Identification de la fonction

Code de la fonction : DTE094

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers

Catégorie de métiers : 04. Emploi (TE)

Raison d'être de la fonction

Organiser et coordonner le traitement administratif concret des dossiers au sein d'une équipe de gestionnaires de dossiers administratifs

afin de

réaliser les objectifs imposés à l'équipe dans le respect des délais impartis

 

Veiller au traitement des dossiers ayant trait au dialogue social dans l'une des directions de la Division de la Concertation sectorielle de la Direction générale des Relations collectives de Travail

afin de

promouvoir un dialogue social efficace et fructueux

 

Finalités

En tant que

coach

motiver, accompagner et évaluer une équipe de gestionnaires de dossiers administratifs

afin de

réaliser un fonctionnement efficace du service avec des collaborateurs motivés

 

Exemples de tâches

• assurer le cycle d'évaluation des collaborateurs de l'équipe

• fournir un feed-back constructif sur le fonctionnement des collaborateurs

• rechercher des solutions aux problèmes pratiques et fournir des informations

• assurer le contrôle procédural et qualitatif du traitement des dossiers

 

En tant que

contrôleur

contrôler sur le fond et sur la forme la conformité des documents et des dossiers aux règles et normes en vigueur

afin de

donner l'approbation ou signaler des anomalies au nom de l’administration

 

Exemples de tâches

• analyser les textes reçus et les comparer aux normes juridiques supérieures

• proposer des modifications et, si nécessaire, assurer le suivi de leur exécution

 

En tant que

gestionnaire de données

collecter et communiquer les données relatives aux dossiers

afin de

compléter quotidiennement les différentes bases de données permettant de suivre les dossiers

 

Exemples de tâches

• collecter les données

• contrôler les données

• saisir les données

• gérer les données

 

En tant que

personne de contact

être l'interlocuteur pour les dossiers confiés

afin de

fournir, principalement aux clients internes et externes, l'information appropriée concernant le domaine traité

 

Exemples de tâches

• fournir des renseignements aux différents demandeurs concernés par le dossier

• formuler une réponse aux questions écrites d'autres administrations et de particuliers concernés par le dossier

• traiter les réclamations/litiges

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

se tenir constamment informé des modifications de la législation, de la jurisprudence et de la doctrine, des évolutions socio-économiques, étendre les connaissances collectées, les compléter et les communiquer aux autres (collaborateurs)

afin de

formuler des avis actualisés et de partager ses connaissances

 

Exemples de tâches

• lire la littérature spécialisée

• participer à des réunions internes portant sur les transferts de connaissances

• rédiger des rapports de certaines réunions

• s'informer au sujet des différentes matières traitées et approfondir ses connaissances dans ces matières

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
particuliers / citoyens	questions orales et écrites	par courrier, e-mail...	quotidienne
organisations / entreprises	questions orales et écrites	par courrier, e-mail...	quotidienne
autres organismes publics fédéraux	questions écrites	par courrier, e-mail...	hebdomadaire
organisations / entreprises	avis	comme dossier	ad hoc
partenaires sociaux	avis	comme dossier	ad hoc
management	législation (loi, AR, AM...)	comme dossier	ad hoc
management	décisions	comme dossier	ad hoc
collègues/collaborateurs	questions orales et écrites, informations	contact personnel, e-mail, tél.	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
particuliers / citoyens	questions orales et écrites	par courrier, e-mail..	quotidienne
autres organismes publics fédéraux	questions écrites	par courrier, e-mail..	quotidienne
organisations / entreprises	questions orales et écrites	par courrier, e-mail...	quotidienne
partenaires sociaux	avis écrits	comme dossier	ad hoc
organisations / entreprises	législation (loi, AR, AM...)	comme dossier	hebdomadaire
management	avis écrits	comme dossier	hebdomadaire
collègues/collaborateurs	questions orales et écrites, instructions	contact personnel, e-mail, tél.	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le Conseiller responsable de la Direction
le Chef de service adjoint

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• le traitement administratif des dossiers

• l'organisation du travail personnel et celui de l'équipe

• le contenu des projets de réponses écrites

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• la prise de décisions concernant les dossiers

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

néant

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• la législation relative à la concertation sociale et au droit du travail

• la jurisprudence administrative (interprétation administrative)

• la jurisprudence des Cours et Tribunaux en matière de concertation sociale

 

Quelles innovations

• formuler des propositions de solutions/d'améliorations pour les problèmes qui se posent dans le traitement des dossiers

 

Sur base de quel cadre de référence

• le cadre réglementaire dans lequel l'organisation se situe ou pour lequel elle est compétente

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.