Identification de la fonction

Code de la fonction : DBV106

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Experts thématiques

Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)

Raison d'être de la fonction

L'elaboration et la transmission des connaissances et de l'expertise relatives à un ou plusieurs thèmes consulaires (assistance, document d'identité et de voyage, légalisation, droit des personnes, migration et en matière de visas, etc.)

afin de

mettre les responsables dans la possibilité de formuler un avis et/ou de prendre des décisions sur base d'arguments approfondis, concrets et précis et d'assurer des prestations de service de qualité

 

Pouvoir agir comme la personne de contact pour les citoyens, les entreprises, les autorités belges ou étrangères, les ambassades et consulats en Belgique ou à l'étranger, et/ou comme gestionnaire de dossiers

afin de

répondre d'une manière rapide et adéquate aux questions et solutionner les problèmes relatifs aux dossiers consulaires

 

Appuyer le conseiller et le conseiller général relatives à un ou plusieurs thèmes consulaires

afin de

veiller à la bonne application de la réglementation belge en matière consulaire et au respect des engagements internationaux souscrits par la Belgique (notamment dans le cadre du Benelux, de Schengen, de l'Union européenne, des Nations Unies, de la conférence de La Haye de droit international privé, de la Commission international de l'Etat civil, etc.)

 

Finalités

En tant que

gestionnaire de dossiers

assurer le suivi des dossiers consulaires complexes, tant généraux qu'individuels

afin de

garantir un service correct aux citoyens, aux entreprises, aux autorités belges et étrangères en Belgique, aux ambassades et consulats en Belgique et à l'étranger

 

Exemples de tâches

• répondre aux demandes relatives aux matières consulaires (questions parlementaires et demandes émanant de nos postes à l'étranger, de particuliers, d'avocats, de partenaires, du médiateur fédéral, d'autres autorités belges,...)

• assurer la coordination nécessaire avec les autres services du SPF Affaires étrangères et les autres autorités belges

• la préparation et le traitement de dossiers

• préparer des notes de synthèses pour la hiérarchie directe

 

En tant que

personne de contact

contacter les citoyens, les entreprises, les autorités belges et étrangères en Belgique, les ambassades et consulats en Belgique et à l'étranger

afin de

recueillir et/ou de diffuser un maximum d'information

 

Exemples de tâches

• l'entretien des contacs internes et externes en vue de maintenir un bon flux d'échange d'informations

• participer à des réunions, des séminaires, au niveau national ou international

• participer à des réunions internes et externes

• rédiger des projets de notes pour la hiérarchie directe

• remplacer le conseiller-coordinateur

 

En tant que

représentant

participer à des réunions nationales et internationales

afin de

représenter et de défendre la position de la Direction générale des Affaires consulaires, du SPF Affaires étrangères ou du Royaume de Belgique dans les matières consulaires

 

Exemples de tâches

• organiser et mener les réunions de préparation et/ou de coordination quand il s'agit de la matière consulaire de sa propre direction

• organiser des réunions de débriefing ou veiller à la diffusion des résultats de la réunion aussi bien en interne de sa propre direction ou vers l'extérieur

• expliquer et défendre la position du SPF Affaires étrangères (de la Belgique s'il s'agit de réunions internationales) en fonction de la réglementation et des instructions en vigueur

• faire des recommandations aux autorités administratives et/ou politiques

• remplacer le conseiller-coordinateur

 

En tant que

expert

analyser et interpréter des informations concernant un ou plusieurs thèmes consulaires

afin de

pouvoir fournir des avis aux responsables

 

Exemples de tâches

• rechercher et rassembler de la documentation relative aux thèmes consulaires, et l'analyse et l'interprédtation de documents

• formuler des avis

• appuyer le conseiller-coordinateur et/ou le conseiller général lors de la préparation de notes stratégiques, de documents de politique générale et à des discours ministériels

• améliorer sa propre expertise et en faire profiter les collaborateurs

• collaborer aux publications de la DGC et de l'SPF et contribuer au site de l'SPF

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

se tenir informé des évolutions des questions consulaires dans les instances nationales et internationales

afin de

garantir un service de qualité et performant en tenant compte de l'évolution récente de la réglementation ou de nouvelles technologies dans ces domaines

 

Exemples de tâches

• prendre connaissance des (nouvelles) réglementations et rapporter aux services et postes consulaires impliqués concernant les évolutions principales dans la jurisprudence et la doctrine

• consulter les publications spécialisées et les sites internet, et participer à des séminaires ou à des formations sur les nouvelles techniques utilitées, des nouvelles législations, etc.

