Afdrukken

Administratief assistent - personeelsadministratie (M/V)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : PO002

Niveau: C

Functiefamilie : Dossierbeheerders

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)




Doel van de functie

Zorgen voor de administratieve follow-up van de dossiers met betrekking tot de administratieve zaken van het personeel (In & Out, gecertificeerde opleidingen, jaarlijks vakantieverlof/moederschapsverlof/vaderschapsverlof, arbeidsongevallen, deeltijds werken, pensioneringen) overeenkomstig de statuten van het statutair en contractueel personeel en met inachtneming van het arbeidsreglement

teneinde

de RIZIV-medewerkers een snelle en correcte dienstverlening te bieden en vragen van buitenaf op een gepaste manier te beantwoorden.

 

Resultaatgebieden
Als
dossierbeheerder
    behandelen en beheren van de dossiers van het personeel, met inachtneming van de geldende reglementering

teneinde

    snel en efficiënt te reageren op problemen/wijzigingen in verband met de individuele dossiers

 

Voorbeelden van taken
  • De dossierstukken ontvangen en nalezen en het dossier vervolledigen met de stukken die worden voorgeschreven door de reglementering/procedure (vraag om bijkomende informatie, vraag om verduidelijking van bepaalde gegevens, vraag om welbepaalde documenten te bezorgen, ….);
  • De dossiers die nog (intern of bij derde instellingen) in behandeling zijn, volgen en nemen van de juiste maatregelen in functie van de procedure of de regelgeving (voorbeeld: weigering van verlofdagen in functie van de regelgeving)
  • Contact opnemen met de externe instellingen (Medex, Ethias, Pensioenencommissie, ziekenfondsen) om van hen de nodige gegevens/antwoorden te verkrijgen met betrekking tot de dossiers van het personeel;
  • Contact opnemen met de medewerkers om hen te informeren over de procedures die zij in hun specifieke situatie moeten volgen;
  • Het dossier voorbereiden voor de instantie die beslissingsbevoegdheid heeft.

 

Als
administratief medewerker
    uitvoeren van een reeks administratieve taken volgens de geldende procedures

teneinde

    te zorgen voor een optimale behandeling van de dossiers

 

Voorbeelden van taken
  • De gegevens invoeren of de nodige wijzigingen aanbrengen in de gegevensbanken/aangepaste softwareprogramma’s, de gegevens met betrekking tot het personeel up to date houden;
  • De briefwisseling beheren;
  • Typebrieven, documenten, getuigschriften of besluiten opstellen;
  • De dossiers/documenten op een gepaste manier klasseren (fysiek of elektronisch).

 

Als
interne contactpersoon
    beantwoorden van de vragen van de personeelsleden en hun de nodige informatie in verband met hun dossier verschaffen

teneinde

    hun pertinente en reglementair correcte informatie te bezorgen

 

Voorbeelden van taken
  • Vragen met betrekking tot concrete individuele dossiers beantwoorden;
  • Het personeel op de hoogte brengen van wijzigingen inzake procedures of reglementering die gevolgen hebben voor hun dossier.

 

Als
specialist
    Regelmatig opfrissen en actualiseren van de kennis inzake reglementering/wetgeving en van de ad-hocprocedures

teneinde

    gebruik te kunnen maken van zijn expertise bij de behandeling van de personeelsdossiers en op die manier een kwaliteitsvolle dienstverlening te bieden

 

Voorbeelden van taken
  • Op de hoogte blijven van de evoluties op het vlak van reglementering/wetgeving en procedures;
  • Opleidingen met betrekking tot zijn expertisedomein volgen.

 

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

de verantwoordelijke van de administratieve cel van de Personeelsadministratie

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen – basis of basis en marges of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.