Attaché soutien du Management, PMO et gestion du changement (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DPO805
Niveau: A
Classe : A1 Famille de fonctions : Adjoints stratégiques Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)
Raison d'être de la fonction
• Fournir un accompagnement et un appui méthodologique au Directeur général, aux chefs de service et aux chefs de projet de la direction générale
afin de
organiser la direction générale, assurer la coordination et le suivi de ses activités quotidiennes et la gestion de son portefeuille de projets
• Contribuer à réaliser les objectifs stratégiques et opérationnels de communication, formation et documentation liés aux activités quotidiennes de la direction générale ainsi que les plans ‘change management’ des différents projets se déroulant dans les services de l’administration générale ou dans les organismes d’intérêt public
afin de
faciliter l’adaptation au changement des différentes parties prenantes
Finalités
En tant quespécialiste en soutien du managementparticiper à la conception et à la mise en œuvre de méthodes et d’outils de gestion et conseiller, accompagner et appuyer le Directeur général et les chefs de service en la matière
afin de
Optimiser l'organisation de la Direction générale, et assurer une bonne coordination et un suivi des activités
Exemples de tâches
- Organiser des descriptions des processus et procédures de travail
- Participer à l'analyse des risques
- Participer à la définition des méthodes et des modèles de documents
- Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre des outils de suivi et de reporting (tableaux de bord, balanced scorecard, …)
- Organiser la coordination entre les membres du management
En tant quespécialiste en gestion de projetsparticiper à la conception et à la mise en œuvre de méthodes et d’outils de gestion de projets et conseiller, accompagner et appuyer les chefs de projet en la matière
afin de
contribuer au succès du portefeuille de projets de la direction générale
Exemples de tâches
- Participer au développement et la mise en œuvre d'une méthodologie et des instruments de gestion de projets
- Participer à l'élaboration et la mise en oeuvre des outils de suivi et de reporting
- Informer les chefs de projet sur la méthodologie de projets
- Sous l'accompagnement par le coordinateur de l'équipe, encadrer des chefs de projet dans la définition, la coordination et l’évaluation de leur projet
- Identifier les besoins en formation des chefs de projet et entreprendre les actions nécessaires
En tant quespécialiste en gestion du changementparticiper à la conception et à la mise en œuvre de méthodes et d’outils de ‘gestion du changement' et conseiller, accompagner et appuyer en la matière l’ensemble de la direction générale (management, chefs de projet, formateurs, collaborateurs, …) et de ses parties prenantes internes et externes (services du SPF B&CG, autres SPF, SPP, Cour des Comptes, Inspection des Finances, …)
afin de
définir et réaliser les objectifs stratégiques et opérationnels de communication, formation et documentation liés aux activités quotidiennes de la direction générale ainsi que les plans ‘Gestion du changement’ des différentsprojets se déroulant dans les services de l’administration générale ou dans les organismes d’intérêt public
Exemples de tâches
- Assister à la mise en place d'une politique de formation interne à la direction générale
- Assister à la définition et l'exécution d'un plan de communication, formation et documentation pour chaque projet
- Sous l'accompagnement par le coordinateur de l'équipe, conseiller et accompagner les chefs de projet en terme de gestion du changement
- Sous l'accompagnement par le coordinateur de l'équipe, coacher les équipes de projet externes en terme de formation, documentation et communication
- Sous l'accompagnement par le coordinateur de l'équipe, accompagner les équipes de projet externes dans la définition et l’exécution de plans locaux
En tant quecollaborateur de projetexécuter des tâches partielles au sein des projets du service Soutien du Management, PMO et Gestion du changement et diriger éventuellement des sous-projets du service
afin de
garantir la réalisation de ces projets dans les limites, délais, budget et critères de qualité prévus
Exemples de tâches
- Collaborer à l'élaboration des plans de projet
- Planifier et structurer des taches partielles dans le cadre du projet
- Faire rapport sur les tâches partielles
En tant quepersonne de contactêtre le relais en matière de soutien au management, PMO et change management à l’égard de l’ensemble de la direction générale (management, chefs de projet, formateurs, collaborateurs, …) et de ses parties prenantes internes et externes (services du SPF B&CG, autres SPF, SPP, Cour des Comptes, Inspection des Finances, …)
afin de
entretenir un réseau de contacts et lui fournir une information pertinente
Exemples de tâches
- Répondre aux demandes d’information des parties prenantes
- Représenter le service lors de réunions, de sessions d’info et d’événements internes et externes
- Représenter la direction générale dans le groupe de travail ‘Communication’ du SPF B&CG
En tant quegestionnaire de connaissancesmaintenir, développer et partager son expertise
afin de
améliorer en permanence l’expertise du service et de la direction générale
Exemples de tâches
- Se tenir au courant des dernières évolutions dans son domaine d’expertise
- Développer son expertise en permanence par la formation, la littérature spécialisée, etc.
- Documenter les formations suivies et diffuser cette documentation
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Directeur général
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Questions, décisions, infos
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Membres du service
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Questions, infos
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Chefs autres services
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Questions, infos
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Chefs de projet
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Questions, infos
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Auteurs documentation
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Questions, infos
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Formateurs internes
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Questions, infos
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Autres membres de la DG
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Questions, infos
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Contact personnel, e-mail, réunions'
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Quotidien
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Groupe de travail 'Communication' SPF B&CG
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Questions, infos
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Mensuel
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Management SPF B&CG
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Questions, décisions, infos
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Mensuel
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Autres SPF, SPP, IF, Cour des Comptes
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Questions, infos
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Directeur général
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Avis, infos
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Membres du service
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Avis, décisions, infos
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Chefs autres services
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Avis, infos, coaching
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Chefs de projet
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Avis, coaching
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Auteurs documentation
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Avis, coaching
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Formateurs internes
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Avis, coaching
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Autres membres de la DG
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Avis, coaching
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Groupe de travail 'Communication' SPF B&CG
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Avis, coaching
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Mensuel
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Management SPF B&CG
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Avis, décisions, infos
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Mensuel
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Autres SPF, SPP, IF, Cour des Comptes
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Avis, décisions, infos
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Contact personnel, e-mail, réunions
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Quotidien
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Positionnement
La fonction est dirigée par
Attaché A2 Soutien du Management, PMO et Gestion du Changement - coordinateur
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- Autonomie de décision dans le cadre déterminé au préalable avec le chef de service.
La fonction doit demander une autorisation pour
- Décisions en dehors de ce cadre
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Budget de travail propre
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- - Plan de management du SPF B&CG
- Décisions du Comité de direction
- Standards en matière de gestion de projets
- Législation et réglementation sur les marchés publics
- Législation sur le budget et la comptabilité de l’Etat
Quelles innovations
- - Soutenir une culture de management auprès des chefs de service et du diecteur général
- Soutenir une culture de travail par projet auprès des chefs de projets de la direction générale
- Soutenir la gestion du changement auprès de la direction générale et des parties prenantes
- Participer au développement continu de nouveaux projets, processus, méthodes et instruments de travail
Sur base de quel cadre de référence
- - Expérience personnelle
- Expérience récoltée auprès du réseau de contacts
- ‘Lessons learned’ des projets antérieurs
- Bonnes pratiques de l’administration fédérale
- Conseil de la consultance et d’auditeurs.
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