• participer aux réunions de spécialistes

• organiser et/ou donner des formations relative à la propre matière consulaire au personnel (à l'administration centrale et dans les postes consulaires) et aux personnes externes, et donner des exposés sur la propre matière consulaire lors des journées de contact annuelles pour les diplomates et les consuls

• rédiger des instructions consulaires pour les postes diplomatiques et consulaires

 

En tant que

organisateur

organiser des activités préparatoires de la politique de tout types concernant les dossiers consulaires

afin de

donner aux responsables la possibilité d'entreprendre des actions (réunions), de prendre des décisions et de formuler des avis

 

Exemples de tâches

• organiser des réunions internes et externes (contacter les personnes, constituer et diffuser l'ordre du jour, préparer le compte rendu)

• diffuser des informations (en interne, auprès d'organisations externes, des postes à l'étranger, des organisations internationales, etc.)

• assurer la gestion administrative des dossiers

• veiller, au bénéfice de la hiérarchie directe, à la mise en pratique des décisions prises et des avis

 

En tant que

coach

encadrer et conseiller les collaborateurs du service

afin de

contribuer à leur développement

 

Exemples de tâches

• encadrer les nouveaux collaborateurs et expliquer les procédures et les dossiers complexes

• accompagner les collaborateurs et formuler un feedback constructif au sujet de leur fonctionnement

• formuler des propositions de formations continue des collaborateurs

• répondre aux questions des collaborateurs

 

En tant que

spécialiste/conseiller

fournir à la hiérarchie directe une information détaillée et un avis pointu dans un ou plusieurs secteurs des affaires consulaires

afin de

garantir une approche efficace des dossiers nationaux et internationaux traités au sein de la direction

 

Exemples de tâches

• suivre l'évolution rapide du cadre réglementaire tant national que supranational en la matière consulaire de la propre direction

• préparer, participer aux et suivre les réunions de coordination et/ou les groupes de travail des spécialistes dans des domaines spécialisés et auxquelles la présence de l'attaché A2 en tant que spécialiste est requise en ce qui concerne le(s) dossier(s) inscrit(s) à l'ordre du jour

• débriefing de ces réunions pour sa hiérarchie directe

• analyser et évaluer l'impact sur les activités consulaires du domaine traité, identifier les risques possibles et formuler des avis pour la hiérarchie directe

• entretenir des contacts priviligés avec les acteurs concernés

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Représentation Permanente auprès de l'UE et des postes diplomatiques	Questions écrites, rapports et analyses	email	quotidien
Autres services publics fédéraux	rapports et analyses	par lettre, e-mail ...	quotidien
Autres services publics fédéraux	questions écrites	par lettre, e-mail ...	mensuel
particuliers/citoyens	questions écrites	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
particuliers/citoyens	questions orales	contact personnel	quotidien
chef de direction et/ou chef de service	questions écrites et orales, rapports	par lettre, e-mail ...	quotidien
management	décisions	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Représentation permanente auprès de l'UE + postes diplomatiques	réunions de coordination	écrite et orale	quotidien
autres services publics f[...]	réuions de coordination	écrite et orale	quotidien
particuliers/citoyens	conseils oraux	orale	ad hoc
particuliers/citoyens	conseils écrits	en tant que dossier	ad hoc
postes diplomatiques	décisions	en tant que dossier	ad hoc
chef de direction et/ou chef de service	information	écrite et orale	quotidien

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Président (N); Directeur général de la DGC (N-1); le chef de direction; le chef de service

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• assister à des réunions jugées utiles pour la fonction

• assurer la gestion journalière des dossiers

• attirer l'attention sur les points sensibles dans un dossier

• l'organisation de réunions avec des contacts internes et externes au département

• contacts internes ou externes

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• la diffusion des notes et instructions

• l'organisation de missions à l'étranger

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

Non déterminé

 

Budget de travail propre

Non déterminé

 

Autres données quantitatives

1. /

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• lois et règlements qui régissent les matières consulaires

 

Quelles innovations

• propositions de nouvelles procédures pour rassembler des informations et/ou les analyser

• proposition d'amélioration de textes règlementaires en fonction des activités suivies par le gestionnaire

• rédiger des projets de notes avec des propositions relatives à un ou plusieurs thèmes consulaires

 

Sur base de quel cadre de référence

• cercles de développement

• plan d'actions de la direction et/ou du service

• plan de management de la DGC

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.