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Gestionnaire de dossiers traités internationaux (M/F)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : JU001

Niveau: C

Famille de fonctions : Agents de support

Catégorie de métiers : 09. Normes juridiques et Litiges (JU)




Raison d'être de la fonction

Traiter des dossiers, selon les procédures applicables, dans le cadre de la procédure d’approbation et de ratification relative aux traités internationaux

afin de

garantir l’établissement de dossiers corrects et complets qui répondent aux exigences posées par ladite procédure.

 

Finalités
En tant que
gestionnaire de dossiers
    Préparer les documents requis par la procédure d’approbation et de ratification sur la base des informations reçues et conformément aux instructions

afin de

    garantir l’établissement de dossiers corrects et complets établis dans le respect des exigences de ladite procédure

 

Exemples de tâches
  • Contrôler que les dossiers d’approbation préparatoires en provenance des services internes ou externes contiennent toutes les informations requises après réception des dossiers en question
  • Si un dossier d’approbation n’est pas complet, poser des questions supplémentaires aux services internes ou externes compétents ou finaliser le dossier personnellement si nécessaire (ex. : demander l’avis de l’Inspection des Finances)
  • Préparer toutes les pièces destinées à la procédure qui sont requises dans le cadre de la procédure d’approbation (y compris les documents devant être soumis au ministre pour signature)
  • Préparer les documents, outre les pièces destinées à la procédure, relatifs à la signature et à la ratification des traités (ex. : pleins pouvoirs, instrument de ratification)
  • Ordonner les documents des dossiers d’approbation en vue de leur classement définitif

 

En tant que
collaborateur de support
    Accomplir une série de tâches administratives et organisationnelles diverses

afin de

    permettre aux membres du personnel de niveau A de se concentrer sur leurs tâches essentielles et veiller ainsi à la signature des traités et à l’application correcte et efficace des procédures d’approbation

 

Exemples de tâches
  • Préparer les traités qui doivent être soumis à signature (mise en pages, première révision du texte)
  • Préparer le matériel (ex. : imprimer les copies requises) et les dossiers destinés au Conseil des ministres et au Conseil d’État
  • Assister aux cérémonies de signature avec des membres du personnel de niveau A
  • Conserver en bon ordre les archives des traités originels
  • Fournir personnellement certains dossiers urgents et cruciaux à des acteurs externes (Greffier du Sénat, SPF Justice, Moniteur belge)

 

En tant que
importateur de données
    Enregistrer et mettre à jour des données dans la banque de données « Traités »

afin de

    garantir l’utilisation d’informations exactes et complètes dans le cadre des activités du service et dans les réponses fournies aux acteurs internes ou externes

 

Exemples de tâches
  • Enregistrer des nouveaux traités dans la banque de données « Traités »
  • Mettre à jour le contenu de la banque de données sur la base de l’évolution de la procédure belge d’approbation et de l’évolution en matière de ratification, par d’autres États, de traités multilatéraux
  • Etre capable de lire et d’interpréter de manière adéquate le contenu de la banque de données
  • Tenir à jour les listes relatives aux traités mixtes (après modification des procédures d’approbation au sein du pouvoir fédéral et des Régions ou Communautés)

 

En tant que
personne de contact
    Fournir des informations aux acteurs internes ou externes et répondre aux questions de ces derniers

afin de

    leur apporter des informations et réponses correctes et complètes et de leur apporter un soutien pendant leurs travaux

 

Exemples de tâches
  • Réceptionner les questions portant sur les relations contractuelles fixées par traité et effectuer des recherches
  • Répondre personnellement aux questions simples ou, le cas échéant, renvoyer les questions au personnel de niveau A
  • Accompagner les visiteurs dans le service (avant la visite : rechercher le traité concerné dans la banque de données ; lors de la visite : imprimer éventuellement des copies)
  • Effectuer des recherches dans la banque de données ou dans les dossiers d’archives définitives

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

Services internes du SPF

Dossiers d’approbation préparatoires, demandes d’informations, demandes de préparation de mise en pages de traités

