Identification de la fonction

Code de la fonction : DFI940

Niveau: A

Classe : A4

Famille de fonctions : Dirigeants stratégiques

Catégorie de métiers : 05. Fiscalité (FI)

Raison d'être de la fonction

Assumer la responsabilité finale de la gestion du Service de Contrôle Général et d’Organisation (CGO) et des missions dont le but est de réaliser l’analyse du fonctionnement de l’Administration générale des douanes et accises (AGDA), des processus et procédures mis en place, de l'efficacité et de l'efficience du système de contrôle interne en particulier, de la maîtrise des risques et de la gestion en général

afin de

rendre compte du degré de maîtrise des activités.

 

Elaborer et promouvoir la surveillance du suivi des recommandations et propositions d’amélioration au sujet du fonctionnement de l’AGDA, des processus et procédures mis en place, de l'efficacité et de l'efficience du système de contrôle interne en particulier, de la maîtrise des risques et de la gestion en général

afin de

contribuer à créer de la valeur ajoutée et soutenant le management dans l'atteinte de ses objectifs, notamment dans le cadre du fonctionnement quotidien, de l’innovation, du changement, de l’amélioration continue et du pilotage de l’organisation d’une manière générale.

 

Finalités

En tant que

dirigeant

Donner une vision au service CGO, le diriger, l’organiser, le gérer d’un point de vue humain, technique et administratif et soutenir les collaborateurs

afin de

réaliser les objectifs assignés en toute maîtrise, c’est-à-dire de manière efficace et efficiente et conforme, en assurant un rapportage de qualité et en veillant à la préservation des actifs corporels et incorporels

 

Exemples de tâches

• Clarifier la vision, les objectifs et mettre en place des outils de gestion (comptabilité analytique des missions)

• Suivre les performances, analyser et corriger et veiller à ce que les normes et standards ainsi que les principes déontologiques de la profession soient respectés par les auditeurs

• Estimer, demander, obtenir, répartir et coordonner les moyens

• Assigner et suivre les objectifs individuels ; évaluer ; conseiller ; sanctionner ; motiver

• Représenter, promouvoir et défendre le service CGO

 

En tant que

Auditeur - superviseur

Participer et surveiller les audits de tous types relatifs au fonctionnement de l’AGDA, des processus et procédures mis en place

afin de

rendre compte du degré de maîtrise des activités et d'élaborer et présenter des recommandations et propositions d'amélioration au sujet du fonctionnement de l'administration, des processus et procédures mis en place, de l'efficacité et l'efficience du système de contrôle interne en particulier et de la maîtrise des risques et de la gestion en général

 

Exemples de tâches

• S’assurer que les missions soient préparées, planifiées, exécutées, rapportées et suivies, que les activités inhérentes soient exécutées de manière optimales et donner une appréciation holistique des missions

• Porter un jugement sur les performances de l'AG D&A ou de ses entités en comparant les objectifs assignés aux résultats récoltés et élaborer au besoin des indicateurs de mesure pertinents et vérifier l'adéquation des objectifs d'une entité aux stratégies et missions de l'AG D&A

• Evaluer le contrôle interne dans tous les domaines (administratif, technique et financier) sur l'ensemble des systèmes qu'ils soient opérationnels, informationnels ou de pilotage et proposer de mesures correctives.

• Analyser certaines plaintes ou certaines menaces influant sur les activités afin d'en dépister les causes et de proposer des recommandations.

• Cordonner et surveiller le suivi de l'implémentation des recommandations formulées par des auditeurs externes.

 

En tant que

conseiller

fournir des avis sur des actions correctives ou innovantes dans le cadre de manquements constatés lors des audits au niveau des systèmes de contrôle interne et de gestion des risques existants et également formuler des recommandations pour des nouveaux processus ou pour la réingénérie de certains processus

afin de

améliorer le fonctionnement de l'organisation et d'aligner les processus sur les objectifs stratégiques et opérationnels

 

Exemples de tâches

• Fournir au management les éléments et les conseils lui permettant d'améliorer le fonctionnement de l'AGDA, la performance des systèmes et procédures internes et des recommandations pour l'amélioration de la maîtrise des risques et des systèmes de gestion.

