Afdrukken

Administratief HR-assistent (M/V)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : PO011

Niveau: C

Functiefamilie : Ondersteuners

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)




Doel van de functie

Verzorgen van een aantal ondersteunende taken wat betreft het onthaal van externe klanten, de informatieverstrekking aan de interne medewerkers alsook het administratief verwerken van documenten

teneinde

optimaal bij te dragen aan de kwalitatieve dienstverlening van de dienst HRM

 

De dossierbeheerders ondersteunen bij het afhandelen van een aantal opeenvolgende stappen binnen personeelsdossiers

teneinde

bij te dragen aan de dossierbehandeling door de administratieve voorbereiding en opvolging van dossiers.

 

Resultaatgebieden
Als
administratief medewerker
    een aantal administratieve taken in de dienst volgens de geldende voorschriften uitvoeren

teneinde

    ervoor te zorgen dat de interne medewerkers beschikken over de noodzakelijke documenten en informatie.

 

Voorbeelden van taken
  • Verzamelen en beheren van gegevens als onder meer persoonsgegevens wijzigen in de database, beheren van afwezigheden
  • Archiveren van informatie
  • Formulieren invullen met betrekking tot het personeel

 

Als
administratief medewerker
    ondersteuning geven aan de dossierbeheerder(s) van de dienst HRM in het kader van de opvolging of afhandeling van de personeelsdossiers

teneinde

    de dossiers voor te bereiden voor een concreet advies of een concrete beslissing door de dossierbeheerder.

 

Voorbeelden van taken
  • Ontvangen van het dossier
  • Het dossier onderzoeken op basis van de reglementering (vb verloven)
  • Inwinnen van informatie noodzakelijk voor de afhandeling
  • Verzamelen en invullen van noodzakelijke documenten
  • Kennis geven van de stand van zaken aan betrokkenen

 

Als
secretariaatsmedewerker
    het secretariaat van de dienst HRM (mee) beheren

teneinde

    bij te dragen tot een goede organisatie en werking van de dienst.

 

Voorbeelden van taken
  • Opstellen van standaardbrieven en gepersonaliseerde brieven voor de dienst
  • Behandelen van inkomende en uitgaande briefwisseling
  • Opmaken van verslagen van interne vergaderingen
  • Opstellen van roosters/afspraken/planning
  • Boeken/reserveren van vergaderingen en afspraken

 

Als
onthaalmedewerker
    externe klanten en medewerkers van de organisatie klantvriendelijk ontvangen en hun vragen beantwoorden

teneinde

    hen maximaal te ondersteunen bij het vinden van informatie.

 

Voorbeelden van taken
  • Onthaal van bezoekers
  • Eenvoudige en/of routinematige vragen om inlichtingen van interne klanten persoonlijk, telefonisch of via mail beantwoorden
  • Doorverwijzen naar de gespecialiseerde personen en/of diensten
  • Verschaffen van de nodige documenten/brochures
  • Opvragen van de nodige informatie en/of nakijken van documenten om de klant verder te kunnen helpen

 

Als
data-invoerder
    invoeren en wijzigen van gegevens in geautomatiseerde bestanden

teneinde

    het verdere gebruik van de gegevens te vergemakkelijken.

 

Voorbeelden van taken
  • invoeren en wijzigen van de gegevens
  • Verschaffen van lijsten van ingevoerde gegevens
  • Controleren van de ingevoerde gegevens
  • Up to date houden van de databank

 

Als
organisator
    instaan voor de praktische organisatie van vergaderingen, manifestaties, colloquia, activiteiten, bijeenkomsten

teneinde

    via een vlotte praktische ondersteuning bij te dragen tot de activiteiten binnen de dienst.

 

Voorbeelden van taken
  • Voorbereiden en uitwerken van de planning
  • Beleggen vergaderingen met betrokken partijen
  • Aanleggen materiaallijst/ledenlijst
  • Contact opnemen met leveranciers
  • Reserveren van accommodaties

 

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

HR- adviseur

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen – basis of basis en marges of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.