Notes, courriers électroniques, contacts oraux et téléphoniques

Fréquence quotidienne

Ambassades belges

Informations relatives aux procédures, demandes d’informations

Courriers électroniques, contacts oraux et téléphoniques

Fréquence quotidienne

Ambassades étrangères à Bruxelles

Informations relatives aux procédures, demandes d’informations

Notes verbales

Fréquence hebdomadaire

Sénat

Épreuves

Documents

Fréquence hebdomadaire

Moniteur belge

Épreuves

Documents

Fréquence hebdomadaire

Supérieur hiérarchique

Dossiers d’approbation préparatoires, informations relatives aux procédures, demandes de préparation de mise en pages de traités

Contacts oraux et téléphoniques

Fréquence quotidienne

Tiers

Questions orales et écrites sur l’état d’avancement de procédures ou de relations contractuelles fixées par traité

Courriers électroniques, contacts téléphoniques

Fréquence hebdomadaire

Autres SPF

Dossiers d’approbation préparatoires, demandes d’informations, demande de préparation de mise en pages de traités

Courriers électroniques, documents, contacts téléphoniques

Fréquence hebdomadaire

Cellule stratégique Affaires étrangères

Dossiers d’approbation préparatoires, informations relatives aux procédures, demandes d’informations

Notes, courriers électroniques, contacts téléphoniques

Fréquence hebdomadaire

Greffier du Conseil d’État

Avis

Documents

Fréquence hebdomadaire

Secrétariat du Conseil des ministres

Notification des décisions

Documents

Fréquence hebdomadaire

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

Services internes du SPF

Informations relatives aux données traitées dans le cadre des procédures

Courriers électroniques, notes, contacts téléphoniques

Fréquence quotidienne

Ambassades belges

Informations relatives aux données traitées dans le cadre des procédures

Courriers électroniques, contacts téléphoniques

Fréquence quotidienne

Ambassades étrangères à Bruxelles

Informations relatives aux données traitées dans le cadre des procédures

Notes verbales

Fréquence quotidienne

Sénat

Épreuves révisées

Documents

Fréquence hebdomadaire

Moniteur belge

Épreuves révisées

Documents

Fréquence hebdomadaire

Supérieur hiérarchique

Données traitées dans le cadre des procédures, informations relatives aux données traitées dans le cadre des procédures

Documents, contacts oraux et téléphoniques

Fréquence quotidienne

Tiers

Informations relatives à l’état d’avancement des procédures ou des relations contractuelles fixées par traité

Courriers électroniques, contacts téléphoniques

Fréquence quotidienne

Autres SPF

Informations relatives aux données traitées dans le cadre des procédures

Courriers électroniques, notes, contacts téléphoniques

Fréquence quotidienne

Cellule stratégique Affaires étrangères

Données traitées dans le cadre des procédures, informations relatives aux données traitées dans le cadre des procédures

Courriers électroniques, contacts téléphoniques

Fréquence quotidienne

Secrétariat du Conseil des ministres

Demandes d’accord

Documentation

Fréquence hebdomadaire

Greffier du Conseil d’État

Demandes d’avis

Documentation

Fréquence hebdomadaire

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

Chef de service direction Traités

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
  • organisation du travail personnel
  • réponses orales ou par téléphone aux questions simples

 

La fonction doit demander une autorisation pour
  • envoyer les courriers
  • répondre aux questions complexes

 

Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité

Sans objet

 

Budget de travail propre

Sans objet

 

Autres données quantitatives

1. Sans objet

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
  • Instructions internes relatives à la procédure d’approbation et de ratification (fondées sur la législation en vigueur)

 

Quelles innovations
  • Propositions d’amélioration pour les petites questions pratiques et le fonctionnement de la banque de données

 

Sur base de quel cadre de référence
  • Constitution
  • Loi spéciale du 8 août 1980 de réformes institutionnelles
  • Accord de coopération entre l’État fédéral, les Communautés et les Régions relatif aux modalités de conclusion des traités mixtes
  • Convention de Vienne sur le droit des traités

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques base ou base et marges.