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Attaché A2 helpdesk fédéral pour les guichets uniques - Responsable d'équipe (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DEC381
Niveau: A
Classe : A2
Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels
Catégorie de métiers : 03. Economie (EC)
Raison d'être de la fonction
Organiser et gérer le helpdesk fédéral pour les guichets uniques (points de contact uniques où toute entreprise peut trouver de l’information et faire une demande de permis et d’autorisation nécessaire à l’exercice de ses activités)
afin de
garantir et optimaliser le bon fonctionnement du helpdesk, dans l’intérêt des guichets uniques et des entreprises.
Finalités
En tant quedirigeant
- accompagner et diriger l'équipe de collaborateurs et planifier leurs activités
afin de
- assurer un fonctionnement optimal de l'équipe et de réaliser les objectifs de manière efficace.
Exemples de tâches
- Distribuer le travail et s’occuper de la coordination et veiller à un traitement dans les délais impartis.
- Superviser la communication entre les membres de l'équipe.
- Déterminer les objectifs de chaque membre de l’équipe et vérifier si l'équipe atteint les objectifs préétablis.
- Proposer et élaborer de trajets de formation.
- Etre ouvert à des suggestions et des remarques de collaborateurs et donner un feedback correct .
En tant que
point de contact
- maintenir des contacts étroits avec toutes les parties concernées et veiller à la conformité et à la cohérence des réponses fournies par les administrations compétentes aux guichets d'entreprises
afin de
- fournir une réponse aux guichets dans les délais impartis et garantir une application uniforme et correcte au sein de l'ensemble des guichets.
Exemples de tâches
- Rédiger et mettre à jour des FAQ.
- Diffuser l'information par voie électronique.
- Développer des canaux de communication actifs avec les guichets d'entreprises.
En tant que
expert
- analyser sur base des questions des guichets d'entreprises quelles procédures sont insuffisamment claires
afin de
- pouvoir formuler des propositions d'amélioration aux administrations compétentes.
Exemples de tâches
- Analyser les questions des guichets d'entreprises et, si nécessaire, demander des compléments d'information en vue de transmettre un dossier complet à l'administration compétente.
- Fournir à l'organe de concertation central « Directive services » des propositions en vue de l'adaptation de l'accord de coopération.
- Fournir au Comité de rédaction auprès de l’Agence pour la Simplification administrative des propositions en vue d'améliorer le contenu du catalogue de produits (CMS).
- Fournir à la Chancellerie du Premier Ministre des propositions en vue d'adapter les contenus repris sur www.business.belgium.be.
- Organiser des réunions de groupes de travail spécifiques et assurer la mise en œuvre et le suivi des décisions.
En tant que
personne de contact
- être le point de contact central pour le helpdesk guichet unique, tant pour les guichets d'entreprises agréés que pour les Services Publics Fédéraux
afin de
- fournir un soutien maximal aux guichets d'entreprises dans le cadre de leur mission de guichet unique et de contribuer ainsi à la simplification administrative pour les entreprises telle que visée dans la Directive Services.
Exemples de tâches
- Transmettre rapidement les questions des guichets d'entreprises à l'administration compétente.
- Transmettre rapidement les réponses des instances compétentes aux guichets d'entreprises.
- Collaborer avec le helpdesk des différentes entités fédérées.
- Assister le chef de service dans ses contacts avec les entités fédérées dans le cadre de l'accord de coopération pour la Directive Services.
- Recueillir et analyser les propositions de modification du fonctionnement du helpdesk et formuler une proposition d'action.
En tant que
représentant
- représenter le helpdesk dans des groupes de travail, réunions, comités, ….
afin de
- s'assurer que le service dispose de toutes les informations possibles lui permettant de veiller à l'application de l'Accord de coopération ainsi qu'à l'application correcte de la Directive Services au niveau fédéral.
Exemples de tâches
- Participer activement aux réunions du Comité de rédaction.
- Participer aux réunions du réseau EUGO.
- Organiser des réunions de coordination internes au sein du helpdesk.
- Prévoir des moments de concertation avec les représentants d'autres instances compétentes au niveau fédéral.
Positionnement
La fonction est dirigée par
Conseiller
La fonction dirige : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences comportementales
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.