Adviseur systemen - Onderdirecteur (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DIC160
Niveau: A
Klasse : A3 Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning Beroepscategorie : 17. Informatie- en Communicatietechnologie (IC)
Doel van de functie
De interne en externe informaticasystemen (hardware, software, specifieke toepassingen, netwerken, ...) van het Agentschap van de Schuld (Belgian Debt Agency “BDA”) definiëren, communiceren, plannen, implementeren, opvolgen, verbeteren
teneinde
te zorgen voor een efficiënt continu en evolutief informatiesysteem opdat de organisatie (Agentschap schuld) in staat zou zijn om haar strategische en operationele doelstellingen (beheer van de Belgische federale openbare schuld) na te komen.
Organiseren en coördineren van het team van specialisten
teneinde
de gebruikers van het informatiesysteem optimaal te begeleiden zowel in het geval van een incident of van problemen, als in geval van vragen in verband met het informatiesysteem van de organisatie.
Resultaatgebieden
Alsverantwoordelijke/ coördinatorplannen, coördineren en het sturen van de activiteiten van de medewerkers die hem/haar toegewezen zijn en die aan hem/haar verslag uitbrengen, en het nemen van beslissingen
teneinde
de activiteiten van het team in overeenstemming te brengen met de opgelegde doelstellingen en deze te bereiken
Voorbeelden van taken
- Het plannen en bepalen van de doelstellingen, de essentiële stappen, de prioriteiten
- Het bepalen en het strikt opvolgen van de activiteiten en de budgetten, en in het bijzonder het nemen van de verantwoordelijkheid voor het interne controlesysteem binnen de entiteit Systemen
- Rapporteren en melden van de problemen aan de Directeur Back Office en Systemen
- Het organiseren van werkvergaderingen
- Het geven van duidelijke richtlijnen aan de medewerkers en het opstellen van duidelijke doelstellingen
Alsbeleidsadviseuronderkennen van de opportuniteiten voor de rationalisering van de activiteiten van het Agentschap van de Schuld, die geboden worden door de automatisering
teneinde
de diensten bij te staan in de doeltreffende en doelmatige organisatie van hun activiteiten, en de hiërarchie helpen bij de beheersing van de operationele taken
Voorbeelden van taken
- Identificeren van mogelijkheden tot verbetering van de organisatie op basis nieuwe opportuniteiten geboden door de informatica
- Bugs en andere zwakheden in de gebruikte programma’s rapporteren en verbeteringen eraan voorstellen
- Volledige transparantie creëren naar de hiërarchie toe over informaticasystemen en de daarin ingebouwde en manuele controles, zodat residuele automatiseringsrisico’s kunnen aanvaard worden door de hiërarchie
- Superviseren van de informatica-technische handleidingen die gebruikt worden door de “users”, teneinde de kwaliteit en de coherentie ervan te optimaliseren
Alsleidinggevende/ coachhet team leiden en ondersteunen
teneinde
een optimale dienstverlening te bieden dank zij gemotiveerde, competente en autonome medewerkers, en om te komen tot een optimale werkverdeling
Voorbeelden van taken
- Ondersteunen en begeleiden van het personeel
- Opstellen van richtlijnen, uitwerken van procedures en goede praktijken
- De opvolging van de medewerkers verzekeren, de kwaliteit van de activiteiten van de leden van het team verifiëren en controleren
- De motivatie en de samenwerking van de leden van het team verzekeren
- De behoeften aan opleiding inschatten
Alsanalisthet in kaart brengen van de behoeften van de gebruikers en van de organisatie inzake ICT (= Information and communication technology)
teneinde
samen met collega’s in voorkomend geval een lastenboek op te stellen conform de wettelijke marktvereisten, om oplossingen te bieden voor deze noden
Voorbeelden van taken
- het uitvoeren van haalbaarheidsstudies
- het omzetten van de behoeften van de gebruikers en van de organisatie in technische specificaties
- samenwerken met collega's (juristen, ICT-specialisten, etc ....)
