Identificatie van de functie

Functiecode : TM009

Niveau: C

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 08. Mobiliteit en Vervoer (TM)

Doel van de functie

De dagelijkse activiteiten van een groep loketbediendes opvolgen

teneinde

een doelmatige en efficiënte werking van het loket te waarborgen.

 

De transacties voor de inschrijving van de voertuigen uitvoeren en aan het publiek alle informatie over de inschrijving van voertuigen, het rijbewijs en de homologatie van voertuigen verstrekken

teneinde

in te staan voor een correcte en gepersonaliseerde dienstverlening van de overheid aan de burger.

 

Resultaatgebieden

Als

coördinator

de dagelijkse activiteiten plannen en een klein team van loketbediendes begeleiden

teneinde

een doelmatige en efficiënte werking van het loket te waarborgen.

 

Voorbeelden van taken

• De weekplanning opmaken en aanpassen bij onverwachte omstandigheden

• Voorzien in vervanging bij afwezigheid van loketbediendes uit het team

• Doorgeven van concrete instructies, opdrachten en informatie

• Toezicht houden op de correcte werking van het loket

• De medewerkers motiveren en begeleiden bij hun dagelijkse activiteiten en nieuwe medewerkers begeleiden (on the job training)

 

Als

contactpersoon

de burger dienen en de administratieve documenten opstellen, aanpassen en / of controleren volgens de procedures of regels die gelden op de dienst

teneinde

te waarborgen dat de dienst of de burger op het afgesproken ogenblik over de benodigde documenten beschikt.

 

Voorbeelden van taken

• opzoekingen doen in het informaticasysteem

• de echtheid en geldigheid van documenten controleren

• de vereiste documenten afgeven of het nodige doen om deze achteraf op te sturen indien ze niet onmiddellijk kunnen worden afgegeven

• op administratief vlak de dossiers beheren en volgen

• moeilijke, specifieke aanvragen en dossiers behandelen

 

Als

contactpunt

de vragen of klachten van de burgers beantwoorden en de meer complexe vragen of klachten doorgeven aan de daarin gespecialiseerde personen of diensten

teneinde

de burgers maximaal bij te staan bij het zoeken van een antwoord op hun vraag of klacht en zo een correcte en aan hun noden aangepaste eerstelijnsdienstverlening garanderen.

 

Voorbeelden van taken

• het publiek informeren over de regelgeving inzake de inschrijving van voertuigen, het rijbewijs en de homologatie van voertuigen

• de inkomende mails van de dienst (helpdesk) beantwoorden

• informatie inwinnen bij de bevoegde interne of externe dienst zoals de concessiehouder die belast is met de fysieke afgifte van de inschrijvingsbewijzen

• begrip tonen wanneer een burger zijn ongenoegen uit en meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures;

• ingrijpen in geval van moeilijkheden aan het loket en voorzien in een eerste oplossing voor problemen

 

Als

gegevensbeheerder

coördineren van de invoering en aanpassing van de gegevens in het repertorium voor de inschrijving van voertuigen

teneinde

gestructureerde informatie ter beschikking te stellen van de organisatie en van een flink aantal federale en internationale instanties

 

Voorbeelden van taken

• de regelgeving en de van krachtzijnde procedures correct toepassen

• de transacties in verband met de inschrijving van voertuigen of de schrapping van kentekenplaten uitvoeren

 

Als

kennisbeheerder

op de hoogte blijven van de nieuwe relevante ontwikkelingen in de diverse domeinen (inschrijvingen, rijbewijs en homologatie)

teneinde

bij te dragen tot het verbeteren van een doeltreffende dienstverlening

 

Voorbeelden van taken

• in het raam van de samenwerking met andere interne en externe diensten alle kansen grijpen om de eigen kennis te actualiseren en te verruimen

• de eigen kennis en goede praktijken delen en in voorkomend geval de collega's informeren over de nieuwe ontwikkelingen

• zorgen voor de verspreiding van de nieuwe relevante ontwikkelingen binnen het team van loketbediendes

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Burger	Aanvraag tot inschrijving, aanvraag voor een gepersonaliseerde kentekenplaat,…	Document, mondeling	Dagelijks
Loketbediendes	Vragen, problemen	Mondeling, schriftelijk	Dagelijks
Overige dienstverlening (homologatie)	Vraag om aanpassing van gegevens	E-mail	Dagelijks
Overige dienstverlening (homologatie)	Informatie die specifiek is voor de homologatie (goedkeuring als enig voertuig)	E-mail	Dagelijks
Burger	Aanvraag van een attest of verzoek om inlichtingen (inschrijving in het buitenland)	Mondeling	Dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Burger	Regelgeving	Mondeling	dagelijks
Burger	raadgevingen, advies, uitleg	Mondeling	dagelijks
Loketbediendes	Beslissingen, instructies	Mondeling, schriftelijk	dagelijks
Loketbediendes	Aanpassing van de regelgeving	Document, mondeling	maandelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Antennecoördinator

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• Het nagaan of de documenten voldoen aan de procedures

• Het al of niet aanvaarden van gewone inschrijvingen in het raam van de geldende regels

• De organisatie van het eigen werk

• Dagelijkse planning voor het team

• Eerste oplossing bij problemen aan het loket

• Verlofplanning van de medewerkers van zijn team

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• Verloven-afwezigheden

• Complexere vragen of klachten

• Validering van buitenlandse documenten

• De aanvaarding van de inschrijving in geval van verlies of diefstal van bepaalde documenten

• Prioriteiten voor het team

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

Niet relevant

 

Eigen werkbudget

Niet relevant

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. Niet relevant

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• Regelgeving over de inschrijving van voertuigen

 

Welke vernieuwingen

• Verbeteringen voorstellen met het oog op een meer doeltreffende dienstverlening

• Verbeteringen van de interne werking van het team

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• Huidige regelgeving

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.