Beheerder administratieve dossiers (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : SD003
Niveau: C
Functiefamilie : Dossierbeheerders Beroepscategorie : 15. Sociale Zekerheid en Sociale bescherming (SD)
Doel van de functie
Autonoom de dossiers behandelen, vanaf de ontvangst van de aanvraag tot de mededeling van een beslissing volgens de geldende reglementering en procedures
teneinde
te zorgen voor de afhandeling van de dossiers en de beslissing meedelen aan de klanten met naleving van de doelstellingen van de dienst (Bestuursovereenkomst en termijnen bepaald door het Handvest van de sociaal verzekerde).
Resultaatgebieden
Alsdossierbeheerderde gegevens m.b.t. dossiers autonoom verzamelen, analyseren en evalueren binnen de gestelde termijnen
teneinde
een beslissing mee te delen in de toegewezen dossiers met naleving van de gestelde termijnen (Bestuursovereenkomst en Handvest van de sociaal verzekerde) en de geldende procedures.
Voorbeelden van taken
- de aanvraag ontvangen en inschrijven en autonoom de nodige informatie verzamelen
- de aanvraag onderzoeken, evalueren en een beslissing invoeren.
- het dossier voorbereiden voor de hiërarchische meerdere indien zijn goedkeuring nodig is.
- de dossiers dispatchen tussen de verschillende actoren (vooral voor medisch onderzoek en risico-onderzoek doorsturen) en toezien op de termijnen door rappels te sturen aan de betrokken gesprekspartners.
- het dossier archiveren wanneer het afgehandeld is.
Alsexterne contactpersooninlichtingen geven en antwoorden op vragen van klanten (aanvragers, rechthebbenden, werkgevers…) m.b.t. hun dossier, op vriendelijke, snelle en efficiënte wijze
teneinde
hen correcte inlichtingen en volledige antwoorden te geven over de behandelde dossiers.
Voorbeelden van taken
- de vragen ontvangen, de aard ervan bestuderen en de nodige gegevens verzamelen.
- de telefoon en brieven beantwoorden op vriendelijke, snelle en efficiënte wijze.
- zich ervan vergewissen dat de gesprekspartner het antwoord op zijn vraag ontvangen heeft en de aanvraag zo snel mogelijk doorsturen indien nodig.
- de vertrouwelijkheidsregels naleven.
- zo snel mogelijk schrijven als (een) bijkomende inlichting(en) nodig zijn.
Alsdeskundigeveranderingen in de procedures en werkmethoden voorstellen en steunen aan de persoon die ermee belast is en de aanpassingen aan procedures en methoden meedelen aan de andere collega's
teneinde
bij te dragen tot de actualisatie van de procedures en werkmethoden en aan de mededeling ervan binnen de organisatie.
Voorbeelden van taken
- de aan te brengen veranderingen in de procedures en handleidingen signaleren.
- die procedures en methoden meedelen aan de collega's.
Alsinterne contactpersoon de nodige inlichtingen geven en op vragen antwoorden over de dossiers aan de diensten die erbij betrokken zijn en zo spoedig mogelijk
teneinde
de samenwerking te vergemakkelijken tussen de diensten met het oog op de correcte behandeling van de dossiers.
Voorbeelden van taken
- zo snel mogelijk antwoorden op vragen van de betrokken diensten (artsen, ingenieurs, juridische dienst…) en op efficiënte wijze
- de toegang tot informatie voor de betrokken diensten vergemakkelijken door voor een goede structuur in het dossier te zorgen.
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
aanvragers en rechthebbenden
|
aanvragen FBZ, gegevens m.b.t. de loopbaan, werkattesten, perioden van arbeidsongeschiktheid
|
Formulieren, Raadpleging van databanken, attesten
|
Dagelijks
|
ziekenfondsen
|
aanvragen FBZ, gegevens m.b.t. de loopbaan, werkattesten, perioden van arbeidsongeschiktheid
|
Formulieren, Raadpleging van databanken, attesten
|
Dagelijks
|
werkgevers
|
aanvragen FBZ, gegevens m.b.t. de loopbaan, werkattesten, perioden van arbeidsongeschiktheid
|
Formulieren, Raadpleging van databanken, attesten
|
Dagelijks
|
instellingen van sociale zekerheid
|
aanvragen FBZ, gegevens m.b.t. de loopbaan, werkattesten, perioden van arbeidsongeschiktheid
|
Formulieren, Raadpleging van databanken, attesten
|
Dagelijks
|
andere diensten
|
aanvragen FBZ, gegevens m.b.t. de loopbaan, werkattesten, perioden van arbeidsongeschiktheid
|
Formulieren, Raadpleging van databanken, attesten
|
Dagelijks
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
aanvragers en rechthebbenden
|
Gegevens m.b.t. de aanvraag
|
Formulieren, interne databases, interne nota's, beslissingen
|
Dagelijks
|
ziekenfondsen
|
Gegevens m.b.t. de aanvraag
|
Formulieren, interne databases, interne nota's, beslissingen
|
Dagelijks
|
werkgevers
|
Gegevens m.b.t. de aanvraag
|
Formulieren, interne databases, interne nota's, beslissingen
|
Dagelijks
|
instellingen van sociale zekerheid
|
Gegevens m.b.t. de aanvraag
|
Formulieren, interne databases, interne nota's, beslissingen
|
Dagelijks
|
andere diensten
|
Gegevens m.b.t. de aanvraag
|
Formulieren, interne databases, interne nota's, beslissingen
|
Dagelijks
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
Attaché Toekenning F – teamverantwoordelijke (DSD185 - DSD076 - DSD326)
De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- de organisatie van zijn dagelijkse activiteiten in het kader van zijn verantwoordelijkheden
- de inhoud van de mondelinge en schriftelijke antwoorden die aan interne en externe gesprekspartners worden gegeven.
- het nemen van beslissingen in de dossiers in het kader van de dienstprocedures
De functie moet autorisatie vragen voor
- De beslissingen die buiten het kader vallen van de machtiging en van de dienstprocedures
Impact
Totaal werkbudget entiteit
/
Eigen werkbudget
/
Andere kwantitatieve gegevens
1. /
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- procedures en werkmethoden FBZ
Welke vernieuwingen
- de suggesties m.b.t. de aanpassing en de verbetering van de procedures en werkmethoden.
Gebaseerd op welk referentiekader
|