Assistant administratif - administration du personnel (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : PO002
Niveau: C
Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)
Raison d'être de la fonction
Faire le suivi administratif des dossiers relatifs aux affaires administratives du personnel (In &Out, formations certifiées, congés annuels/maternités/paternité, accidents du travail, maladie, temps partiel, pensions) conformément aux statuts des membres du personnel statutaire et contractuel ainsi qu’au règlement de travail
afin de
offrir un service prompt et correct aux collaborateurs de l’INAMI, ainsi que de répondre adéquatement aux sollicitations externes.
Finalités
En tant quegestionnaire de dossiertraiter et suivre les dossiers des membres du personnel, dans le respect de la réglementation en vigueur
afin de
réagir de façon rapide et efficace tout problème/toutes modifications survenant dans les dossiers individuels
Exemples de tâches
- Réceptionner et vérifier les documents constitutifs d’un dossier ainsi que l’alimenter à l’aide des pièces prévues dans la réglementation/procédure (demande d’informations complémentaires, demande de clarification de certains éléments, demande de documents spécifiques, …)
- Suivre l’état d’avancement des dossiers en cours (en interne ou adressés à des organismes tiers) et prendre les mesures nécessaires en fonction des procédures en vigueur ou de la réglementation (ex : refus de jours de congés en fonction des quotas réglementaires)
- Prendre contact avec les organismes extérieurs (Medex, Ethias, Commission des Pensions, mutuelles) afin d’obtenir les données/réponses nécessaires dans les dossiers du personnel
- Prendre contact avec les collaborateurs afin de les prévenir de procédures à suivre en fonction de leur situation individuelle
- Préparer le dossier pour l’autorité qui a le pouvoir de décision
En tant quecollaborateur administratifexécuter un ensemble de tâches administratives selon les procédures en vigueur
afin de
assurer un traitement optimal des dossiers
Exemples de tâches
- Encoder les données ou effectuer les modifications nécessaires dans les bases de données/logiciels adéquats, tenir à jour les informations relatives au personnel
- Faire le suivi de la correspondance
- Compléter des lettres types, des documents, des attestations ou des arrêtés
- Assurer le classement adéquat des dossiers/documents (de manière physique ou électronique)
En tant quepersonne de contact internerépondre aux questions des membres du personnel et leur fournir toutes informations relatives à leur dossier
afin de
leur transmettre des informations pertinentes et adaptées à la réglementation en vigueur
Exemples de tâches
- Répondre à des questions concernant des dossiers individuels concrets
- Informer le personnel de modifications en termes de procédures ou de réglementation ayant des répercussions sur leur dossier
En tant quespécialistemaintenir et actualiser ses connaissances en matière de réglementation/législation et des procédures ad hoc
afin de
pouvoir appliquer son expertise dans le traitement des dossiers du personnel et d’offrir ainsi un service de qualité
Exemples de tâches
- Se tenir informé des évolutions réglementaires/législatives et procédurales
- Suivre des formations liées à son expertise
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Management
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Questions de tiers, dossiers
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Contact personnel, mail
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quotidien
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Services extérieurs
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Questions, dossiers
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Mail, documents
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quotidien
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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management
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Informations, questions
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Mail, documents
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quotidien
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Services extérieurs
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Informations, questions
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Mail, documents
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quotidien
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Membres du personnel
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Informations
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Mail, téléphone
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quotidien
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Positionnement
La fonction est dirigée par
Le responsable de la cellule administrative du personnel
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- Organisation de son propre travail dans le respect des délais prévus par la réglementation/procédure
- Proposition de décision dans des dossiers suivant la réglementation en vigeur
La fonction doit demander une autorisation pour
- Gestion de dossiers complexes
- Traitement de questions qui sortent du cadre de l’application pure de la réglementation
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Pas d’application
Budget de travail propre
Pas d’application
Autres données quantitatives
1. Pas d’application
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- Réglementation en vigueur
- Règles issues du Comité Général de Gestion
Quelles innovations
- Amélioration des Procédures internes
Sur base de quel cadre de référence
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