Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA081

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Adjoints stratégiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Soutenir le directeur de la direction

afin de

assurer une bonne coordination et une exécution correcte des missions de la direction.

 

Finalités

En tant que

dirigeant

soutenir le directeur dans la coordination et le pilotage des activités des responsables de cellule et des collaborateurs directs

afin de

atteindre les objectifs opérationnels et de garantir la continuité du service

 

Exemples de tâches

• développer une stratégie, des objectifs opérationels pour les différentes cellules du service, répartir le travail et les tâches des responsables de cellule, ainsi que donner des directives claires

• superviser le contenu des dossiers réalisés par les collaborateurs avant leur transmission au directeur

• réaliser certains projets spécifiques et prendre en charge certaines matières au nom du directeur

• veiller à la qualité du travail fourni et au respect des délais

• remplacer le directeur en cas d'absence afin d'assurer la continuité du service (responsabilité finale en cas de problèmes inattendus)

 

En tant que

coach

assurer la gestion quotidienne du personnel

afin de

veiller à l'épanouissement professionnel des collaborateurs et à l'exécution des objectifs opérationnels du service

 

Exemples de tâches

• mener des entretiens individuels et en équipe (motivation, délégation, "coaching", cycles d'évaluation, etc.)

• donner du feed-back, tant positif que négatif, sur le fonctionnement, suivre les résultats, les prestations, etc.

• garantir la communication entre la hiérarchie et les collaborateurs et inversement

 

En tant que

coordinateur

coordonner le travail effectué par les cellules de la direction

afin de

garantir l'uniformité des décisions prises et la conformité des positions avec la politique menée en la matière

 

Exemples de tâches

• organiser des réunions d'équipe et la diffusion de l'information utile en son sein

• donner du feedback au directeur, l'informer des dossiers problématiques et proposer des solutions

• organiser le management des connaissances au sein de la direction (exemple : diffuser les documents entre les différents services)

 

En tant que

expert/spécialiste

assister le directeur

afin de

réaliser les missions du service

 

Exemples de tâches

• enquêter sur les évolutions dans le secteur

• préparer des recommandations et des conseils stratégiques émanant du service à l'attention du ministre

• préparer, évaluer et adapter la réglementation

• participer à des réunions internes et externes (commissions, par exemple) et, le cas échéant, les diriger

• traiter des dossiers sensibles et complexes

 

En tant que

représentant

représenter la direction, la direction générale, le SPF ou le ministre dans divers forums

afin de

présenter la réglementation et défendre le point de vue du service

 

Exemples de tâches

• participer au nom de la direction, de la direction générale, du SPF ou du Ministre, à divers forums, groupes de travail, plateformes de concertation, tables rondes ou commissions de formation

• établir des rapports des réunions et donner du feed-back à la direction

• représenter le ministre de l'Intérieur dans les procédures introduites auprès du Conseil d'Etat

• dispenser des cours et des formations entre autre sur l'application et l'interprétation de la réglementation du secteur auprès des services concernés, des étudiants et des entreprises du secteur

• assurer les contacts avec les différents acteurs du secteur et d'autres partenaires concernés et parties prenantes (autorités, services concernés, etc.)

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	questions écrites, orales, directives	contact personnel, dossiers, mails	quotidien
organisations/entreprises	questions écrites, orales	courriers, mails , contacts téléphoniques, concertation	quotidien
Autorités et organisations externes	questions écrites, orales	dossiers, contacts téléphoniques	mensuel
particuliers/citoyens	demandes, demandes d'informations, questions orales	contact téléphonique, mail, courrier,	quotidien
Cabinet	questions écrites, orales, instructions, demandes d'informations	contact personnel, dossiers, mails, contacts téléphoniques	hebdomadaire

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
organisations/entreprises, via les collaborateurs, gestionnaires de dossiers	précisions, décisions, motifs	dossiers, courriers	quotidien
management	réponses écrites ou orales	en tant que dossier, mail, courriers	quotidien
Autorités et organisations externes	réponses écrites	courriers	mensuel
particuliers/citoyens	réponses écrites ou orales, décisions	contacts téléphoniques, mails, courriers	quotidien

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le directeur

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• propre organisation du travail

• répartition du travail dans l'équipe, transmission de dossiers aux collaborateurs et suivi des prestations

• suivi de l'avancement des dossiers et, le cas échéant, réorientation de la planification ou des actions

• supervision des dossiers et correction

• émission d'avis et réponse à toute question non-politique dans les matières traitées

• négociation des positions qui engagent le service, voire le SPF, dans la limite du mandat confié par le directeur

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• lancer de nouveaux projets qui engagent le ministre ou le département (budgétairement et/ou politiquement)

• adapter la législation régissant le secteur

• participer à des journées d'études, des séminaires et des journées de formation

• prendre congé ou récupération

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• directives émanant du ministre, de la présidente ou du directeur général

 

Quelles innovations

• suggestions d'amélioration des processus de travail

• suggestions de lancement de projets nouveaux

• suggestions d'adaptation et de modification des législations régissant le secteur

 

Sur base de quel cadre de référence

• notes de politique générale, décisions du Conseil des Ministres

• attribution des compétences propres au service

• expérience et expertise propres

• suggestions du secteur, événements liés à l'actualité

 

Profil de compétences génériques

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