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Gestionnaire de dossiers concertation sociale (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : TE005
Niveau: B
Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers
Catégorie de métiers : 04. Emploi (TE)
Raison d'être de la fonction
Traiter ou préparer sur le plan du contenu des dossiers ou une ou plusieurs étapes consécutives d'un dossier, d’agrément, de mention ou de dérogation
afin de
garantir une prise de décision ou la finalisation du dossier en accord avec la réglementation en vigueur et d’élaborer des projets de procès-verbaux.
Finalités
En tant quegestionnaire de dossier
- vérifier si des dossiers complexes relatifs aux demandes d’agrément, de mention ou de dérogation concernant les domaines pour lesquelles la Division de la concertation sociale de la DG Humanisation du Travail (DG HUT) est compétente sont complet et respectent la réglementation en vigueur
afin de
- disposer de tous les éléments en vue d’une décision administrative ou d’une soumission pour la discussion et avis à la commission opérationnelle permanente du conseil supérieur.
Exemples de tâches
- Déterminer la réglementation ou la procédure à laquelle est soumis le dossier
- Vérifier si l'information dans le dossier est complète, correcte, consistante et cohérente, recueillir des informations ou des clarifications auprès de différentes sources et compléter les dossier
- Exécuter les étapes prévues du dossier en suivant la réglementation ou la procédure déterminée et tenir à jour les outils de gestion (tableaux en Excel)
- Surveiller et contrôler les données techniques et/ou financières des dossiers
En tant que
gestionnaire de dossier
- traiter de façon autonome le suivi administratif et la soumission des dossiers à la commission opérationnelle permanente du Conseil supérieur
afin de
- permettre à la DG HUT et le cas échéant, à la commission opérationnelle permanente du conseil supérieur de formuler un avis motivé.
Exemples de tâches
- Déterminer la procédure à laquelle est soumis le dossier
- Exécuter les étapes prévues du dossier en suivant la procédure déterminée et tenir à jour les outils de gestion (tableaux en Excel)
- Rédiger des propositions d’avis pour la commission opérationnelle permanente du Conseil supérieur
En tant que
secrétaire de la commission opérationnelle permanente du Conseil supérieur
- assurer le suivi des avis émis par la commission opérationnelle permanente du conseil supérieur et préparer la communication de la décision finale
afin de
- garantir que les demandeurs reçoivent la décision finale sous la forme prévue par la réglementation.
Exemples de tâches
- Rédiger les lettres nécessaires suite à l’avis de la commission
- Préparer les arrêtés ministériels à soumettre pour accord au ministre
- Communiquer la décision du ministre aux intéressés
- Préparer les documents à publier sur le site web
En tant que
secrétaire
- organiser des réunions du Conseil supérieur et ses organes et y assister
afin de
- garantir sur le plan organisationnel que le Conseil supérieur puisse exécuter ses missions.
Exemples de tâches
- Mettre à disposition de façon électronique les documents destinés aux membres du Conseil supérieur ou ses organes.
- Organiser les réunions (réservation, invitation,…)
- Prendre des notes pendant la réunion et rédiger le procès-verbal
- Utiliser l’intranet élargi destiné aux partenaires sociaux
En tant que
personne de contact
- donner des renseignements et répondre à un large éventail de questions ou de plaintes des clients internes ou externes concernant le dossier appartenant à un des domaines pour lesquelles la Division de la concertation sociale est compétente
afin de
- leur fournir des informations complètes au sujet du dossier et de proposer une réponse adaptée à la question ou à la plainte.
Exemples de tâches
- Informer les personnes concernées sur l’état d’avancement et la décision prise dans leur dossier
- Recevoir les questions ou les plaintes, en examiner la nature et recueillir des informations additionnelles
- Traiter les questions, les plaintes et les litiges en suivant les procédures ou règles établies
- Transmettre au supérieur hiérarchique les questions ou les plaintes qui requièrent une analyse de contenu approfondie pour déterminer la réponse adéquate
- Justifier les choix en matière de traitement du dossier
En tant que
gestionnaire de données et/ou de documentation
- assurer le suivi administratif et le classement des dossiers appartenant à un de domaines pour lesquelles la Division de la concertation sociale est compétente
afin de
- mettre à la disposition du service et ses clients des informations structurées et un aperçu de la gestion des dossiers.
Exemples de tâches
- Ranger les dossiers et/ou les documents suivant les principes de la classification
- Ordonner des données et les classer dans les catégories de la banque de données papier et électronique
- Tenir à jour les fichiers comptables, documents justificatifs ou inventaire
- Analyser et contrôler les données introduites ou à introduire
- Utiliser les outils de gestion / Créer des rapports et des listes sur base des outils de gestion
Positionnement
La fonction est dirigée par
un attaché A1 secrétariat commissions du Conseil Supérieur prévention et protection au travail
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences génériques
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.