Afdrukken

Protocolchef (M/V/X)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DIS099

Niveau: A

Klasse : A5

Functiefamilie : Strategisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 12. Internationale Relaties (IS)




Doel van de functie

De relaties tussen enerzijds de in België gevestigde buitenlandse diplomatieke zendingen en internationale organisaties en anderzijds de Belgische staat in goede banen leiden

teneinde

de vooraanstaande positie van België als gastland en als vestigingsplaats van deze zendingen en organisaties te vrijwaren, het positieve imago van ons land te bevorderen en ervoor te zorgen dat de buitenlandse vertegenwoordigingen de wetten van ons land respecteren, binnen het kader van de Conventies van Wenen.

 

Leiden van de directie Protocol

teneinde

de doelstellingen van de directie Protocol te operationaliseren en te realiseren.

 

Resultaatgebieden
Als
vertegenwoordiger (ambassadeur)
    vertegenwoordigen van de Belgische overheid bij evenementen en bij officiële aangelegenheden en plechtigheden

teneinde

    de rol van België als gastland correct te vervullen en een positief imago van ons land uit te dragen.

 

Voorbeelden van taken
  • ontvangen van staatshoofden en regeringsleiders bij officiële bezoeken aan België
  • verzekeren van de protocollaire omkadering bij officiële aangelegenheden
  • deelnemen aan allerlei andere officiële aangelegenheden en plechtigheden
  • verzorgen van het onthaal van nieuwe ambassadeurs, medewerking verlenen aan de uitvoering van hun accreditatieprocedure en het in ontvangst nemen van een kopie van hun geloofsbrieven
  • uitbouwen en onderhouden van een uitgebreid diplomatiek netwerk en de onderlinge contacten tussen de buitenlandse ambassadeurs stimuleren.

 

Als
deskundige
    nemen van strategische opties inzake de voorrechten en immuniteiten van bevoorrechte personen en ter zake voorstellen formuleren naar beleidsinstanties toe

teneinde

    de diplomatieke gemeenschap op professionele wijze te ondersteunen overeenkomstig de internationale verplichtingen en een betere dienstverlening mogelijk te maken.

 

Voorbeelden van taken
  • analyseren van complexe en politiek gevoelige dossiers en ter zake voorstellen formuleren
  • informeren en adviseren van de politieke autoriteit en van andere Belgische overheidsinstellingen ter ondersteuning van de beleidsvorming, standpunten bepleiten en mogelijke acties voorstellen
  • adviseren en voorstellen van oplossingen voor diplomatieke zendingen en internationale organisaties, eventueel maatregelen nemen ten aanzien van ambassades die weigeren medewerking te verlenen aan lokale verplichtingen (bv. betaling van verkeersboetes) of aan internationale verplichtingen (bv. terugkeer van illegalen naar het land van herkomst)

 

Als
bemiddelaar
    optreden tussen enerzijds de diplomatieke zendingen en internationale organisaties en anderzijds de Belgische overheid of andere entiteiten

teneinde

    tegengestelde visies dichter bij elkaar te brengen, verzoenend op te treden en bij te dragen tot de oplossing van conflicten.

 

Voorbeelden van taken
  • bemiddelend optreden ingeval van tegenstelde standpunten, onenigheid of conflicten
  • organiseren van bilaterale ontmoetingen met buitenlandse ambassadeurs om specifieke problemen te bespreken, geschillen op te lossen, maatregelen te verantwoorden die genomen worden om schulden en/of boetes van diplomatieke zendingen te doen vereffenen
  • de Belgische overheidsinstellingen ertoe brengen de rechten van de diplomatieke zendingen te doen respecteren (bv. het ernstig nemen van de veiligheid van diplomatieke posten)

 

Als
onderhandelaar
    optreden als onderhandelaar tussen enerzijds de diplomatieke zendingen en de internationale organisaties en anderzijds de Belgische overheid of andere entiteiten

teneinde

    ervoor te zorgen dat de internationale rechten en verplichtingen langs beide zijden maximaal gerespecteerd worden en de goede relaties bevorderd worden.

 

Voorbeelden van taken
  • onderhandelen met diplomatieke posten en internationale instellingen omtrent de correcte toepassing van rechten en plichten die voortvloeien uit de Conventies van Wenen, zetelakkoorden en andere internationale overeenkomsten
  • onderhandelen met Belgische overheidsinstellingen en andere entiteiten om een betere dienstverlening mogelijk te maken (bv. VIP-salon in de luchthaven van Zaventem) en besparingen te realiseren
  • deelnemen aan interne- en externe vergaderingen waarbij diplomatieke zendingen en internationale organisaties betrokken zijn om hun standpunten kracht bij te zetten en terechte vragen te verdedigen.

 

Als
leidinggevende
    strategisch organiseren, coördineren en opvolgen van de werking van de verschillende diensten van de directie Protocol

teneinde

    de efficiënte functionering van alle diensten te verzekeren, resultaten te bereiken overeenkomstig de vooropgestelde doelstellingen en een transparante, kwaliteitsvolle dienstverlening aan te bieden.

 

Voorbeelden van taken
  • bepalen van doelstellingen op lange termijn en te bereiken resultaten in functie van de prioriteiten en de vertaling ervan naar het operationele niveau
  • sturen en richting geven aan diensthoofden en medewerkers, gegronde beslissingen nemen, evalueren en motiveren, intermenselijke conflicten oplossen
  • stimuleren van de onderlinge samenwerking, het teamoverleg en de teamgeest om efficiënt te kunnen optreden
  • doorvoeren van wijzigingsprocessen wat de structuur, de organisatie en de werkmethodes betreft in functie van nieuwe omstandigheden (bv. budgettaire beperkingen, personeelsvermindering,…).

 

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

de Voorzitter

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 51-200 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.