Imprimer

Gestionnaire de dépenses (M/F)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : BB001

Niveau: C

Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers

Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)




Raison d'être de la fonction

Réaliser le traitement, le suivi et le rapportage du suivi des dépenses concernant l’institution

afin de

présenter à tout moment une comptabilité des dépenses correcte et conforme à la réalité.

 

Finalités
En tant que
gestionnaire
    faire le suivi des dépenses, des commandes, des factures et des autres frais de fonctionnement

afin de

    fournir une comptabilité des dépenses correcte et conforme à la réalité.

 

Exemples de tâches
  • valider les bons de commande dans les délais requis
  • enregistrer, comptabiliser (dans le respect des règles comptables et budgétaires), classer les factures ainsi que les notes de crédit et effectuer le suivi des éventuels leasings informatiques, traiter et classer les états de frais
  • suivre les disponibilités et les réalisations budgétaires
  • préparer et contrôler les paiements en respectant les échéances
  • préparer les comptabilisations et comptabiliser les flux financiers du compte financier de gestion

 

En tant que
contrôleur
    participer au contrôle des comptabilisations et à l’élaboration de l’inventaire, et, de façon plus générale, à la préparation et à l’élaboration de tout document concernant la comptabilité et les finances

afin de

    fournir des informations fiables en vue d’une comptabilité transparente.

 

Exemples de tâches
  • élaborer des statistiques, des rapports et des comptes rendus
  • établir et exécuter des contrôles
  • contacter les différents services, fournir des renseignements
  • établir l’inventaire

 

En tant que
collaborateur administratif
    exécuter correctement les tâches administratives selon les règles en vigueur dans le service

afin de

    garantir la disponibilité et la documentation des informations qui sont nécessaires à l’exercice de la fonction.

 

Exemples de tâches
  • mettre à jour de façon continue les dossiers
  • classer, collecter et traiter les informations de manière pertinente
  • organiser et structurer les dossiers

 

En tant que
utilisateur expérimenté
    identifier et signaler les problèmes

afin de

    contribuer à optimiser les procédures et à améliorer la qualité du travail.

 

Exemples de tâches
  • contribuer à optimiser les procédures et à améliorer la qualité du travail.
  • découvrir les anomalies et manquements dans les applications informatiques et les signaler à son supérieur hiérarchique

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

Fournisseurs

Factures, notes de crédit, demandes d’information

Support papier, mails, demandes écrites et orales

Quotidienne

Direction du service

Instructions, planning, demandes d’informations et de support

Directives et demandes écrites et orales, documents, réunions de travail

Hebdomadaire

Autres services

Ordres de paiement, information, demandes d’information

Demandes écrites et orales, documents, fichiers, réunions

Quotidienne

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

Direction du service

Rapports (ad hoc), données comptables

Explications écrites et orales, tableaux rapports, documents, réunions de travail

Quotidienne, Hebdomadaire (réunions de travail)

Fournisseurs

Information relative à la réception de factures et aux paiements effectués,

Explications écrites et orales, documents

Quotidienne

Autres services

données comptables et information relative aux paiements effectués

Explications écrites (mails) et orales

Quotidienne

Organes de contrôle

Rapports comptables, données spécifiques, fichiers comptables, pièces justificatives, explications

Explications écrites et orales, tableaux Excel, rapports, documents (ad hoc)

Annuelle

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

Attaché FIN

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
  • la planification de son propre travail,
  • les réponses à des questions par téléphone, les réponses ad hoc,
  • le traitement de problèmes de routine; les problèmes complexes et les contestations sont éventuellement transmises à son supérieur,
  • la réalisation des activités sous sa responsabilité en fonction des procédures et règles du service

 

La fonction doit demander une autorisation pour
  • le contenu de la correspondance,
  • faire signer pour accord chaque dépense,
  • tout ce qui s’écarte des procédures normales et directives spécifiques pour la fonction

 

Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité

/

 

Budget de travail propre

/

 

Autres données quantitatives

1. /

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
  • Législation et réglementation comptable générale, budgétaire et analytique.

 

Quelles innovations
  • Formuler des suggestions d'amélioration des processus et des techniques de travail en fonction de sa propre expérience.

 

Sur base de quel cadre de référence
  • Législation et réglementation comptable générale, budgétaire et analytique.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques base ou base et marges.