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Attaché soutien du Management, PMO et gestion du changement (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DPO805
Niveau: A
Classe : A1
Famille de fonctions : Adjoints stratégiques
Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)
Raison d'être de la fonction
• Fournir un accompagnement et un appui méthodologique au Directeur général, aux chefs de service et aux chefs de projet de la direction générale
afin de
organiser la direction générale, assurer la coordination et le suivi de ses activités quotidiennes et la gestion de son portefeuille de projets
• Contribuer à réaliser les objectifs stratégiques et opérationnels de communication, formation et documentation liés aux activités quotidiennes de la direction générale ainsi que les plans ‘change management’ des différents projets se déroulant dans les services de l’administration générale ou dans les organismes d’intérêt public
afin de
faciliter l’adaptation au changement des différentes parties prenantes
Finalités
En tant quespécialiste en soutien du management
- participer à la conception et à la mise en œuvre de méthodes et d’outils de gestion et conseiller, accompagner et appuyer le Directeur général et les chefs de service en la matière
afin de
- Optimiser l'organisation de la Direction générale, et assurer une bonne coordination et un suivi des activités
Exemples de tâches
- Organiser des descriptions des processus et procédures de travail
- Participer à l'analyse des risques
- Participer à la définition des méthodes et des modèles de documents
- Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre des outils de suivi et de reporting (tableaux de bord, balanced scorecard, …)
- Organiser la coordination entre les membres du management
En tant que
spécialiste en gestion de projets
- participer à la conception et à la mise en œuvre de méthodes et d’outils de gestion de projets et conseiller, accompagner et appuyer les chefs de projet en la matière
afin de
- contribuer au succès du portefeuille de projets de la direction générale
Exemples de tâches
- Participer au développement et la mise en œuvre d'une méthodologie et des instruments de gestion de projets
- Participer à l'élaboration et la mise en oeuvre des outils de suivi et de reporting
- Informer les chefs de projet sur la méthodologie de projets
- Sous l'accompagnement par le coordinateur de l'équipe, encadrer des chefs de projet dans la définition, la coordination et l’évaluation de leur projet
- Identifier les besoins en formation des chefs de projet et entreprendre les actions nécessaires
En tant que
spécialiste en gestion du changement
- participer à la conception et à la mise en œuvre de méthodes et d’outils de ‘gestion du changement' et conseiller, accompagner et appuyer en la matière l’ensemble de la direction générale (management, chefs de projet, formateurs, collaborateurs, …) et de ses parties prenantes internes et externes (services du SPF B&CG, autres SPF, SPP, Cour des Comptes, Inspection des Finances, …)
afin de
- définir et réaliser les objectifs stratégiques et opérationnels de communication, formation et documentation liés aux activités quotidiennes de la direction générale ainsi que les plans ‘Gestion du changement’ des différentsprojets se déroulant dans les services de l’administration générale ou dans les organismes d’intérêt public
Exemples de tâches
- Assister à la mise en place d'une politique de formation interne à la direction générale
- Assister à la définition et l'exécution d'un plan de communication, formation et documentation pour chaque projet
- Sous l'accompagnement par le coordinateur de l'équipe, conseiller et accompagner les chefs de projet en terme de gestion du changement
- Sous l'accompagnement par le coordinateur de l'équipe, coacher les équipes de projet externes en terme de formation, documentation et communication
- Sous l'accompagnement par le coordinateur de l'équipe, accompagner les équipes de projet externes dans la définition et l’exécution de plans locaux
En tant que
collaborateur de projet
- exécuter des tâches partielles au sein des projets du service Soutien du Management, PMO et Gestion du changement et diriger éventuellement des sous-projets du service
afin de
- garantir la réalisation de ces projets dans les limites, délais, budget et critères de qualité prévus
Exemples de tâches
- Collaborer à l'élaboration des plans de projet
- Planifier et structurer des taches partielles dans le cadre du projet
- Faire rapport sur les tâches partielles
En tant que
personne de contact
- être le relais en matière de soutien au management, PMO et change management à l’égard de l’ensemble de la direction générale (management, chefs de projet, formateurs, collaborateurs, …) et de ses parties prenantes internes et externes (services du SPF B&CG, autres SPF, SPP, Cour des Comptes, Inspection des Finances, …)
afin de
- entretenir un réseau de contacts et lui fournir une information pertinente
Exemples de tâches
- Répondre aux demandes d’information des parties prenantes
- Représenter le service lors de réunions, de sessions d’info et d’événements internes et externes
- Représenter la direction générale dans le groupe de travail ‘Communication’ du SPF B&CG
En tant que
gestionnaire de connaissances
- maintenir, développer et partager son expertise
afin de
- améliorer en permanence l’expertise du service et de la direction générale
Exemples de tâches
- Documenter son expertise
- Se tenir au courant des dernières évolutions dans son domaine d’expertise
- Développer son expertise en permanence par la formation, la littérature spécialisée, etc.
- Documenter les formations suivies et diffuser cette documentation
Positionnement
La fonction est dirigée par
Attaché A2 Soutien du Management, PMO et Gestion du Changement - coordinateur
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences génériques
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.