• Fournir des avis au management dans l'introduction des systèmes d'autocontrôle (CAF) et en faciliter l'implémentation.

• Conseiller le management sur et par des études et avis portant sur des questions organisationnelles et opérationnelles.

• Assister le management lors de l'identification de ses objectifs stratégiques et opérationnels en participant aux séminaires stratégiques et opérationnels et réunions de préparation.

• Dénoncer un risque conséquent ou un risque inopiné mais important

 

En tant que

Rédacteur - avaliseur

Agréer la version définitive du plan annuel et la présenter pour validation auprès de l’Administrateur – général, veiller au rapportage lors de chaque mission et au rapportage général sur le fonctionnement du service CGO

afin de

éclairer formellement le management sur la teneur des risques encourus, sur leurs solutions et sur la valeur ajoutée et la crédibilité que procure le service CGO.

 

Exemples de tâches

• (Rédiger et) avaliser les rapports d'audit, le résumé de l'audit et le feedback à l'intention, selon le cas, de l'administrateur - général, des audités, du Ministre des Finances et de la Cour des comptes belges.

• (Rédiger et) avaliser les rapports de mission.

• Arrêter la version définitive du rapport annuel de fonctionnement du service d'audit interne.

• Arrêter la version définitive du programme annuel.

 

En tant que

évaluateur

évaluer de manière systématique et méthodique, les processus de gestion des risques et le système de contrôle interne mis au point par le management et formuler des propositions visant à renforcer leurs performances

afin de

déterminer si ceux-ci respectent les objectifs du contrôle interne.

 

Exemples de tâches

• Donner ses recommandations sur le système de contrôle interne et de gestion des risques mis en place en vérifiant d'une part, l'existence et le respect des règles, des lois, des règlements, des directives et des procédures et d'autre part, la fiabilité de l'information dans tous les domaines.

• Rassembler les données nécessaires dans le cadre de l'analyse des risques afin d'assurer la maîtrise des risques financiers et règlementaires et veiller à l'exactitude du rapportage qui sera déterminant pour accroître le régime de délégation et de responsabilisation. Effectuer une analyse des risques afin de cibler les activités de l'audit interne sur les domaines les plus importants.

• Evaluer les risques, les opportunités, les faiblesses et les forces, le poids des objectifs, les conséquences des constatations et l'adéquation et la proportionnalité des recommandations.

 

En tant que

expert/spécialiste

être la personne de référence au sein de l'organisation pour toute question ou implémentation relative à son domaine d'expertise

afin de

apporter une réponse uniforme et de qualité aux sollicitations.

 

Exemples de tâches

• Réaliser des analyses spécifiques demandées par l'administrateur - général.

• Avec les services audités, préparer les missions d'audit, d'inspection et de contrôle externes réalisées par d'autres instances (Ex: Cour des Comptes européenne).

• Assister étroitement le management dans le cadre de l'introduction du système de contrôle interne et du système d'auto-évaluation de la qualité.

• Participer aux réseaux de contrôle et d'audit internes et des professionnels de l'audit.

 

En tant que

Promoteur du contrôle interne

promouvoir au sein de l'AGDA les décisions prises par l'administrateur-général et les recommandations qu'il retient

afin de

en favoriser l'application concrète grâce à une plus grande acceptation des utilisateurs

 

Exemples de tâches

• Promouvoir l’éthique (vademecum, cours, …) : mise au point de textes relatifs aux valeurs, normes et procédures spécifiques

• Accueillir des stagiaires et les délégations.

• Donner des formations sur l'éthique, l'audit et le contrôle internes.

