Afdrukken

Administratief assistent opleiding & ontwikkeling (M/V)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : PO009

Niveau: C

Functiefamilie : Ondersteuners

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)




Doel van de functie

Uitvoeren van administratieve, organisatorische en bemiddelingstaken met betrekking tot individuele en/of collectieve opleidingen

teneinde

een efficiënte en eerlijke dienstverlening aan de medewerkers van het RIZIV aan te bieden

 

Bijstaan van de opleidingsadviseur of een derde bij een of meerdere specifieke activiteiten van de afdeling Opleiding & Ontwikkeling

teneinde

bij te dragen aan de continue professionalisering van het intern beheer van de afdeling en haar voornaamste activiteiten

 

Resultaatgebieden
Als
dossierbeheerder
    analyseren en opvolgen van de dossiers die hem worden toevertrouwd

teneinde

    bij te dragen tot een efficiënte en optimale dienstverlening op het vlak van de opleiding en de ontwikkeling van het personeel

 

Voorbeelden van taken
  • Behandelen van de opleidingsaanvragen door te controleren of ze aan de toekenningsvoorwaarden voldoen
  • Zorgen voor de administratieve opvolging van de opleidingsdossiers volgens de geldende procedures
  • Opvolgen van de procedures van de overheidsopdrachten en opstellen van de administratieve documenten die ermee verbonden zijn
  • Uitvoeren van de noodzakelijke boekhoudkundige/budgettaire handelingen en opstellen van de factuur voor opleidingen die aan betalende derden worden toevertrouwd

 

Als
gegevensbeheerder
    invoeren en bijwerken van de gegevens/informatie in specifieke bestanden/programma’s en klasseren van dossiers, documenten of andere informatie op papier of via elektronische weg

teneinde

    het verdere gebruik van de informatie te vergemakkelijken

 

Voorbeelden van taken
  • Klasseren van de documenten of e-mails die verbonden zijn met het beheer van de opleidingsaanvragen of met andere dienstgebonden activiteiten
  • Invoeren, controleren en interpreteren van de gegevens volgens de geldende interne procedures
  • Zorgen voor een kwaliteitscontrole en een gerichte update van de databanken/opvolgingstabellen met inachtneming van de opgelegde termijnen
  • Opstellen en opmaken van lijsten op basis van de databank
  • Stofferen en bijwerken van de bestanden die binnen het gebied van zijn verantwoordelijkheid vallen

 

Als
organisator
    instaan voor coördinatie-, planningstaken en de administratieve opvolging

teneinde

    bij te dragen tot een efficiënte organisatie van de dienstgebonden activiteiten

 

Voorbeelden van taken
  • Uitwerken van opvolgingstabellen en checklists van de acties die voor de toevertrouwde taak moeten worden uitgevoerd
  • Coördineren en contacteren van de verschillende actoren naar gelang de behoeften (leveranciers, opdrachtgevers, interne/externe medewerkers, …)
  • Zorgen voor de zaalreservatie en het materiaal dat nodig is voor het goede verloop van de opleiding/vergadering
  • Zorgen voor de voorbereiding en de verspreiding van de documenten vóór de opleiding/vergadering (uitnodigingen, inschrijvingen, bevestigingen, aanwezigheidslijsten, syllabi, werkdocumenten, agenda’s…)
  • Beheren (verzending, ontvangst, analyse, invoer) van de documenten na de opleiding/vergadering (evaluatiefiches van de deelnemers, feedbackverslag van de opleider(s), notulen van vergaderingen)

 

Als
contactpersoon
    beantwoorden van de vragen die worden gesteld door de interne medewerkers of door de externe actoren

teneinde

    hen adequate informatie te leveren die aangepast is aan hun behoeften

 

Voorbeelden van taken
  • Beantwoorden van de informatieaanvragen per telefoon/via e-mail of doorverwijzen naar de geschikte personen
  • Leveren van de nodige documenten op basis van de vragen/behoeften
  • Instaan voor het onthaal en de begeleiding van de opleiders/bezoekers of interne medewerkers
  • Optreden als tussenpersoon voor de verschillende betrokken partijen (opleiders, medewerkers, …) en hen op de hoogte houden van de evolutie van de vraag/actie

 

Als
managementondersteuning
    bieden van specifieke hulp bij het beheer van de dienst of bij sommige activiteiten die aan de afdeling worden toevertrouwd

teneinde

    bij te dragen tot zijn optimale werking

 

Voorbeelden van taken
  • Opmaken van systematische of specifieke verslagen over bepaalde activiteiten
  • Opstellen van brieven, nota’s, verslagen, presentaties voor de dienst en de lay-out ervan verzorgen
  • Uitwerken van tabellen, formulieren, checklists
  • Beheren van het materiaal en het economaat

 

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

Verantwoordelijke opleiding en ontwikkeling (Opleidingsadviseur)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen – basis of basis en marges of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.