Attaché A2 support opérationnel - Adjoint du directeur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DSA081
Niveau: A
Classe : A2 Famille de fonctions : Adjoints stratégiques Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Soutenir le directeur de la direction
afin de
assurer une bonne coordination et une exécution correcte des missions de la direction.
Finalités
En tant quedirigeantsoutenir le directeur dans la coordination et le pilotage des activités des responsables de cellule et des collaborateurs directs
afin de
atteindre les objectifs opérationnels et de garantir la continuité du service
Exemples de tâches
- développer une stratégie, des objectifs opérationels pour les différentes cellules du service, répartir le travail et les tâches des responsables de cellule, ainsi que donner des directives claires
- superviser le contenu des dossiers réalisés par les collaborateurs avant leur transmission au directeur
- réaliser certains projets spécifiques et prendre en charge certaines matières au nom du directeur
- veiller à la qualité du travail fourni et au respect des délais
- remplacer le directeur en cas d'absence afin d'assurer la continuité du service (responsabilité finale en cas de problèmes inattendus)
En tant quecoachassurer la gestion quotidienne du personnel
afin de
veiller à l'épanouissement professionnel des collaborateurs et à l'exécution des objectifs opérationnels du service
Exemples de tâches
- mener des entretiens individuels et en équipe (motivation, délégation, "coaching", cycles d'évaluation, etc.)
- donner du feed-back, tant positif que négatif, sur le fonctionnement, suivre les résultats, les prestations, etc.
- garantir la communication entre la hiérarchie et les collaborateurs et inversement
En tant quecoordinateurcoordonner le travail effectué par les cellules de la direction
afin de
garantir l'uniformité des décisions prises et la conformité des positions avec la politique menée en la matière
Exemples de tâches
- organiser des réunions d'équipe et la diffusion de l'information utile en son sein
- donner du feedback au directeur, l'informer des dossiers problématiques et proposer des solutions
- organiser le management des connaissances au sein de la direction (exemple : diffuser les documents entre les différents services)
En tant queexpert/spécialiste
afin de
réaliser les missions du service
Exemples de tâches
- enquêter sur les évolutions dans le secteur
- préparer des recommandations et des conseils stratégiques émanant du service à l'attention du ministre
- préparer, évaluer et adapter la réglementation
- participer à des réunions internes et externes (commissions, par exemple) et, le cas échéant, les diriger
- traiter des dossiers sensibles et complexes
En tant quereprésentantreprésenter la direction, la direction générale, le SPF ou le ministre dans divers forums
afin de
présenter la réglementation et défendre le point de vue du service
Exemples de tâches
- participer au nom de la direction, de la direction générale, du SPF ou du Ministre, à divers forums, groupes de travail, plateformes de concertation, tables rondes ou commissions de formation
- établir des rapports des réunions et donner du feed-back à la direction
- représenter le ministre de l'Intérieur dans les procédures introduites auprès du Conseil d'Etat
- dispenser des cours et des formations entre autre sur l'application et l'interprétation de la réglementation du secteur auprès des services concernés, des étudiants et des entreprises du secteur
- assurer les contacts avec les différents acteurs du secteur et d'autres partenaires concernés et parties prenantes (autorités, services concernés, etc.)
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
|
Quelle information
|
Sous quelle forme
|
Avec quelle fréquence
|
management
|
questions écrites, orales, directives
|
contact personnel, dossiers, mails
|
quotidien
|
organisations/entreprises
|
questions écrites, orales
|
courriers, mails , contacts téléphoniques, concertation
|
quotidien
|
Autorités et organisations externes
|
questions écrites, orales
|
dossiers, contacts téléphoniques
|
mensuel
|
particuliers/citoyens
|
demandes, demandes d'informations, questions orales
|
contact téléphonique, mail, courrier,
|
quotidien
|
Cabinet
|
questions écrites, orales, instructions, demandes d'informations
|
contact personnel, dossiers, mails, contacts téléphoniques
|
hebdomadaire
|
Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
|
Quelle information
|
Sous quelle forme
|
Avec quelle fréquence
|
organisations/entreprises, via les collaborateurs, gestionnaires de dossiers
|
précisions, décisions, motifs
|
dossiers, courriers
|
quotidien
|
management
|
réponses écrites ou orales
|
en tant que dossier, mail, courriers
|
quotidien
|
Autorités et organisations externes
|
réponses écrites
|
courriers
|
mensuel
|
particuliers/citoyens
|
réponses écrites ou orales, décisions
|
contacts téléphoniques, mails, courriers
|
quotidien
|
Positionnement
La fonction est dirigée par
le directeur
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- propre organisation du travail
- répartition du travail dans l'équipe, transmission de dossiers aux collaborateurs et suivi des prestations
- suivi de l'avancement des dossiers et, le cas échéant, réorientation de la planification ou des actions
- supervision des dossiers et correction
- émission d'avis et réponse à toute question non-politique dans les matières traitées
- négociation des positions qui engagent le service, voire le SPF, dans la limite du mandat confié par le directeur
La fonction doit demander une autorisation pour
- lancer de nouveaux projets qui engagent le ministre ou le département (budgétairement et/ou politiquement)
- adapter la législation régissant le secteur
- participer à des journées d'études, des séminaires et des journées de formation
- prendre congé ou récupération
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Budget de travail propre
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- directives émanant du ministre, de la présidente ou du directeur général
Quelles innovations
- suggestions d'amélioration des processus de travail
- suggestions de lancement de projets nouveaux
- suggestions d'adaptation et de modification des législations régissant le secteur
Sur base de quel cadre de référence
- notes de politique générale, décisions du Conseil des Ministres
- attribution des compétences propres au service
- expérience et expertise propres
- suggestions du secteur, événements liés à l'actualité
|