Attaché A2 internationale relaties (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : NIS002
Niveau: A
Klasse : A2 Functiefamilie : Bemiddelaars Beroepscategorie : 12. Internationale Relaties (IS)
Doel van de functie
Interne en externe uitwisselingsvergaderingen organiseren en coördineren binnen de organisatie, de verslagen opstellen en hun overdracht verzekeren aan de bevoegde instanties alsook op de hoogte blijven van de recente ontwikkelingen op nationaal en internationaal vlak
teneinde
een grondige expertise op te bouwen binnen het eigen domein, de verantwoordelijken toe te laten om hun keuzes en beslissingen te baseren op actuele en accurate informatie en zo de Belgische positie te formaliseren door te waken over de coherentie van de communicatie in de nationale en internationale instanties.
Resultaatgebieden
Alsorganisatorcoördinatie-, overleg- en reflectievergaderingen organiseren binnen of buiten de FOD of de organisatie in de behandelde materies
teneinde
de Belgische positie te formaliseren en te waken over de coherentie van de communicatie in de nationale en internationale instanties
Voorbeelden van taken
- voorbereidende vergaderingen organiseren met het oog op de Europese raden
- identificeren van de doelpersonen/deskundigen uit te nodigen voor de vergaderingen
- waken over de correcte en tijdige verzending van de uitnodigingen voor de vergaderingen
- de agenda met commentaar en advies versturen
Alsdeskundigeadvies en aanbevelingen verschaffen aan de verantwoordelijken
teneinde
de gesprekspartners toe te laten om adequate beslissingen te nemen
Voorbeelden van taken
- advies geven aan de hiërachie m.b.t. de internationale domeinen
- deelnemen aan vergaderingen en/of deze voorzitten en er zijn/haar advies geven
- verslagen of aanbevelingsnota's opstellen
Alsredacteurde informatie verzamelen, behandelen en opstellen onder de vorm van volledige en gedetailleerde verslagen
teneinde
de verantwoordelijken toe te laten om hun keuzes en beslissingen te baseren op adequate, concrete, precieze en samenhangende informatie
Voorbeelden van taken
- verzekeren van de redactie en actualisering van politieke nota's omtrent de bedoelde onderwerpen
- opstellen van antwoorden ter ondertekening van de minister, in de betrokken materies
- bijdragen tot nationale verslagen in de betrokken materies
- bijwonen van gezamenlijke vergaderingen en de verslagen opstellen van deze vergaderingen
Alskennisbeheerderop de hoogte blijven van de recente ontwikkelingen binnen de nationale en internationale instanties, alsook van de interne ontwikkelingen binnen de organisatie
teneinde
een dienstverlening te verzekeren die gebaseerd is op actuele en correcte informatie
Voorbeelden van taken
- raadplegen van de gespecialiseerde pers in het behandelde domein
- raadplegen van de websites van de Europese Raad
- zich informeren over de mededelingen van de permanente vertegenwoordiger
- opvolgen van de politieke en sociale situatie van de landen waarmee de organisatie betrekkingen onderhoudt
- deelnemen aan seminaries in het buitenland
Alsinformatiebeheerderde archivering, ordening en actualisering verzekeren van de verslagen en alle relevante informatie, alsook meewerken aan de uitwisseling van deze informatie
teneinde
de informatie beschikbaar en makkelijk toegankelijk te maken voor de gebruikers
Voorbeelden van taken
- de relevante informatie ordenen
- de verschillende databanken beheren
- meewerken aan de transcriptie van de Europese richtlijnen
Alscoachde nieuwe medewerkers ondersteunen en opleiden
teneinde
kwaliteitsvol werk en eenvormigheid in de werkmethodes te verzekeren
Voorbeelden van taken
- adviseren en informeren van de nieuwe medewerkers over de gebruikte werkmethodes
- begeleiden van de nieuwe medewerkers begeleiden bij het beheer van hun dossiers
- beheren en superviseren van de complexere dossiers
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
andere fed. overh. diensten
|
mondelinge adviezen
|
informeel
|
ad hoc
|
andere fed. overh. diensten
|
schriftelijke vragen
|
brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
particulieren/burgers
|
schriftelijke vragen
|
brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
particulieren, burgers
|
mondelinge adviezen
|
informeel
|
ad hoc
|
Cel Beleidsvoorbereiding
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
organisaties/bedrijven
|
schriftelijke vragen
|
brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
collega's
|
mondelinge adviezen
|
informeel
|
ad hoc
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
andere fed. overh. diensten
|
mondelinge adviezen
|
informeel
|
maandelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
schriftelijke vragen
|
brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
particulieren/burgers
|
mondelinge adviezen
|
informeel
|
ad hoc
|
particulieren/burgers
|
schriftelijke vragen
|
brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
organisaties/bedrijven
|
schriftelijke adviezen
|
brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
management
|
schriftelijke adviezen
|
brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
het diensthoofd
De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- de eigen organisatie van het werk
- antwoorden op vragen om informatie
- de organisatie van vergaderingen
- de keuze van de contactpersonen
De functie moet autorisatie vragen voor
- de vastlegging van het budget en de budgettaire uitgaven
- diplomatieke vragen en gevoelige onderwerpen
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Eigen werkbudget
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- het statuut van de organisaties en de internationale reglementering
- de nationale richtlijnen in de materie
Welke vernieuwingen
- bijdragen tot de aanpassing en de verbetering van de reglementering
- nieuwe procedures creëren voor het werk en de vergaderingen
Gebaseerd op welk referentiekader
- gespecialiseerde documentatie
|