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Attaché service au public - Chef de service (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DCO337
Niveau: A
Classe : A1
Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels
Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)
Raison d'être de la fonction
En tant que chef de service, assumer la responsabilité de la gestion et la coordination d'un service destiné au public (p.ex. Ticketterie & Réservation, Museumshops)
afin de
assurer que celui-ci fonctionne de façon optimale et contribuer à réaliser les objectifs opérationnels.
Finalités
En tant quechef de service/ dirigeant
- assumer la direction des collaborateurs et assurer l'organisation du service au public
afin de
- garantir le bon fonctionnement de celui-ci.
Exemples de tâches
- Attribuer aux collaborateurs directs des instructions, tâches et responsabilités correctes
- Assurer un planning correct et résoudre des problèmes de personnel (congé, maladie, etc.) au moyen du logiciel disponible
- Répondre aux questions des collaborateurs concernant des tâches à effectuer
- Résoudre des problèmes opérationnels, offrir un soutien pour des dossiers difficiles
- Evaluer et accompagner les collaborateurs dans le cadre des cycles d'évaluation
En tant que
coordinateur
- être responsable de la coordination quotidienne des activités
afin de
- garantir la bonne exécution des tâches administratives et opérationnelles.
Exemples de tâches
- Assurer la répartition de son propre personnel (en dialogue avec les autres chefs de service dans le département Service au public)
- Coordonner et garantir le suivi des dossiers et commandes
- Assurer la communication entre les supérieurs hiérarchiques, la direction et les collaborateurs
- Travailler en étroite collaboration avec d'autres services d'appui, comme l'ICT, les guides, la comptabilité, le service du personnel, le gardiennage, etc.
- Déterminer les besoins de formation en fonction du travail
En tant que
personne de contact
- intervenir comme premier point de contact pour toutes les questions relatives au serivce, ainsi que le maintien de la communication interne
afin de
- garantir un service optimal.
Exemples de tâches
- Répondre personnellement, par téléphone ou e-mail aux questions simples et/ou de routine des clients externes et internes
- Donner des instructions si le visiteur du musée doit être orienté vers un autre service
- Assumer la fonction d'intermédiaire entre la hiérarchie et les collaborateurs du propre service et transmettre des informations pertinentes
- Traiter des plaintes par rapport au service au public concerné
- Participer aux réunions (de production, du service au public, etc.) avec autres services et communiquer aux collaborateurs les décisions prises
En tant que
coach
- former de manière continue, soutenir et encadrer les collaborateurs dans l'exécution de leurs tâches
afin de
- développer leurs compétences personnelles et de promouvoir leur autonomie.
Exemples de tâches
- Stimuler l'esprit d'équipe et assurer un climat de travail positif
- Promouvoir la collaboration avec les collaborateurs d'autres services au public
- Motiver, former et accompagner des (nouveaux) collaborateurs
- Evaluer les capacités des collaborateurs et essayer d'utiliser celles-ci au mieux
En tant que
expert
- utiliser son expertise et ses connaissances concernant tous les aspects de son service
afin de
- garantir et continuer à améliorer le bon fonctionnement de celui-ci.
Exemples de tâches
- Préparer les modifications au logiciel spécifique et en assurer le suivi
- Assister/ participer à des interviews pour le recrutement des nouveaux collaborateurs
- Posséder une connaissance suffisante du programme des musées (publications, expositions, etc.) et pouvoir transmettre et expliquer le contenu d'une manière correcte
- Améliorer les fiches clients existantes
En tant que
collaborateur d'accueil
- veiller au "front office" du service/ de l'organisation
afin de
- offrir aux clients internes et externes un soutien efficace de qualité
Exemples de tâches
- Accueillir les visiteurs de musée et toutes autres personnes de façon conviviale
- Réagir calmement et poliment quand un (futur) visiteur de musée exprime son mécontentement et aider à chercher les solutions adaptées selon les règles et procédures en vigueur
- Fournir des renseignements concernant les procédures à suivre/ les documents à remplir, etc.
Positionnement
La fonction est dirigée par
Directeur opérationnel Service au public
La fonction dirige : 11-50 collaborateurs de Niveau B Niveau C Niveau D
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences comportementales
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.