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Assistant administratif RH (M/F)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : PO011

Niveau: C

Famille de fonctions : Agents de support

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)




Raison d'être de la fonction

Fournir plusieurs tâches d'assistance en ce qui concerne l'accueil de clients externes, la fourniture d'informations aux collaborateurs internes ainsi que le traitement administratif de documents

afin de

contribuer de manière optimale à la prestation de services de qualité du service GRH

 

Soutenir les gestionnaires de dossiers lors du traitement de plusieurs étapes consécutives au sein des dossiers de personnel

afin de

contribuer au traitement des dossiers par la préparation administrative et le suivi des dossiers.

 

Finalités
En tant que
collaborateur administratif
    réaliser plusieurs tâches administratives dans le service selon les prescriptions en vigueur

afin de

    veiller à ce que les collaborateurs internes disposent des documents et des informations nécessaires.

 

Exemples de tâches
  • Collecter et gérer des données, notamment modifier les données personnelles dans la banque de données, gérer les absences
  • Archivage d'informations
  • Compléter des formulaires relatifs au personnel

 

En tant que
collaborateur administratif
    soutenir le(s) gestionnaire(s) de dossiers du service GRH dans le cadre du suivi et du traitement des dossiers de personnel

afin de

    préparer les dossiers pour un avis concret ou une décision concrète par le gestionnaire de dossiers.

 

Exemples de tâches
  • Réception du dossier
  • Étudier le dossier sur base de la règlementation (p. ex. congés)
  • Collecter les informations nécessaires au traitement
  • Collecter et compléter les documents nécessaires
  • Informer les personnes concernées de la situation

 

En tant que
collaborateur secrétariat
    (co-)gérer le secrétariat du service GRH

afin de

    contribuer à une bonne organisation et un bon fonctionnement du service.

 

Exemples de tâches
  • Établir des courriers types et des courriers personnalisés pour le service
  • Traitement de la correspondance entrante et sortante
  • Établissement de rapports de réunions internes
  • Établissement d'horaires/de rendez-vous/de planning
  • Réserver des réunions et prendre des rendez-vous

 

En tant que
collaborateur accueil
    accueillir de manière individualisée les clients et les collaborateurs externes de l'organisation et répondre à leurs questions

afin de

    les soutenir au maximum dans la recherche d'informations.

 

Exemples de tâches
  • Accueil des visiteurs
  • Répondre personnellement, par téléphone ou par mail, aux demandes de renseignements simples et/ou routinières de clients internes
  • Renvoyer vers les personnes et/ou services spécialisés
  • Fournir les documents/brochures nécessaires
  • Demander les informations nécessaires et/ou vérifier les documents afin d'aider le client

 

En tant que
importateur de données
    introduire et modifier les données dans les fichiers automatisés

afin de

    faciliter l'utilisation des données.

 

Exemples de tâches
  • introduire et modifier les données
  • Fournir les listes des données introduites
  • Contrôler les données introduites
  • Maintenir à jour la banque de données

 

En tant que
organisateur
    se charger de l'organisation pratique de réunions, manifestations, colloques, activités, assemblées

afin de

    contribuer via un soutien pratique fluide aux activités au sein du service.

 

Exemples de tâches
  • Préparer et élaborer le planning
  • Organiser les réunions avec les parties concernées
  • Dresser la liste du matériel/des membres
  • Contacter les fournisseurs
  • Réserver des accommodations

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

Chef de service,

Tâches à effectuer, données à traiter...

Via tous les canaux : Oralement, téléphone, mail et par écrit.

Quotidienne

Clients internes

Tâches à effectuer, données à traiter...

Via tous les canaux : Oralement, téléphone, mail et par écrit.

Quotidienne

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

Chef de service

Situation, tâches effectuées, données traitées

Via tous les canaux : Oralement, téléphone, mail et par écrit.

Quotidienne

Clients internes

Situation, tâches effectuées, données traitées

Via tous les canaux : Oralement, téléphone, mail et par écrit.

Quotidienne

Clients externes

Situation, tâches effectuées, données traitées

Via tous les canaux : Oralement, téléphone, mail et par écrit.

Quotidienne

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

Conseiller RH

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
  • Le suivi des données personnelles des collaborateurs
  • Répondre aux questions simples

 

La fonction doit demander une autorisation pour
  • Tous les documents (contrats, abonnements, décisions...).

 

Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité

/

 

Budget de travail propre

/

 

Autres données quantitatives

1. /

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
  • Législation (congés et absences, règlement de travail, personnel d'État, contrats de travail)

 

Quelles innovations
  • Propositions d'adaptation de procédures (accueil, congés et absences, cumuls, médailles, stages, formations) et documents.

 

Sur base de quel cadre de référence
  • Les différentes législations RH.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques base ou base et marges.