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

chercher continuellement des connaissances dans les domaine des douanes et accises et dans celui du métier de l'audit interne

afin de

étayer la crédibilité et l'expertise et développer des processus et systèmes qui cadrent avec la vision globale de l'administration et du secteur public.

 

Exemples de tâches

• Prendre connaissance de la législation douanes et accises en vigueur et des éventuels changements et transférer l'information aux collaborateurs.

• Rechercher en permanence, étudier et vulgariser les dispositions, les normes et les bonnes pratiques relatives au métier de l'audit interne et transférer l'information aux collaborateurs afin qu'ils les appliquent.

• Prendre contact avec des experts externes afin d'échanger de l'information et d'accroître ainsi les connaissances.

• Participer aux réunions des réseaux relatifs au contrôle et à l'audit interne.

• Tenir une documentation détaillée et à jour tant des dispositions spécifiques des douanes et accises que de celles du métier de l'audit et des matières périphériques.

 

En tant que

coach

donner du feedback, stimuler l’accompagnement individuel et le développement des collaborateurs

afin de

accroître leur engagement au travail, améliorer leurs prestations et leur aptitude à gérer le changement

 

Exemples de tâches

• Donner un feedback constructif sur leur fonctionnement

• Accompagner les collaborateurs dans leur développement en leur proposant les formations adéquates

• Accompagner les collaborateurs lorsque de nouveaux processus sont lancés

• Aider les collaborateurs à mieux appréhender la nécessité des changements

• Obtenir l’adhésion de tous aux constatations et recommandations et les inciter à réagir

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
administrateur - général	questions/réponses écrites	dossier, lettre, e-mail	ad hoc
administrateur-général	questions/réponses orales	réunion, contact personnel	ad hoc
SPF Finances	questions/réponses écrites	dossier, lettre, e-mail	ad hoc
Cour des comptes	questions/réponses écrites	dossier, lettre, e-mail	ad hoc
Collaborateurs du service	questions/réponses écrites	dossier, lettre, e-mail	ad hoc
Collaborateurs du service	questions/réponses orales	réunion, contact personnel	ad hoc
Groupe de pilotage	questions/réponses écrites	dossier, lettre, e-mail	ad hoc
Groupe de pilotage	questions/réponses orales	réunion, contact personnel	ad hoc
PMO	questions/réponses écrites	dossier, lettre, e-mail	ad hoc
PMO	questions/réponses orales	réunion, contact personnel	ad hoc
services techniques	questions/réponses écrites	dossier, lettre, e-mail	ad hoc
services techniques	questions/réponses orales	réunion, contact personnel	ad hoc
audités	réponses écrites	dossier, lettre, e-mail	ad hoc
audités	questions/réponses orales	réunion, contact personnel	ad hoc
réseaux	questions/réponses écrites	dossier, lettre, e-mail	ad hoc
réseaux	questions/réponses orales	réunion, contact personnel	ad hoc
SE B&CG – P&O – ICT – L	questions/réponses écrites	dossier, lettre, e-mail	ad hoc
SE B&CG – P&O – ICT – L	questions/réponses orales	réunion, contact personnel	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Administrateur - général	questions/réponses écrites	dossier, lettre, e-mail	ad hoc
Administrateur - général	questions/réponses orales	réunion, contact personnel	ad hoc
SPF Finances	questions/réponses écrites	dossier, lettre, e-mail	ad hoc
Cour des comptes	questions/réponses écrites	dossier, lettre, e-mail	ad hoc
Collaborateurs du service	questions/réponses écrites	dossier, lettre, e-mail	ad hoc
Collaborateurs du service	questions/réponses orales	réunion, contact personnel	ad hoc
Groupe de pilotage	questions/réponses écrites	dossier, lettre, e-mail	ad hoc
Groupe de pilotage	questions/réponses orales	réunion, contact personnel	ad hoc
PMO	questions/réponses écrites	dossier, lettre, e-mail	ad hoc
PMO	questions/réponses orales	réunion, contact personnel	ad hoc
services techniques	questions/réponses écrites	dossier, lettre, e-mail	ad hoc
services techniques	questions/réponses orales	réunion, contact personnel	ad hoc
audités	réponses écrites	dossier, lettre, e-mail	ad hoc
audités	questions/réponses orales	réunion, contact personnel	ad hoc
réseaux	questions/réponses écrites	dossier, lettre, e-mail	ad hoc
réseaux	questions/réponses orales	réunion, contact personnel	ad hoc
SE B&CG – P&O – ICT – L	questions/réponses écrites	dossier, lettre, e-mail	ad hoc
SE B&CG – P&O – ICT – L	questions/réponses orales	réunion, contact personnel	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Administrateur général des Douanes et Accises (N-1)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• Coordonner, organiser l’ensemble des missions (auditeur affecté, méthode, durée,..)

