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Gestionnaire de dossiers comptables (postes diplomatiques et consulaires) (M/F/X)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : BB003

Niveau: C

Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers

Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)




Raison d'être de la fonction

Gérer, analyser et contrôler tous les mouvements et données comptables des postes consulaires et diplomatiques belges à l’étranger

afin de

pouvoir calculer les dépenses de manière correcte et optimale et d’assurer le fonctionnement normal des postes en procédant au remboursement périodique de leurs dépenses

 

Finalités
En tant que
gestionnaire de dossiers
    Gérer et contrôler les documents comptables et budgétaires avec précision et méthode

afin de

    garantir le fonctionnement des postes diplomatiques en procédant aux remboursements périodiques.

 

Exemples de tâches
  • Préparer les transferts pour le poste
  • Contrôler les fonds disponibles (en caisse et à la banque)
  • Consulter l’application consulaire permettant de gérer tous les produits et tâches consulaires (délivrance de visas, de passeports, …) des postes (Consunet) et postes honoraires (Consuweb) ainsi que les flux financiers (taxes consulaires et frais de production) y afférents

 

En tant que
gestionnaire de dossiers
    Contrôler les pièces comptables avec précision et régularité

afin de

    permettre la bonne exécution des instructions fournies par les différents services

 

Exemples de tâches
  • Consulter Logistics (application de regroupement, suivi et gestion de l’ensemble des demandes d’autorisation émises par l’ensemble des postes et concernant tous les services du SPF)
  • Contrôler et, le cas échéant, adapter les autorisations des services gestionnaires de crédits et en surveiller l’exécution

 

En tant que
gestionnaire de dossiers
    Créer les grilles budgétaires

afin de

    garantir l’imputation correcte et rapide en poste des dépenses effectuées

 

Exemples de tâches
  • Consulter Fedcom (système SAP de comptabilité fédérale)
  • Adapter les bons de commande (purchase orders – PO)

 

En tant que
gestionnaire de dossiers
    Contrôler et suivre les enveloppes budgétaires annuelles allouées à un poste spécifique

afin de

    pouvoir signaler à temps aux acteurs concernés tout dépassement imminent

 

Exemples de tâches
  • Consulter budget.net (le volet budgétaire spécifique qui fournit, par poste et par catégorie de budget, un aperçu des budgets, dépenses, soldes, révisions budgétaires et justifications relevant du poste et du département)
  • Contrôler les enveloppes budgétaires annuelles dans le cadre de la gestion autonome
  • Consulter Per All (banque de données du personnel)

 

En tant que
gestionnaire de litiges
    Traiter avec rapidité et efficacité les plaintes et litiges simples ou courants

afin de

    offrir au client une solution justifiée

 

Exemples de tâches
  • Réceptionner le litige ou la plainte et en examiner la nature
  • Rassembler des informations complémentaires (prendre contact avec les personnes concernées, analyser les motifs du litige ou de la plainte, etc.)
  • Rédiger une recommandation ou une proposition
  • Informer les parties concernées de l’état d’avancement

 

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

Le chef de service et le(s) chef(s) de service adjoint(s) B&B4 Contrôle de gestion des postes

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Profil de compétences génériques

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