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Attaché A2 back office (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DBB174
Niveau: A
Classe : A2
Famille de fonctions : Experts support à l'organisation
Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)
Raison d'être de la fonction
Conformément au back office d’une institution financière, diriger des processus administratifs et de paiement
afin de
garantir l'exécution correcte et dans les délais des opérations financières du Front Office.
Etablir, analyser et finaliser des dossiers de financement complexes
afin de
pouvoir fournir des avis fondés sur le traitement de ces dossiers à la comptabilité, la gestion de la base des données des transactions de la Dette, budget et gestionnaires informatiques.
Finalités
En tant queexpert
- développer le cadre conceptuel dans lequel les processus de travail de back office de salle des marchés sont exécutés
afin de
- mettre au point des méthodes de travail, et des procédures/systèmes garantissant la bonne exécution du service financier et administratif de la dette (paiements corrects, dans les délais et conformes à la règlementation)
Exemples de tâches
- développer certains aspects du cadre conceptuel du fonctionnement du Back Office
- analyser de façon approfondie l’implémentation au Back Office de nouveaux produits (produits dérivés, reprise de dettes,..) et de produits complexes (produits à long terme et dérivés)
- déterminer des méthodes de travail et procédures en concertation avec le Sous-directeur Responsable Back Office
- assurer le suivi et la validation des résultats
- stimuler l'adaptation et les changements.
En tant que
conseiller stratégique
- déterminer l'approche à adopter (en participant à la définition de la stratégie) et suivre les processus et procédures financiers complexes en matière d'enregistrement administratif
afin de
- contribuer à la stratégie générale et garantir l'exécution correcte et dans les délais des opérations financières
Exemples de tâches
- participer à la définition de l'approche du contenu de la politique de la dette fédérale (relations Front, Middle et Back Offices) en matière d'enregistrement administratif
- participer à la définition de l'approche des (nouveaux) processus comptables, des processus de gestion des paiements de la dette, et de l'organisation générale et technique du Back Office.
- rédiger des notes techniques destinées au Comité Executif
En tant que
analyste / organisation interne
- analyser le cours actuel des affaires organiques au Back Office et mettre en place des adaptations
afin de
- améliorer les processus et les procédures dans le sens de l’efficacité et de l’efficience
Exemples de tâches
- suivre les processus et leurs résultats
- suivre le système de comptabilité de l'Etat, les systèmes de paiement (projet des confirmations, règlementation chemins de paiement,...) et le nouveau système de comptabilité en partie double
- collaborer à la modification de la réglementation et à une (éventuelle) implémentation concrète (adaptation du système informatique aux nouveaux besoins)
- suivre et implémenter les mises à jour et les nouvelles fonctionnalités du système intégré de la base de données de la dette (système Tradix).
En tant que
personne de contact/ gestionnaire
- en accord avec le Sous-directeur responsable du Back Office, interagir avec les entités de l'Agence et de l'Administration « Financement de l’Etat et Marchés Financiers » (FEMF) de la Trésorerie et/ou les fournisseurs d'informations concernés
afin de
- enrichir le niveau de connaissance et de pouvoir exécuter les tâches au sein de l’Agence en tenant d’une perspective plus large
Exemples de tâches
- élaborer des réseaux d'informations et des relations internes (services comptabilité, prévisions de Trésorerie,...) et externes (contreparties financières, Banque Nationale de Belgique, Fonds d’infrastructure ferroviaire, Euroclear..)
- recueillir des informations auprès des services et organisations compétents
- consulter des sites internet à valeur ajoutée au plan professionnel
En tant que
gestionnaire de dossiers/ conseiller
- établir, analyser et finaliser des dossiers complexes (produits dérivés)
afin de
- pouvoir donner un avis au Sous-directeur Responsable Back Office et aux entités compétentes et/ou pouvoir échanger des concepts dans des réunions d'organisations compétentes
Exemples de tâches
- établir et suivre des dossiers (et notamment les dossiers complexes des produits dérivés)
- exercer le contrôle interne au sein de l'entité sous sa responsabilité
- contribuer à l'étude de la composition de la dette, ses délais et son évolution (suivi des échéanciers de la dette), et contribuer à des études de marketing et à l'élaboration de canaux de communication (par exemple presse, site web)
- assurer la gestion ou la supervision de dossiers complexes en matière de processus de comptabilité, suivi et signature des contrats de financement de la dette, suivi et règlement des litiges en matière de dette.
En tant que
coach
- motiver et diriger une équipe de collaborateurs au Back Office
afin de
- obtenir la pleine assistance pour l'exécution des tâches de confirmation, de validation, de paiement et de transmission à la comptabilité.
Exemples de tâches
- encadrer les collaborateurs et ajuster leur méthode de travail
- donner des instructions et un soutien
- contribuer à la mise à disposition de moyens en vue d’augmenter l’efficacité et l’efficience.
En tant que
chef de projet
- lancer et diriger, ou suivre, des projets dans différentes matières du domaine de la dette
afin de
- atteindre les objectifs fixés
Exemples de tâches
- contribuer, en ce qui concerne l'activité Back Office, à lancer des projets en relation avec les thèmes suivants : projet FEDCOM de mise en œuvre d'une comptabilité publique en partie double, projet collatéral,
projet des dossiers de reprises de dette, Euro Medium Term Notes EMTN, mise en oeuvre de nouveaux produits dérivés, révision de l'ensemble des procédures de confirmations,...
- préparer les réunions de groupes de travail.
- déterminer ou participer à la détermination des besoins fonctionnels et des budgets à engager
Positionnement
La fonction est dirigée par
Le Conseiller back office - Sous-directeur
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences génériques
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.