en aan de bevoegde entiteiten en/of te kunnen van gedachten wisselen tijdens vergaderingen van bevoegde organisaties 

 

Voorbeelden van taken

• Opstellen en opvolgen van dossiers (onder meer de complexe dossiers van afgeleide producten)

• Uitoefenen van interne controle binnen de entiteit onder zijn/haar verantwoordelijkheid

• Bijdragen aan de bestudering van de samenstelling van de schuld, zijn termijnen en zijn evolutie (opvolgen van de vervaldagenkalenders), en bijdragen aan marketingstudies en aan de uitbouw van communicatiekanalen (bv de pers, websites)

• Instaan voor het beheer en de supervisie van complexe dossiers inzake comptabele processen, opvolging en ondertekening van contracten voor de financiering van de schuld, opvolging en afwikkeling van geschillen in verband met de schuld.

 

Als

coach

motiveren van een team medewerkers bij de Back Office en er leiding aan geven

teneinde

de volle bijstand te bekomen voor de uitvoering van de taken van confirmatie, van validatie, van betaling en van transfer aan de boekhouding

 

Voorbeelden van taken

• De medewerkers omkaderen en hun werkmethodes bijschaven
  

• Instructies geven en steun verlenen.

• Bijdragen tot het ter beschikking stellen van werkingsmiddelen met het oog op doeltreffendheids- en doelmatigheidsverhoging

 

Als

projectleider

opstarten en leiden, of opvolgen, van projecten in verschillende materies behorend tot het domein van de schuld

teneinde

De gestelde doelstellingen te bereiken

 

Voorbeelden van taken

• Bijdragen, wat de Back Office betreft, aan het lanceren van projecten in verband met volgende thema’s : project FEDCOM voor invoering van een dubbele overheidsboekhouding, project rond “collateral”, project van de dossiers van overname van schuld, Euro Medium Term Notes EMTN, invoering van nieuwe afgeleide producten, herziening van de geheel van procedures van bevestigingen,…

• Het voorbereiden van de vergaderingen van werkgroepen

• bepalen of deelnemen aan de bepaling van de functionele noden en de in te zetten budgetten

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

De Adviseur back office - Onderdirecteur

 

De functie leidt : 1-10 medewerkers van Niveau B

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.