Attaché helpdesk fédéral pour les guichets uniques (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DEC380
Niveau: A
Classe : A1 Famille de fonctions : Experts support à l'organisation Catégorie de métiers : 03. Economie (EC)
Raison d'être de la fonction
Offrir un soutien à l'organisation et à la direction du helpdesk fédéral pour les guichets uniques (points de contact uniques où toute entreprise peut trouver de l’information et faire une demande de permis et d’autorisation nécessaire à l’exercice de ses activités)
afin de
garantir et optimaliser le bon fonctionnement du helpdesk, dans l’intérêt des guichets uniques et des entreprises.
Finalités
En tant quegestionnaire de dossiersgérer les dossiers en rapport avec le travail journalier du helpdesk fédéral pour les guichets uniques
afin de
soutenir au maximum les guichets d’entreprises dans leurs tâches de guichet unique et ainsi contribuer à la simplification administrative pour les entreprises, comme défini dans la directive services.
Exemples de tâches
- Faire une première analyse d’un problème soulevé et prendre contact avec les services ou personnes répertoriés, comme préparation pour une analyse plus approfondie et une discussion au sein du helpdesk
- Transmettre les questions et réponses rapidement aux administrations compétentes et aux guichets d’entreprises
- Assister le responsable du Helpdesk dans ses contacts avec les entités fédérées, dans le cadre de l'accord de coopération pour la Directive Services
- Représenter le responsable du Helpdesk (p.ex. à des réunions de la Commission Européenne, du comité de rédaction pour le site www.business.belgium.be , …).
En tant quepoint de contactcontrôler la conformité et la cohérence des réponses fournies par les administrations compétentes aux guichets d'entreprises
afin de
garantir une application uniforme et correcte au sein de l'ensemble des guichets.
Exemples de tâches
- Vérifier si une question n’a pas déjà été posée antérieurement
- Rédiger des propositions afin de mettre à jour les FAQ
- Diffuser l'information par voie électronique
En tant queexpertanalyser sur base des questions des guichets d'entreprises quelles procédures sont insuffisamment claires
afin de
pouvoir formuler des propositions d'amélioration aux administrations compétentes.
Exemples de tâches
- Analyser les questions des guichets d'entreprises et, si nécessaire, demander des compléments d'information en vue de transmettre un dossier complet à l'administration compétente
- Fournir au responsable du Helpdesk des propositions en vue d'améliorer le contenu du catalogue de produits destinées au Comité de rédaction auprès de l’Agence pour la Simplification administrative (CMS)
- Fournir au responsable du Helpdesk des propositions en vue d'adapter les contenus repris sur www.business.belgium.be (destinées à la Chancellerie du Premier Ministre)
En tant quecollaborateur de projetcollaborer aux projets relative au fonctionnement des guichets uniques
afin de
améliorer le fonctionnement et la prestation de services des guichets uniques aux entreprises.
Exemples de tâches
- Optimalisation du guide des procédures sur business.belgium.be
- Participer au développement des procédures électroniques et des formulaires de demande
- Réaliser des études, des analyses, des synthèses,… ;
- Collaborer à des projets à l’intérieur et à l’extérieur de son propre domaine de connaissances.
En tant quegestionnaire de connaissancesà tout moment, se tenir au courant des changements relatifs au domaine d’expertise du service et partager ses connaissances avec les autres
afin de
donner des avis et réponses corrects aux guichets uniques, dans l’ intérêt des entreprises.
Exemples de tâches
- Se tenir au courant des changements au niveau de la réglementation
- Rechercher et lire des informations et de la documentation complémentaires
- Compléter, suivre et ouvrir le système de gestion de contenu interne
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
|
Quelle information
|
Sous quelle forme
|
Avec quelle fréquence
|
Le responsable du Helpdesk
|
Répondre aux demandes
|
Input en réunion interne, consigné dans un PV
|
hebdomadaire
|
Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
|
Quelle information
|
Sous quelle forme
|
Avec quelle fréquence
|
Le responsable du Helpdesk
|
Répondre aux demandes
|
Input en réunion interne, consigné dans un PV
|
quotidien
|
Positionnement
La fonction est dirigée par
Responsable d'équipe helpdesk (A2)
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- - L’organisation de son travail
- La gestion de ses contacts internes
- Les réponses à donner à des questions sur lesquelles le service a déjà pris position
La fonction doit demander une autorisation pour
- - Les positions à prendre et à défendre officiellement
- La participation à des réunions et à des rencontres externes
- Adaptation de l’architecture du CMS interne et de l’information reprise sur le disque partagé du Helpdesk
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
/
Budget de travail propre
/
Autres données quantitatives
1. /
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- - Code de droit économique et les arrêtés d’exécution
- Directive Services et la Charte PSC
- Accord de coopération de 2013 relatif à l’implémentation de la Directive Services
Quelles innovations
- - Formuler des propositions d’adaptation de procédures existantes
- Utiliser son savoir-faire et son expérience dans le cadre de l’implémentation d’un guichet unique électronique
Sur base de quel cadre de référence
- - Le plan de management du Président et du Directeur général
- Collaboration et contacts avec d’autres SPF et avec les entités fédérées
|