Loketverantwoordelijke (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : TM009
Niveau: C
Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden Beroepscategorie : 08. Mobiliteit en Vervoer (TM)
Doel van de functie
De dagelijkse activiteiten van een groep loketbediendes opvolgen
teneinde
een doelmatige en efficiënte werking van het loket te waarborgen.
De transacties voor de inschrijving van de voertuigen uitvoeren en aan het publiek alle informatie over de inschrijving van voertuigen, het rijbewijs en de homologatie van voertuigen verstrekken
teneinde
in te staan voor een correcte en gepersonaliseerde dienstverlening van de overheid aan de burger.
Resultaatgebieden
Alscoördinatorde dagelijkse activiteiten plannen en een klein team van loketbediendes begeleiden
teneinde
een doelmatige en efficiënte werking van het loket te waarborgen.
Voorbeelden van taken
- De weekplanning opmaken en aanpassen bij onverwachte omstandigheden
- Voorzien in vervanging bij afwezigheid van loketbediendes uit het team
- Doorgeven van concrete instructies, opdrachten en informatie
- Toezicht houden op de correcte werking van het loket
- De medewerkers motiveren en begeleiden bij hun dagelijkse activiteiten en nieuwe medewerkers begeleiden (on the job training)
Alscontactpersoonde burger dienen en de administratieve documenten opstellen, aanpassen en / of controleren volgens de procedures of regels die gelden op de dienst
teneinde
te waarborgen dat de dienst of de burger op het afgesproken ogenblik over de benodigde documenten beschikt.
Voorbeelden van taken
- opzoekingen doen in het informaticasysteem
- de echtheid en geldigheid van documenten controleren
- de vereiste documenten afgeven of het nodige doen om deze achteraf op te sturen indien ze niet onmiddellijk kunnen worden afgegeven
- op administratief vlak de dossiers beheren en volgen
- moeilijke, specifieke aanvragen en dossiers behandelen
Alscontactpuntde vragen of klachten van de burgers beantwoorden en de meer complexe vragen of klachten doorgeven aan de daarin gespecialiseerde personen of diensten
teneinde
de burgers maximaal bij te staan bij het zoeken van een antwoord op hun vraag of klacht en zo een correcte en aan hun noden aangepaste eerstelijnsdienstverlening garanderen.
Voorbeelden van taken
- het publiek informeren over de regelgeving inzake de inschrijving van voertuigen, het rijbewijs en de homologatie van voertuigen
- de inkomende mails van de dienst (helpdesk) beantwoorden
- informatie inwinnen bij de bevoegde interne of externe dienst zoals de concessiehouder die belast is met de fysieke afgifte van de inschrijvingsbewijzen
- begrip tonen wanneer een burger zijn ongenoegen uit en meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures;
- ingrijpen in geval van moeilijkheden aan het loket en voorzien in een eerste oplossing voor problemen
Alsgegevensbeheerdercoördineren van de invoering en aanpassing van de gegevens in het repertorium voor de inschrijving van voertuigen
teneinde
gestructureerde informatie ter beschikking te stellen van de organisatie en van een flink aantal federale en internationale instanties
Voorbeelden van taken
- de regelgeving en de van krachtzijnde procedures correct toepassen
- de transacties in verband met de inschrijving van voertuigen of de schrapping van kentekenplaten uitvoeren
Alskennisbeheerderop de hoogte blijven van de nieuwe relevante ontwikkelingen in de diverse domeinen (inschrijvingen, rijbewijs en homologatie)
teneinde
bij te dragen tot het verbeteren van een doeltreffende dienstverlening
Voorbeelden van taken
- in het raam van de samenwerking met andere interne en externe diensten alle kansen grijpen om de eigen kennis te actualiseren en te verruimen
- de eigen kennis en goede praktijken delen en in voorkomend geval de collega's informeren over de nieuwe ontwikkelingen
- zorgen voor de verspreiding van de nieuwe relevante ontwikkelingen binnen het team van loketbediendes
Positionering
De functie krijgt leiding van
Antennecoördinator
De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau C Niveau D
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
|