Identification de la fonction

Code de la fonction : TE005

Niveau: B

Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers

Catégorie de métiers : 04. Emploi (TE)

Raison d'être de la fonction

Traiter ou préparer sur le plan du contenu des dossiers ou une ou plusieurs étapes consécutives d'un dossier, d’agrément, de mention ou de dérogation

afin de

garantir une prise de décision ou la finalisation du dossier en accord avec la réglementation en vigueur et d’élaborer des projets de procès-verbaux.

 

Finalités

En tant que

gestionnaire de dossier

vérifier si des dossiers complexes relatifs aux demandes d’agrément, de mention ou de dérogation concernant les domaines pour lesquelles la Division de la concertation sociale de la DG Humanisation du Travail (DG HUT) est compétente sont complet et respectent la réglementation en vigueur

afin de

disposer de tous les éléments en vue d’une décision administrative ou d’une soumission pour la discussion et avis à la commission opérationnelle permanente du conseil supérieur.

 

Exemples de tâches

• Déterminer la réglementation ou la procédure à laquelle est soumis le dossier

• Vérifier si l'information dans le dossier est complète, correcte, consistante et cohérente, recueillir des informations ou des clarifications auprès de différentes sources et compléter les dossier

• Exécuter les étapes prévues du dossier en suivant la réglementation ou la procédure déterminée et tenir à jour les outils de gestion (tableaux en Excel)

• Surveiller et contrôler les données techniques et/ou financières des dossiers

 

En tant que

gestionnaire de dossier

traiter de façon autonome le suivi administratif et la soumission des dossiers à la commission opérationnelle permanente du Conseil supérieur

afin de

permettre à la DG HUT et le cas échéant, à la commission opérationnelle permanente du conseil supérieur de formuler un avis motivé.

 

Exemples de tâches

• Déterminer la procédure à laquelle est soumis le dossier

• Exécuter les étapes prévues du dossier en suivant la procédure déterminée et tenir à jour les outils de gestion (tableaux en Excel)

• Rédiger des propositions d’avis pour la commission opérationnelle permanente du Conseil supérieur

 

En tant que

secrétaire de la commission opérationnelle permanente du Conseil supérieur

assurer le suivi des avis émis par la commission opérationnelle permanente du conseil supérieur et préparer la communication de la décision finale

afin de

garantir que les demandeurs reçoivent la décision finale sous la forme prévue par la réglementation.

 

Exemples de tâches

• Rédiger les lettres nécessaires suite à l’avis de la commission

• Préparer les arrêtés ministériels à soumettre pour accord au ministre

• Communiquer la décision du ministre aux intéressés

• Préparer les documents à publier sur le site web

 

En tant que

secrétaire

organiser des réunions du Conseil supérieur et ses organes et y assister

afin de

garantir sur le plan organisationnel que le Conseil supérieur puisse exécuter ses missions.

 

Exemples de tâches

• Mettre à disposition de façon électronique les documents destinés aux membres du Conseil supérieur ou ses organes.

• Organiser les réunions (réservation, invitation,…)

• Prendre des notes pendant la réunion et rédiger le procès-verbal

• Utiliser l’intranet élargi destiné aux partenaires sociaux

 

En tant que

personne de contact

donner des renseignements et répondre à un large éventail de questions ou de plaintes des clients internes ou externes concernant le dossier appartenant à un des domaines pour lesquelles la Division de la concertation sociale est compétente

afin de

leur fournir des informations complètes au sujet du dossier et de proposer une réponse adaptée à la question ou à la plainte.

 

Exemples de tâches

• Informer les personnes concernées sur l’état d’avancement et la décision prise dans leur dossier

• Recevoir les questions ou les plaintes, en examiner la nature et recueillir des informations additionnelles

• Traiter les questions, les plaintes et les litiges en suivant les procédures ou règles établies

• Transmettre au supérieur hiérarchique les questions ou les plaintes qui requièrent une analyse de contenu approfondie pour déterminer la réponse adéquate

• Justifier les choix en matière de traitement du dossier

 

En tant que

gestionnaire de données et/ou de documentation

assurer le suivi administratif et le classement des dossiers appartenant à un de domaines pour lesquelles la Division de la concertation sociale est compétente

afin de

mettre à la disposition du service et ses clients des informations structurées et un aperçu de la gestion des dossiers.

 

Exemples de tâches

• Ranger les dossiers et/ou les documents suivant les principes de la classification

• Ordonner des données et les classer dans les catégories de la banque de données papier et électronique

• Tenir à jour les fichiers comptables, documents justificatifs ou inventaire

• Analyser et contrôler les données introduites ou à introduire

• Utiliser les outils de gestion / Créer des rapports et des listes sur base des outils de gestion

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
conseiller général	Instructions, questions, informations et avis oraux et écrits	courrier, e-mail, etc.	chaque semaine
Conseiller	Instructions, questions, informations et avis oraux et écrits	par téléphone, courrier, e-mail, etc.	chaque semaine
Attaché	Instructions, questions, informations et avis oraux et écrits, dossiers	Par contact personnel, téléphone, courrier, e-mail,	chaque jour
Collaborateurs	questions et informations écrites et orales	par contact personnel, e-mail, etc.	chaque jour
Organisations, employeurs, firmes, institutions,…	Questions écrites et orales	Par courrier, téléphone, e-mail	chaque jour

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
conseiller	réponses et avis écrits et oraux ; dossiers traités	par téléphone, courrier, e-mail, contact personnel ; comme dossier	Chaque semaine
Attaché	questions, informations et avis oraux et écrits, dossiers traités	Par contact personnel, téléphone, courrier, e-mail, comme dossier	Chaque jour
Organisations, employeurs, firmes, institutions,…	Questions écrites et orales	Par courrier, téléphone, e-mail	Chaque jour

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

un attaché A1 secrétariat commissions du Conseil Supérieur prévention et protection au travail

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• l'organisation de ses propres tâches

• la gestion du dossier selon les procédures et les règlementations en vigueur

• Information quant à l’état d’avancement du dossier et à la décision finale

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les décisions quant aux dossiers lorsque celles-ci demandent une interprétation qui n'est pas présente dans la jurisprudence

• tout écart par rapport aux procédures réglementaires

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

Néant

 

Budget de travail propre

Néant

 

Autres données quantitatives

1. Néant

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• procédures organe consultatif Conseil supérieur

• réglements concernant le fonctionnement et la composition du Conseil supérieur (AR du 27 oct. 2006 relatif au Conseil supérieur pour la Prévention et la Protection au travail

• les procédures de qualitaté et les instructions du service

• Arrêté royal du 3 mai 1999 relatif au Conseil supérieur pour la prévention et la protection au travail

• L'AM du 19 juin 2002 portant approbation du règlement d'ordre intérieur du Conseil supérieur pour la prévention et la protection au travail

• Loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur travail et ses arrêtés d’exécution.

 

Quelles innovations

• l'amélioration des techniques et méthodes existantes dans le traitement des dossiers

 

Sur base de quel cadre de référence

• sa propre expérience

 

Profil de compétences génériques

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