Assistant logistique (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : LO007
Niveau: C
Famille de fonctions : Gestionnaires de produits Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)
Raison d'être de la fonction
Mettre à disposition des clients internes des fournitures et du matériel, assurer le suivi des dossiers et servir d’interface entre le service et les clients internes
afin de
répondre aux attentes des clients et ainsi de contribuer au bon fonctionnement des départements de l’organisation et ceci dans le respect des normes budgétaires et légales de l’organisation.
Finalités
En tant quecollaborateur logistiqueassurer la commande, la réception et le suivi des biens et services
afin de
répondre aux attentes des clients et ainsi de contribuer au bon fonctionnement des départements de l’organisation
Exemples de tâches
- Donner connaissance aux clients internes et externes de l’état d’avancement du dossier/décision finale
- Faire des demandes de prix
- Vérifier les biens et les services ou obtenir l’approbation du service concerné
- Collaborer avec la comptabilité, par exemple pour la gestion des fournisseurs et les formations
- Introduire les données dans les bases de données utilisées
En tant quegestionnaire des dépensespour les budgets attribués, assurer un suivi correct du processus d’achat d’un point de vue administratif
afin de
respecter les règles budgétaires et les exigences légales de l’organisation
Exemples de tâches
- Réaliser le bon de commande dans le logiciel en l’allouant au budget correspondant
- Gérer les demandes internes et les mettre à la signature des différents responsables via le logiciel comptable
- Contrôler les factures par la mise en liaison avec le bon de commande dans le logiciel adéquat et les mettre à la signature des différents responsables
- Calculer des sommes dues et suivre des budgets attribués
En tant quecollaborateur d’équipeveiller au bon fonctionnement des activités du service
afin de
garantir un service sans faille
Exemples de tâches
- Proposer des améliorations dans les activités quotidiennes
- Apporter un soutien logistique aux collaborateurs dans des tâches administratives (copies, faxes, téléphone,…)
- Etre backup des collègues en cas d’absence ou nécessité
En tant quecollaborateur administratifeffectuer diverses tâches administratives
afin de
de contribuer à un fonctionnement optimal de la cellule
Exemples de tâches
- Faire des tableaux récapitulatifs sur demande ;
- Assurer la correspondance aux clients externes, se tenir au courant des contrats en partenariat avec le service Economat (demander une intervention, fournir l’information à l’économat…)
- Assurer la correspondance à propos des moyens financiers suivant les lettres types ou les rapports standards (retard dans les livraisons, rappels,…)
- S’occuper de différents relevés spécifiques du service Bâtiment
- Suivre le planning des agents du service.
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Services internes
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Demandes, feedback sur interventions
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EPM, e-mails, tél, oralement
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Responsable de la cellule
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Consignes
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e-mails, directives orales, tél, EPM
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Externes à l’organisme
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Informations liées à l’achat, l’intervention, contrats,
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Courrier, e-mails, tél
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Services internes
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Informations sur paiements, informations liées à l’achat ou l’intervention
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e-mails, tél, oralement
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Responsable de la cellule
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Feed-back sur le travail
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Oralement, tél, EPM, e-mails
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Responsable de la cellule
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Informations sur paiements, suivi d’interventions
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Courrier, e-mail, tél
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Positionnement
La fonction est dirigée par
L’Attaché Marchés publics (ILO008)
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- L’organisation de ses activités quotidiennes dans le cadre de ses responsabilités
- Le contenu des réponses orales et écrites fournies aux interlocuteurs internes et externes dans le cadre de ses responsabilités
La fonction doit demander une autorisation pour
- Les activités qui ne ressortent pas de ses domaines de responsabilité
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
/
Budget de travail propre
/
Autres données quantitatives
1. /
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- Procédures et méthodes de travail FMP
Quelles innovations
- les suggestions quant à l’adaptation et l’amélioration des procédures et méthodes de travail.
Sur base de quel cadre de référence
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