- nagaan of de oplossingen passen in de langetermijnvisie van de ICT-afdeling
Alsverantwoordelijke voor het beheer van de beschikbaarheidde capaciteit van de ICT-infrastructuur en van de ondersteuning van de organisatie optimaliseren
teneinde
een ononderbroken en efficiënt niveau van beschikbaarheid te bereiken
Voorbeelden van taken
- voorzien en uitwerken van de te bereiken beschikbaarheids- en veiligheidsniveaus, alsook het opstellen van een beschikbaarheidsplan
- Verzekeren dat het niveau van de dienstverlening nageleefd wordt, door het toezien op de beschikbaarheid in termen van “service level agreements”, en door de prestaties van de externe leveranciers op te volgen
- De gegevens met betrekking tot de capaciteit verzamelen, registreren, analyseren en rapporteren
- De beschikbaarheid continu aanpassen en verbeteren
Alsverantwoordelijke “change management” en “release management”verzekeren dat de veranderde versies in de productie-omgeving adequaat en met de nodige kwaliteit geïmplementeerd worden
teneinde
zoveel mogelijk de ongunstige impact van de migratie op de dienstverlening tot een minimum te beperken
Voorbeelden van taken
- organiseren van de (niet-)regressietesten
- plannen en superviseren van het ontvouwen van de nieuwe versies
- verzekeren dat de roll-outs betrouwbaar zijn
- opvolgen van de verwachtingen van de gebruikers inzake releases en roll-outs
Alsverantwoordelijke voor het beheer van de continuïteit van de systemenverzekeren van de herstelling van de ICT-hulpmiddelen binnen de overeengekomen tijd in dringende gevallen
teneinde
de algemene continuïteit van de organisatie te ondersteunen
Voorbeelden van taken
- Kiezen van de meest gepaste oplossing, op basis van de kennis van de verschillende opties voor de continuïteit van de werking van de ICT-diensten
- Er voor zorgen dat in dringende gevallen het proces correct uitgevoerd wordt, en dat de taken en de verantwoordelijkheden geïdentificeerd, bevestigd en meegedeeld worden
- De continuïteitsplannen voor ICT in overeenstemming brengen met die van de organisatie en deze regelmatig af te stemmen, aan te passen en te testen
- Informeren en documenteren van de organisatie over de belangrijke problemen
Alsverantwoordelijke voor het beheer van de incidenten en de problemenbij incidenten de normale dienstverlening zo vlug mogelijk herstellen om aldus de negatieve impact op de activiteiten te beperken, en de oorzaken van de problemen opsporen
teneinde
de beschikbaarheid en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren
Voorbeelden van taken
- detecteren en registreren van de incidenten
- instaan voor de classificatie en de eerste bijstand van alle incidenten
- onderzoeken en diagnosticeren van de incidenten, oplossingen zoeken en herstellen van de dienstverlening
- incidenten integreren, monitoren, opvolgen en communiceren
- identificeren, registreren, evalueren en verbeteren van de fouten, alsook opvolgen en controleren van de voortgang van de oplossingen
Alskennisbeheerderzijn/haar algemene en gespecialiseerde kennis verbreden
teneinde
aangepaste oplossingen te kunnen voorstellen voor problemen die zich stellen en te kunnen anticiperen op nieuwe mogelijkheden, rekening houdend met de wensen van de organisatie
Voorbeelden van taken
- Opvolgen van de technologische evoluties via de wetenschappelijke literatuur en het contact met de leveranciers
- Ontmoeten van leveranciers om op de hoogte te blijven van de nieuwigheden op het vlak van ICT
- Bestuderen van de wetenschappelijke en gespecialiseerde literatuur om zijn/haar kennispeil op peil te houden
- Deelnemen aan congressen en opleidingen
- Kennis van de potentiële leveranciers en hun bijzonderheden
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
andere federale overheids[...]
|
mondelinge vragen
|
als dossier
|
ad hoc
|
organisaties/ondernemingen
|
schriftelijke vragen
|
persoonlijk contact
|
ad hoc
|
management
|
schriftelijke vragen
|
vergadering, stuurgroep
|
wekelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
mondelinge vragen
|
persoonlijk contact
|
ad hoc
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
management
|
schriftelijke adviezen
|
vergadering, stuurgroep
|
ad hoc
|
organisaties/ondernemingen
|
mondelinge adviezen
|
persoonlijk contact
|
ad hoc
|
organisaties/ondernemingen
|
schriftelijke adviezen
|
persoonlijk contact
|
ad hoc
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
De Adviseur-generaal back office & systemen - Directeur
De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- De organisatie en de evolutie van het informaticasysteem voor het beheer van €350 miljard aan overheidsschuld
- De werkverdeling binnen de team
- De budgettaire behoeften voor informatica-uitgaven
- Voorstellen van organisatorische verbeteringen via automatisatie
De functie moet autorisatie vragen voor
- Vastlegging van de informatica-uitgaven
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Schuld € 350 miljard ; jaarlijks budget voor de interestlasten € 12,4 miljard
Eigen werkbudget
€ 36.0000. Budgettaire impact ongeveer € 300.000 bovenop het budget van ICT Financiën
Andere kwantitatieve gegevens
1. Jaarlijks uitgiftevolume OLO’s: € 34 miljard
2. Jaarlijks uitgiftevolume Schatkistcertificaten: € 50 miljard
3. Dagelijkse financiële stromen: tot € 5 miljard
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- De functie en het team-Systemen werd gecreëerd op het moment dat het Agentschap van de Schuld werd opgericht (1998)
- Coördinatie met de ICT-diensten binnen de sector van de federale overheid : verticaal met de ICT van de FOD Financiën, en horizontaal met FEDICT
- Artikel 8 van de Rijksmiddelenbegroting
Welke vernieuwingen
- De verantwoordelijke Systemen kan ingrijpende veranderingen doorvoeren in de werkingsprocessen van de organisatie door de invoering van nieuwe informatica instrumenten en systemen.
Gebaseerd op welk referentiekader
- Wet op de overheidsopdrachten voor de invoering van nieuwe informaticasystemen die gekocht bij of gehuurd worden van externe leveranciers
- ITIL (ICT technisch beheer), COBIT (organisatorisch beheer van de systemen) en kwaliteitssystemen TQM, EFQM, CAF
|