Identification de la fonction

Code de la fonction : SA001

Niveau: B

Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Assurer l’organisation, la coordination et la planification des activités du greffe

afin de

garantir la qualité de l’exécution de la gestion administrative de la détention dans le respect de la réglementation et de la législation en vigueur.

 

Finalités

En tant que

coach

accompagner et motiver les collaborateurs dans leurs activités quotidiennes au sein du greffe

afin de

veiller à ce que les collaborateurs puissent exercer leurs tâches de manière correcte et motivée

 

Exemples de tâches

• Etre à même d’exercer le rôle de chef fonctionnel dans le cadre des cercles de développement

• Etre à l’écoute de ses collaborateurs afin d’anticiper et de solutionner au plus vite les problèmes

• Servir de coach à ses collaborateurs afin de les motiver dans l’accomplissement de leurs tâches et de transmettre son expertise dans les matières liées au greffe

 

En tant que

coordinateur

veiller à l’organisation journalière des activités et surveiller l’exécution qualitative des tâches administratives ou opérationnelles

afin de

garantir le bon déroulement des activités du service

 

Exemples de tâches

• Transmettre les instructions concrètes, les missions ou les responsabilités aux collaborateurs directs

• Résoudre les problèmes que les collaborateurs ne peuvent pas résoudre eux-mêmes

• Organiser et présider des réunions

• Elaborer, (faire) exécuter et assurer le suivi du planning de travail par les collaborateurs

• Surveiller l’exécution correcte des tâches et veiller à la bonne application des procédures et règlements en vigueur

 

En tant que

personne de contact externe

relayer les informations correctes aux demandes émanant du citoyen, des détenus et autres services internes et externes

afin de

assurer une réponse professionnelle et adéquate aux diverses sollicitations

 

Exemples de tâches

• Veiller au traitement du courrier (lettres, fax, notes…) dans le respect de la déontologie,

• Traiter (oralement et par écrit) les questions pratiques relatives à la gestion administrative de la détention, posées par les services compétents, externes à la prison,

• Envoyer des informations à des tiers dans le respect des règles déontologiques,

• Répondre et diffuser les messages entrants,

• Prendre part de manière régulière aux concertations au niveau régional et fédéral ayant trait à l’application des réglementations et de la législation.

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

développer et actualiser ses propres compétences et connaissances administratives et diffuser celles-ci auprès de chacun des collaborateurs

afin de

actualiser sa propre expertise et de développer celle de ses collaborateurs.

 

Exemples de tâches

• se tenir informé de toutes nouvelles techniques (pratiques et/ou matérielles) dans ses domaines de compétences

• se tenir informé des nouvelles réglementations ou de l’évolution des réglementations existantes

• se tenir au courant des offres de formation et de remise à niveau

• transmettre de manière claire et proactive les informations pertinentes

 

En tant que

personne de contact interne

entretenir des contacts avec la hiérarchie, les collaborateurs (collègues, détenus…) et les partenaires externes

afin de

cerner les besoins de chacun, de transmettre l’information adéquate et donc tendre vers un travail de collaboration optimal au sein de l’organisation

 

Exemples de tâches

• communiquer régulièrement et activement avec la direction

• assurer le suivi et la diffusion des notes de services en lien avec le contenu de la fonction

• collaborer efficacement avec les partenaires externes suivant les directives en vigueur

• relayer toute information utile de manière pertinente

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Directeur	Toute information fonctionnelle sur la réalisation des travaux, des détenus, du budget, du milieu, du matériel	Verbalement et par écrit	quotidien
Directeur	Instructions	Verbalement et par écrit	quotidien
Directeur	Répartition des tâches	Verbalement et par écrit	quotidien
Directeur	Questions	Verbalement et par écrit	quotidien
Directeur	Règlementation	Par écrit	ad hoc
Assistant administratif pénitentiaire	Toute information fonctionnelle concernant le service	Verbalement et par écrit	quotidien
Assistant administratif pénitentiaire	Questions et problèmes	Verbalement et par écrit	quotidien
Collègues	Questions, avis	Verbalement et par écrit	quotidien
Partenaires externes	Questions et informations	Verbalement et par écrit	Quotidiennement/ Hebdomadairement/ Mensuellement

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Directeur	Questions et réponses, problèmes	Verbalement et par écrit	quotidien
Assistant administratif pénitentiaire	Toute information fonctionnelle concernant le service	Verbalement et par écrit	quotidien
Assistant administratif pénitentiaire	Instructions	Verbalement et par écrit	quotidien
Assistant administratif pénitentiaire	Répartition des tâches	Verbalement et par écrit	quotidien
Assistant administratif pénitentiaire	Questions	Verbalement et par écrit	quotidien
Assistant administratif pénitentiaire	Prescriptions réglementaires	Par écrit	quotidien
Collègues	Questions, réponses, avis	Verbalement et par écrit	quotidien
Partenaires externes	Questions, réponses, avis	Verbalement et par écrit	Quotidiennement/ hebdomadairement/ mensuellement

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Le directeur de l’établissement pénitentiaire

 

La fonction dirige : 11-50 collaborateurs de Niveau C

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• La répartition des tâches au sein de l’équipe dans le respect des priorités fixées par la hiérarchie

• Les modalités d’exécution des tâches à réaliser

• Les prestations des collaborateurs (horaires, congés…)

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• Tout ce qui s’écarte du paquet de tâches normales, des dispositions règlementaires et des règles spécifiques établies pour la fonction

• Ses propres horaires, ses propres congés…

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

Sans objet

 

Budget de travail propre

Sans objet

 

Autres données quantitatives

1. Sans objet

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Code pénal ( art. 1-100)

• Code d’instruction criminelle (Livre I)

• Loi du 20/07/90 concernant la détention préventive

• Loi du 19/12/2003 concernant le mandat d’arrêt européen

• Loi du 12/01/2005 de principes concernant l’administration des établissements pénitentiaires ainsi que le statut juridique des détenus (Loi de base)

• Loi du 17/05/2006 relative au statut juridique externe des personnes condamnées à une peine privative de liberté et aux droits reconnus à la victime dans le cadre des modalités d’exécution de la peine

• Loi du 26/04/2007 relative à la mise à disposition du tribunal d’application des peines

• Loi du 29 /06/1964 concernant la suspension, le sursis et la probation

• Règlement général des établissements pénitentiaires

• Règlement d’ordre intérieur

• Le règlement de travail

 

Quelles innovations

• Suivi des évolutions de la réglementation et de la gestion administrative

• Propositions d’amélioration de l’organisation journalière des activités

 

Sur base de quel cadre de référence

• Loi de principes concernant l’administration pénitentiaires ainsi que le statut juridique des détenus

• Statut des agents de l’Etat

• Circulaire relative au cadre déontologique des agents de la fonction publique administrative fédérale

 

Profil de compétences comportementales

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.