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Assistant administratif - administration du personnel (M/F)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : PO002

Niveau: C

Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)




Raison d'être de la fonction

Faire le suivi administratif des dossiers relatifs aux affaires administratives du personnel (In &Out, formations certifiées, congés annuels/maternités/paternité, accidents du travail, maladie, temps partiel, pensions) conformément aux statuts des membres du personnel statutaire et contractuel ainsi qu’au règlement de travail

afin de

offrir un service prompt et correct aux collaborateurs de l’INAMI, ainsi que de répondre adéquatement aux sollicitations externes.

 

Finalités
En tant que
gestionnaire de dossier
    traiter et suivre les dossiers des membres du personnel, dans le respect de la réglementation en vigueur

afin de

    réagir de façon rapide et efficace tout problème/toutes modifications survenant dans les dossiers individuels

 

Exemples de tâches
  • Réceptionner et vérifier les documents constitutifs d’un dossier ainsi que l’alimenter à l’aide des pièces prévues dans la réglementation/procédure (demande d’informations complémentaires, demande de clarification de certains éléments, demande de documents spécifiques, …)
  • Suivre l’état d’avancement des dossiers en cours (en interne ou adressés à des organismes tiers) et prendre les mesures nécessaires en fonction des procédures en vigueur ou de la réglementation (ex : refus de jours de congés en fonction des quotas réglementaires)
  • Prendre contact avec les organismes extérieurs (Medex, Ethias, Commission des Pensions, mutuelles) afin d’obtenir les données/réponses nécessaires dans les dossiers du personnel
  • Prendre contact avec les collaborateurs afin de les prévenir de procédures à suivre en fonction de leur situation individuelle
  • Préparer le dossier pour l’autorité qui a le pouvoir de décision

 

En tant que
collaborateur administratif
    exécuter un ensemble de tâches administratives selon les procédures en vigueur

afin de

    assurer un traitement optimal des dossiers

 

Exemples de tâches
  • Encoder les données ou effectuer les modifications nécessaires dans les bases de données/logiciels adéquats, tenir à jour les informations relatives au personnel
  • Faire le suivi de la correspondance
  • Compléter des lettres types, des documents, des attestations ou des arrêtés
  • Assurer le classement adéquat des dossiers/documents (de manière physique ou électronique)

 

En tant que
personne de contact interne
    répondre aux questions des membres du personnel et leur fournir toutes informations relatives à leur dossier

afin de

    leur transmettre des informations pertinentes et adaptées à la réglementation en vigueur

 

Exemples de tâches
  • Répondre à des questions concernant des dossiers individuels concrets
  • Informer le personnel de modifications en termes de procédures ou de réglementation ayant des répercussions sur leur dossier

 

En tant que
spécialiste
    maintenir et actualiser ses connaissances en matière de réglementation/législation et des procédures ad hoc

afin de

    pouvoir appliquer son expertise dans le traitement des dossiers du personnel et d’offrir ainsi un service de qualité

 

Exemples de tâches
  • Se tenir informé des évolutions réglementaires/législatives et procédurales
  • Suivre des formations liées à son expertise

 

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

Le responsable de la cellule administrative du personnel

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques base ou base et marges.