Dossierbeheerder boekhouding (diplomatieke en consulaire posten) (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : BB003
Niveau: C
Functiefamilie : Dossierbeheerders Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)
Doel van de functie
Beheren, analyseren en controleren van alle boekhoudkundige gegevens en bewegingen verricht op de Belgische diplomatieke en consulaire posten in het buitenland
teneinde
de uitgaven correct en optimaal aan te kunnen rekenen en de normale werking van de posten te verzekeren door periodieke terugstortingen van hun uitgaven.
Resultaatgebieden
AlsdossierbeheerderOp nauwkeurige en methodische wijze, de boekhoudkundige en budgettaire documenten beheren en controleren
teneinde
de werking van de diplomatieke posten te verzekeren door periodieke terugstortingen.
Voorbeelden van taken
- Klaarmaken van transferten voor de post
- Controle van de beschikbare fondsen ( kas en bank )
- Consultatie van de consulaire applicatie waarin alle consulaire taken en produkten (afgifte visa, paspoorten,……) van de posten ( consunet ) en ere- posten (consuweb ) in zit vervat alsmede de financiële stromen ( consulaire taksen en produktiekosten) die hieraan verbonden zijn
AlsdossierbeheerderOp nauwkeurige en regelmatige manier de boekhoudkundige stukken controleren
teneinde
een correcte uitvoering van de instructies gegeven door de verschillende diensten mogelijk te maken
Voorbeelden van taken
- Consultatie in Logistics uitvoeren ( applicatie die alle toelatingsaanvragen van al de posten voor al de diensten op de FOD groepeert, opvolgt en beheert )
- Toelatingen van de kredietbeherende diensten en de uitvoering ervan controleren en desgevallend aanpassen
AlsdossierbeheerderDe budgettaire roosters opmaken
teneinde
een vlugge en correcte aanrekening van de verrichtte uitgaven op post te verzekeren.
Voorbeelden van taken
- Consultatie in Fedcom (het federale boekhoudsysteem gebaseerd op SAP)
- Aanpassingen van PO (Purchase Order)
AlsdossierbeheerderControleren en opvolgen van de budgettaire jaarlijkse enveloppen gegeven aan een individuele post
teneinde
te kunnen zorgen voor een tijdige signalering aan de betrokken actoren van nakende overschrijdingen.
Voorbeelden van taken
- Consultatie van budget.net ( het specifieke budgettaire luik die per post en per type budget een overzicht geeft van de budgetten,de uitgaven,de saldi, de budgettaire herzieningen en de justificaties vanwege de post en het departement)
- Nakijken van de jaarlijkse budgettaire enveloppen in het kader van de beheersautonomie
- Consultatie Per All ( personeelsdatabank)
Alsgeschilbeheerderde eenvoudige en/of gebruikelijke klachten en geschillen op een snelle en doeltreffende wijze behandelen
teneinde
aan de klant een gerechtvaardigde oplossing aan te reiken
Voorbeelden van taken
- De aard van het geschil en /of klacht ontvangen, bestuderen
- Aanvullende informatie vergaren: contact opnemen met de betrokken personen, de motieven ontleden,….
- Een raadgeving of een voorstel opstellen
- Betrokken partijen inlichten over de stand van zaken
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
Posten
|
Bewijsstukken, Toelatingen, Verduidelijkingen, Onderrichtingen, Bedragen, Opmerkingen
|
Papier (rapport,fax), Mail, Telefonisch, Mondeling
|
Ad hoc
|
Kredietbeherende diensten
|
Bewijsstukken, Toelatingen, Verduidelijkingen, Onderrichtingen, Bedragen, Opmerkingen
|
Papier (rapport,fax), Mail, Telefonisch, Mondeling
|
Ad hoc
|
Diensthoofd
|
Bewijsstukken, Toelatingen, Verduidelijkingen, Onderrichtingen, Bedragen, Opmerkingen
|
Papier (rapport,fax), Mail, Telefonisch, Mondeling
|
Ad hoc
|
Inspectiedienst
|
Bewijsstukken, Toelatingen, Verduidelijkingen, Onderrichtingen, Bedragen, Opmerkingen
|
Papier (rapport,fax), Mail, Telefonisch, Mondeling
|
Ad hoc
|
Consulaire dienst (C2.3)
|
Bewijsstukken, Toelatingen, Verduidelijkingen, Onderrichtingen, Bedragen, Opmerkingen
|
Papier (rapport,fax), Mail, Telefonisch, Mondeling
|
Ad hoc
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
Posten
|
Financiële (boekhoudkundige en consulaire )informatie
|
Papier (standaardrapport,fax,postfiches,budgettaire tabel,….), Mail, Telefonisch
|
Ad hoc
|
Kredietbeherende diensten
|
Financiële (boekhoudkundige en consulaire )informatie
|
Papier (standaardrapport,fax,postfiches,budgettaire tabel,….), Mail, Telefonisch
|
Ad hoc
|
Diensthoofd
|
Financiële (boekhoudkundige en consulaire )informatie
|
Papier (standaardrapport,fax,postfiches,budgettaire tabel,….), Mail, Telefonisch
|
Ad hoc
|
Inspectiedienst
|
Financiële (boekhoudkundige en consulaire )informatie
|
Papier (standaardrapport,fax,postfiches,budgettaire tabel,….), Mail, Telefonisch
|
Ad hoc
|
Consulaire dienst C2.3
|
Financiële (boekhoudkundige en consulaire )informatie
|
Papier (standaardrapport,fax,postfiches,budgettaire tabel,….), Mail, Telefonisch
|
Ad hoc
|
Rekenhof
|
Financiële (boekhoudkundige en consulaire )informatie
|
Papier (standaardrapport,fax,postfiches,budgettaire tabel,….), Mail, Telefonisch
|
Ad hoc
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
Diensthoofd en adjunct(en) diensthoofd B&B 4 – Beheerscontrole van de Posten
De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- Zeer beperkte actievrijheid: De vrijheid binnen de functie is erg beperkt door de te respecteren procedures en reglementeringen.
- De beheerder kan enkel beslissingen nemen op het niveau van prioriteiten in het dossierbeheer en binnen het opvolgen van dossiers ( eigen werkplanning ).
De functie moet autorisatie vragen voor
- Alles wat afwijkt van de normale procedures en specifieke richtlijnen waarbinnen de dossierbeheerder zijn taken uitoefent.
- Beslissingen over complexe of gevoelige dossiers en dossiers die de regels van toepassing niet respecteren.
Impact
Totaal werkbudget entiteit
/
Eigen werkbudget
/
Andere kwantitatieve gegevens
1. /
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- wetgeving en reglementering omtrent boekhoudkundige en administratieve en financiële controle
- specifiek aan FOD Buitenlandse Zaken gebonden reglementeringen ( financieel handboek)
- wetten op de rijksboekhouding
Welke vernieuwingen
- suggesties ter optimalisatie van bestaande procedures ( bv verbetering en/of uitbreiding beheersautonomie )
Gebaseerd op welk referentiekader
- Instructies en richtlijnen komende vanuit B&B management
|