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Assistant logistique (M/F)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : LO007

Niveau: C

Famille de fonctions : Gestionnaires de produits

Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)




Raison d'être de la fonction

Mettre à disposition des clients internes des fournitures et du matériel, assurer le suivi des dossiers et servir d’interface entre le service et les clients internes

afin de

répondre aux attentes des clients et ainsi de contribuer au bon fonctionnement des départements de l’organisation et ceci dans le respect des normes budgétaires et légales de l’organisation.

 

Finalités
En tant que
collaborateur logistique
    assurer la commande, la réception et le suivi des biens et services

afin de

    répondre aux attentes des clients et ainsi de contribuer au bon fonctionnement des départements de l’organisation

 

Exemples de tâches
  • Donner connaissance aux clients internes et externes de l’état d’avancement du dossier/décision finale
  • Faire des demandes de prix
  • Vérifier les biens et les services ou obtenir l’approbation du service concerné
  • Collaborer avec la comptabilité, par exemple pour la gestion des fournisseurs et les formations
  • Introduire les données dans les bases de données utilisées

 

En tant que
gestionnaire des dépenses
    pour les budgets attribués, assurer un suivi correct du processus d’achat d’un point de vue administratif

afin de

    respecter les règles budgétaires et les exigences légales de l’organisation

 

Exemples de tâches
  • Réaliser le bon de commande dans le logiciel en l’allouant au budget correspondant
  • Gérer les demandes internes et les mettre à la signature des différents responsables via le logiciel comptable
  • Contrôler les factures par la mise en liaison avec le bon de commande dans le logiciel adéquat et les mettre à la signature des différents responsables
  • Calculer des sommes dues et suivre des budgets attribués

 

En tant que
collaborateur d’équipe
    veiller au bon fonctionnement des activités du service

afin de

    garantir un service sans faille

 

Exemples de tâches
  • Proposer des améliorations dans les activités quotidiennes
  • Apporter un soutien logistique aux collaborateurs dans des tâches administratives (copies, faxes, téléphone,…)
  • Etre backup des collègues en cas d’absence ou nécessité

 

En tant que
collaborateur administratif
    effectuer diverses tâches administratives

afin de

    de contribuer à un fonctionnement optimal de la cellule

 

Exemples de tâches
  • Faire des tableaux récapitulatifs sur demande ;
  • Assurer la correspondance aux clients externes, se tenir au courant des contrats en partenariat avec le service Economat (demander une intervention, fournir l’information à l’économat…)
  • Assurer la correspondance à propos des moyens financiers suivant les lettres types ou les rapports standards (retard dans les livraisons, rappels,…)
  • S’occuper de différents relevés spécifiques du service Bâtiment
  • Suivre le planning des agents du service.

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

Services internes

Demandes, feedback sur interventions

EPM, e-mails, tél, oralement

Responsable de la cellule

Consignes

e-mails, directives orales, tél, EPM

Externes à l’organisme

Informations liées à l’achat, l’intervention, contrats,

Courrier, e-mails, tél

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

Services internes

Informations sur paiements, informations liées à l’achat ou l’intervention

e-mails, tél, oralement

Responsable de la cellule

Feed-back sur le travail

Oralement, tél, EPM, e-mails

Responsable de la cellule

Informations sur paiements, suivi d’interventions

Courrier, e-mail, tél

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

L’Attaché Marchés publics (ILO008)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
  • L’organisation de ses activités quotidiennes dans le cadre de ses responsabilités
  • Le contenu des réponses orales et écrites fournies aux interlocuteurs internes et externes dans le cadre de ses responsabilités

 

La fonction doit demander une autorisation pour
  • Les activités qui ne ressortent pas de ses domaines de responsabilité

 

Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité

/

 

Budget de travail propre

/

 

Autres données quantitatives

1. /

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
  • Procédures et méthodes de travail FMP

 

Quelles innovations
  • les suggestions quant à l’adaptation et l’amélioration des procédures et méthodes de travail.

 

Sur base de quel cadre de référence
  • /

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques base ou base et marges.