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Gestionnaire de dossiers traités internationaux (M/F)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : JU001

Niveau: C

Famille de fonctions : Agents de support

Catégorie de métiers : 09. Normes juridiques et Litiges (JU)




Raison d'être de la fonction

Traiter des dossiers, selon les procédures applicables, dans le cadre de la procédure d’approbation et de ratification relative aux traités internationaux

afin de

garantir l’établissement de dossiers corrects et complets qui répondent aux exigences posées par ladite procédure.

 

Finalités
En tant que
gestionnaire de dossiers
    Préparer les documents requis par la procédure d’approbation et de ratification sur la base des informations reçues et conformément aux instructions

afin de

    garantir l’établissement de dossiers corrects et complets établis dans le respect des exigences de ladite procédure

 

Exemples de tâches
  • Contrôler que les dossiers d’approbation préparatoires en provenance des services internes ou externes contiennent toutes les informations requises après réception des dossiers en question
  • Si un dossier d’approbation n’est pas complet, poser des questions supplémentaires aux services internes ou externes compétents ou finaliser le dossier personnellement si nécessaire (ex. : demander l’avis de l’Inspection des Finances)
  • Préparer toutes les pièces destinées à la procédure qui sont requises dans le cadre de la procédure d’approbation (y compris les documents devant être soumis au ministre pour signature)
  • Préparer les documents, outre les pièces destinées à la procédure, relatifs à la signature et à la ratification des traités (ex. : pleins pouvoirs, instrument de ratification)
  • Ordonner les documents des dossiers d’approbation en vue de leur classement définitif

 

En tant que
collaborateur de support
    Accomplir une série de tâches administratives et organisationnelles diverses

afin de

    permettre aux membres du personnel de niveau A de se concentrer sur leurs tâches essentielles et veiller ainsi à la signature des traités et à l’application correcte et efficace des procédures d’approbation

 

Exemples de tâches
  • Préparer les traités qui doivent être soumis à signature (mise en pages, première révision du texte)
  • Préparer le matériel (ex. : imprimer les copies requises) et les dossiers destinés au Conseil des ministres et au Conseil d’État
  • Assister aux cérémonies de signature avec des membres du personnel de niveau A
  • Conserver en bon ordre les archives des traités originels
  • Fournir personnellement certains dossiers urgents et cruciaux à des acteurs externes (Greffier du Sénat, SPF Justice, Moniteur belge)

 

En tant que
importateur de données
    Enregistrer et mettre à jour des données dans la banque de données « Traités »

afin de

    garantir l’utilisation d’informations exactes et complètes dans le cadre des activités du service et dans les réponses fournies aux acteurs internes ou externes

 

Exemples de tâches
  • Enregistrer des nouveaux traités dans la banque de données « Traités »
  • Mettre à jour le contenu de la banque de données sur la base de l’évolution de la procédure belge d’approbation et de l’évolution en matière de ratification, par d’autres États, de traités multilatéraux
  • Etre capable de lire et d’interpréter de manière adéquate le contenu de la banque de données
  • Tenir à jour les listes relatives aux traités mixtes (après modification des procédures d’approbation au sein du pouvoir fédéral et des Régions ou Communautés)

 

En tant que
personne de contact
    Fournir des informations aux acteurs internes ou externes et répondre aux questions de ces derniers

afin de

    leur apporter des informations et réponses correctes et complètes et de leur apporter un soutien pendant leurs travaux

 

Exemples de tâches
  • Réceptionner les questions portant sur les relations contractuelles fixées par traité et effectuer des recherches
  • Répondre personnellement aux questions simples ou, le cas échéant, renvoyer les questions au personnel de niveau A
  • Accompagner les visiteurs dans le service (avant la visite : rechercher le traité concerné dans la banque de données ; lors de la visite : imprimer éventuellement des copies)
  • Effectuer des recherches dans la banque de données ou dans les dossiers d’archives définitives

 

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

Chef de service direction Traités

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques base ou base et marges.