Imprimer

Gestionnaire de dossiers protocole (M/F)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : BV005

Niveau: C

Famille de fonctions : Agents de support

Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)




Raison d'être de la fonction

Traiter les dossiers ou effectuer certaines démarches consécutives dans la gestion d’un dossier, en ce qui concerne les matières relevant du domaine de compétence du Protocole (privilèges et immunités de personnes jouissant d’un statut privilégié, visites de hauts dignitaires étrangers, cérémonial, sécurité externe, gestion du palais d’Egmont, du centre de conférences et de Val Duchesse, noblesse et service des Ordres)

afin de

fournir une prestation de services, dans les délais impartis et de manière professionnelle, aux clients du Protocole

 

Finalités
En tant que
gestionnaire de dossiers
    assurer le traitement et le suivi, de manière organisée, des dossiers relatifs aux matières relevant du domaine de compétence du Protocole

afin de

    faciliter et structurer l’accès à l’information et de fournir les services requis aux clients

 

Exemples de tâches
  • Réceptionner les dossiers et vérifier que toutes les informations sont exactes et complètes
  • Analyser les éléments constitutifs des dossiers en effectuant des recherches approfondies si cela s’avère nécessaire (demande d’information complémentaire, demande d’éclaircissement de certains éléments, demande de documents spécifiques, etc.)
  • Contrôler la conformité des données vis-à-vis de la règlementation en vigueur
  • Effectuer les démarches prévues dans les dossiers selon les procédures et règles et classer les dossiers clôturés

 

En tant que
gestionnaire de données ou de documentation
    encoder et enregistrer des informations dans des fichiers automatisés

afin de

    simplifier l’utilisation des informations et de faciliter l’exploitation ultérieure des données

 

Exemples de tâches
  • Enregistrer toutes les données relatives aux privilèges et immunités dans le registre
  • Compléter les tableaux de bord du Protocole et établir et fournir des données statistiques
  • Rédiger des notes verbales, attestations ou courriers standard ayant trait aux dossiers du Protocole
  • Assurer l’enregistrement et la gestion de documents dans SharePoint

 

En tant que
assistant administratif
    du supérieur (ou des supérieurs) hiérarchique(s), accomplir des tâches administratives

afin de

    apporter un soutien administratif qui facilite le travail du supérieur (ou des supérieurs) hiérarchique(s) ou du service

 

Exemples de tâches
  • Réceptionner ou traiter la correspondance entrante, diffuser l’information auprès du supérieur (ou des supérieurs) hiérarchique(s) ou auprès des autres membres du service ou d’autres départements
  • Rédiger des courriers standard ou personnalisés pour le(s) supérieur(s) hiérarchique(s) – tenir une correspondance à la mise en pages impeccable, assurer l’établissement et le suivi de tableaux de bord, fournir des travaux de dactylographie soignés
  • Effectuer une série de tâches administratives liées au suivi du secrétariat du chef de service ou du service (copies, rédaction de courriers, classement, agenda, accompagnement des visiteurs, etc.)

 

En tant que
organisateur pratique
    contribuer aux activités opérationnelles, techniques ou organisationnelles pour des évènements et réceptions au palais d’Egmont, au centre de conférences ou à Val Duchesse

afin de

    contribuer au bon déroulement d’évènements et favoriser par ce biais le rayonnement positif du Protocole

 

Exemples de tâches
  • Contribuer à l’organisation pratique d’évènements (dîners et réceptions, visites de hauts dignitaires, manifestations, colloques, etc.)
  • Accomplir des tâches administratives pour le supérieur hiérarchique et le maître d’hôtel (correspondance, encodage, classement, gestion du stock, demande et transfert d’informations, etc.)
  • Accueillir et accompagner des visiteurs lors d’évènements
  • Contrôler les installations avant et pendant des évènements

 

En tant que
collaborateur d’accueil
    accueillir et accompagner les visiteurs à bon port ou mettre à disposition les documents requis (ambassadeurs, personnel diplomatique, personnes d’autres organisations publiques, particuliers souhaitant organiser un évènement, etc.)

afin de

    contribuer à l’image professionnelle véhiculée par le Protocole

 

Exemples de tâches
  • Accueillir les visiteurs
  • Renvoyer auprès de personnes ou services spécialisés
  • Organiser des visites guidées
  • Fournir des documents ou brochures

 

En tant que
personne de contact
    répondre aux questions de clients (internes ou externes) et faire suivre les questions complexes aux personnes ou services spécialisés

afin de

    aider au mieux les clients à trouver une réponse à leur question

 

Exemples de tâches
  • Répondre aux questions simples ou ordinaires des clients, personnellement, par téléphone ou par courrier électronique
  • Demander les informations nécessaires ou analyser des documents afin d’aider davantage les clients
  • Répondre à des questions concrètes relatives aux mode de fonctionnement, timing et outils utilisés

 

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

Chef fonctionnel et chef de service

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques base ou base et marges.