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Employé de guichet (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : TM001
Niveau: C
Famille de fonctions : Agents de support
Catégorie de métiers : 08. Mobilité et Transports (TM)
Raison d'être de la fonction
Exécuter les transactions liées à l’immatriculation des véhicules et fournir au public toutes les informations relatives à l’immatriculation des véhicules, au permis de conduire et à l’homologation des véhicules
afin de
assurer un service correct et personnalisé de l’administration vers le citoyen.
Finalités
En tant quepoint de contact
- servir le citoyen et établir, adapter et/ou vérifier des documents administratifs suivant les procédures ou règles en vigueur dans le service
afin de
- assurer que le service ou le citoyen dispose, au moment convenu, des documents nécessaires.
Exemples de tâches
- Effectuer des recherches dans le système informatique
- Contrôler l'authenticité et la validité des documents
- Livrer les documents exigés ou faire le nécessaire pour les envoyer quand ils ne peuvent pas être fournis immédiatement
- Gérer et suivre des dossiers sur le plan administratif
En tant que
point de contact
- répondre à des questions ou des plaintes de citoyens et transmettre les questions ou plaintes complexes aux personnes ou services spécialisés
afin de
- soutenir au maximum les citoyens dans la recherche d’une réponse à leur question ou plainte et d’assurer ainsi un premier service correct et adapté à leurs besoins.
Exemples de tâches
- Informer le public de la réglementation relative à l’immatriculation des véhicules, au permis de conduire et à l’homologation des véhicules
- Répondre aux emails entrants du service (helpdesk)
- S’informer auprès du service interne compétent ou du service externe tel que le concessionnaire chargé de la délivrance physique des immatriculations
- Faire preuve de compréhension lorsque le client exprime son mécontentement et l’aider à trouver des solutions personnalisées en tenant compte des règles et procédures en vigueur
En tant que
gestionnaire de données
- encoder et adapter des données dans le répertoire d'immatriculation des véhicules
afin de
- mettre à la disposition de l'organisation ainsi qu’à bon nombre d'organismes fédéraux et internationaux des informations structurées
Exemples de tâches
- Appliquer correctement la réglementation et les procédures en vigueur
- Exécuter les transactions liées à l’immatriculation des véhicules ou à la radiation des plaques d’immatriculation
En tant que
gestionnaire des connaissances
- se tenir au courant des nouveaux développements et des évolutions pertinentes dans les différents domaines (immatriculations, permis de conduire et homologation)
afin de
- contribuer à l’amélioration de l’efficacité du service
Exemples de tâches
- Saisir toutes les opportunités dans le cadre de la collaboration avec les autres services internes et externes pour actualiser et élargir ses connaissances
- Partager ses connaissances et bonnes pratiques et, le cas échéant, informer les collègues sur les nouvelles évolutions
Positionnement
La fonction est dirigée par
Responsable guichets
La fonction dirige : 0 collaborateurs de
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences comportementales
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.