Identificatie van de functie

Functiecode : DSA205

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Dossierbeheerders

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het verzekeren van het secretariaat van verscheidene commissies en werkgroepen van de Hoge Raad voor Preventie en Bescherming op het werk (dat onder meer voorstellen aan de betrokken Minister wat het algemeen beleid betreft inzake welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk)

teneinde

de opvolging van de werkzaamheden binnen deze commissies en werkgroepen te verzekeren.

 

Het verrichten van opzoekingen omtrent de onderwerpen die behandeld worden door de Hoge Raad en zijn organen

teneinde

de voorbereidende documenten voor bespreking in de vergaderingen van de Hoge Raad en zijn organen op te stellen.

 

Resultaatgebieden

Als

analist

De nodige voorbereidende documenten (ontwerpen van reglementaire teksten, veiligheidsvoorschriften,...) die besproken zullen worden in de Hoge Raad evenals de ontwerpadviezen opstellen

teneinde

de nodige wetenschappelijke of juridische ondersteuning bieden aan de Hoge Raad en zijn organen

 

Voorbeelden van taken

• opzoekingen verrichten en informatie opvragen bij deskundigen, ambtenaren of eventueel leden (sociale partners) ter voorbereiding van de gesprekken

• opstellen van ontwerpadviezen voor de Hoger Raad en zijn organen op basis van de gevoerde besprekingen en de schriftelijke opmerkingen en voorstellen van de leden, ambtenaren en deskundigen

• zorgen dat de gemeenschappelijke standpunten weergegeven worden en de inhoud van de verdeelde standpunten vermelden

 

Als

secretaris

begeleiden en ondersteunen van de werkzaamheden van de commissies en de werkgroepen

teneinde

de voorwaarden in te vullen voor de werking van de commissies en de werkgroepen van de Hoge Raad

 

Voorbeelden van taken

• het bijhouden van de agenda van de vergaderingen en het verzorgen van het secretariaat

• zorgen voor de praktische organisatie van de vergaderingen (reservatie, simultaanvertaling, aanwezigheidslijsten,...)

• het opstellen van de notulen en die overmaken aan de adviseur-generaal, leidend ambtenaar van de afdeling Sociaal overleg die tevens bij KB benoemd is tot Secretaris van de Hoge Raad

• het uitvoeren van alle administratieve stappen die de procedure van consultatie en vraag om advies door de bevoegde minister aan de Hoge Raad voorschrijft

 

Als

informatiebeheerder

bewaren van adviezen, notulen, officiële documenten en documentatie

teneinde

ze ter beschikking te kunnen stellen van enerzijds de leden van de Hoge Raad en van de administratie zowel als geheugen van de werkzaamheden als als verantwoording en anderzijds van het geïnteresseerde publiek

 

Voorbeelden van taken

• het uitwerken en gebruiken van een archiveringsstructuur

• het opstellen en actueel houden van een tabel van de dossiers die in behandeling zijn of behandeld werden

• het aanleveren van documenten die ter beschikking kunnen gesteld worden via intranet en internet

 

Als

controleur

superviseren van de taken van de administratieve medewerkers in het kader van het secretariaat van de Hoge Raad

teneinde

een correcte toepassing van de geldende procedures te waarborgen

 

Voorbeelden van taken

• het verifiëren van de correcte opstelling van de convocaties en verzendingsnota's voor het overmaken van de notulen, de protocols of de met redenen omklede adviezen, met name nazien of de administratieve procedure is gevolgd

• waken over de nauwkeurige opvolging of de in de reglementering voorziene termijnen worden gerespecteerd bij de verzending van documenten

• het verifiëren van de correcte uitvoering van de voorbereidende activiteiten voor de organisatie van vergaderingen, met name nazien of de administratieve procedure is gevolgd

• opvolging van de geldigheid van de samenstelling van de commissies et aanpassingen aanvragen (hernieuwing mandaten, oproep tot kandidaturen)

 

Als

junior deskundige/specialist

het verwerven van kennis en vaardigheden inzake welzijn op het werk

teneinde

de kwaliteit van de verslaggeving aan de leden van de Hoge raad verbeteren

 

Voorbeelden van taken

• zich inwerken in de structuren en procedures van de Hoge Raad

• theoretische kennis van de welzijnsmateries verbeteren door deelname aan opleidingen en studiedagen

• deelnemen aan interne werkgroepen met technische deskundigen en juristen van de Afdeling Normen

• vergadertechnieken en mondelinge en schriftelijke communicatie verbeteren

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	ontwerpen van reglementaire teksten	dossier	maandelijks
divisie van de Normes	projets de textes réglementaires	dossier	maandelijks
management	beslissingen, richtlijnen	per brief, e-mail ...	ad hoc
leden commissies	mondelinge vragen	informeel	wekelijks
andere diensten binnen FOD	adviezen, documentatie	per brief, e-mail ...	maandelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
leden van de commissies	uitnodigingen en ontwerpteksten	dossiers	maandelijks
management	PV's ter goedkeuring	als dossier	maandelijks
management	stand van zaken werkzaamheden	informeel	wekelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de directeur-generaal humanisering van de arbeid

de adviseur-coördinator

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de organisatie van de eigen taken en de delegatie van bepaalde taken aan het personeel van administratieve ondersteuning

• het indienen van voorstellen voor een betere werking met inachtneming van de reglementair te volgen procedures

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• elke afwijking van de voorgeschreven procedures

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

6.941.000 euro

 

Eigen werkbudget

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. 97.000,00 euro is het werkingsbudget van de Hoge raad voor preventie en bescherming op het werk

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• procedures adviesorgaan Hoge Raad

• reglementen aangaande de werking en de samenstelling van de Hoge Raad KB van 27 okt 2006 betreffende de Hoge Raad voor Preventie en Bescherming op het werk)

 

Welke vernieuwingen

• het verbeteren van bestaande technieken en methoden

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• eigen ervaring

• de beste praktijken op vlak van reglementering inzake welzijn op het werk

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.