• Dans le cadre d'une mission, choisir, sur toute l'étendue du territoire national : les bâtiments et locaux à visiter, les informations, données, documents ou fichiers à consulter; avoir un accès direct et inconditionnel à ces lieux et informations, données, documents et fichiers, pouvoir inviter le personnel concerné à fournir des explications

• Dénoncer les crimes et délits au sens de l'article 29 du code d'instruction criminelle.

• Etablir et proposer les programmes d'audit pluriannuels et annuels.

• Porter à l'attention de l'administrateur général les problèmes opérationnels impactant la réalisation des objectifs

• Déterminer l'approche des analyses et des audits et le choix des méthodes et outils utilisés.

• Gérer au quotidien le service et constituer une documentation spécialisée.

• Formuler des recommandations et propositions d'amélioration.

• Evaluer le système de contrôle interne et de gestion des risques de l'administration.

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• Le thème de la mission à exécuter (lettre de mission).

• Engager certaines dépenses (formation donnée par le secteur privé, livres, abonnements.

• Obtenir des moyens et du matériel

• Exécuter des missions à l'étranger.

• Valider la charte d'audit.

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

Le Service CGO constitue une entité de l’AGDA : les moyens requis pour le fonctionnement du service précité émargent aux budgets globaux de l’AGDA et dus SPF Finances et sont intégrés et suivis selon les cycles budgétaires habituels.

 

Budget de travail propre

 

Autres données quantitatives

1. Eviter d'importantes pénalités pécunières que les instances européennes pourraient imposer à l'Etat.

2. La fonction permet une réduction importante des coûts par son aide au pilotage

3. La fonction vise à l'utilisation rationnelle des moyens mis à disposition: infrastructure, matériels, personnel, contingents km, tickets Bulk...

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Règlementations, normes et standards en matière d'audit et de contrôle internes, d’Enterprise Risk Management (COSO, INTOSAI, COBIT)

• Normes nationales et internationales et spécificités du secteur public

• AR du 17/08/2007 relatif à l'audit interne. AR du 17/08/2007 relatif contrôle externe.

• Ensemble de la législation ressortissant à la compétence des douanes et accises

• Respect des règles, des lois, des règlements, des directives internes et des procédures.

 

Quelles innovations

• Aligner les activités opérationnelles sur la mission et les objectifs stratégiques.

• Introduction de méthodes de gestion plus efficaces et modernes. Implémentation du contrôle interne, de l'autoévaluation. Optimisation des procédures.

• Implémentation des nouveaux processus

 

Sur base de quel cadre de référence

• Expérience propre et formations complémentaires.

• AR du 17/08/2007 relatifs au contrôle et à l’audit internes

• Partage entre experts. Réunions en réseaux

• Normes et standards internationaux en matière de contrôle et d’audit internes, de gestion des risques

• Evolution internationale de la profession. Suivi des tendances et innovations sur tous les domaines.

• Projets Coperfin et de réingénierie.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.