Identification de la fonction

Code de la fonction : NPO006

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)

Raison d'être de la fonction

Fournir un avis fondé stratégique et opérationnel et un soutien professionnel au management de ligne d’une grande entité (DG, direction, organisme scientifique,...), ainsi que soutenir et coacher des collègues moins expérimentés ayant la même tâche auprès d’une petite entité (service d’encadrement, petite direction ou autre entité) en rapport avec des problèmes, questions et besoins au sujet des différentes matières P&O

afin de

mettre le management de ligne en état d’assumer de manière optimale sa responsabilité en matière de développement de l’organisation, gestion du personnel et communication interne.

 

Véhiculer un changement culturel auprès d’une grande entité (DG, direction, organisme scientifique,...), ainsi que soutenir et coacher des collègues moins expérimentés ayant la même tâche auprès d’une petite entité

afin de

amener les dirigeants et leurs membres du personnel à s’engager de manière claire et consistante pour la planification, l’exécution, le suivi et l’adaptation des missions de l'entité

 

Assumer la responsabilité finale d'un domaine fonctionnel P&O ou d'un projet P&O pour l'ensemble de l'organisation

afin de

contribuer à ce que le service d'encadrement P&O assure une prestation de service de qualité à l'ensemble de l'organisation

 

Finalités

En tant que

consultant interne en matière de développement de l’organisation

offrir des conseils stratégiques, en collaboration avec le directeur (d’encadrement) P&O et les services fonctionnels du service d’encadrement P&O, au DG et au management de ligne lors de l’application ou de l’introduction de méthodes et d'outils de développement de l’organisation conformément à la politique approuvée par le comité de direction

afin de

pouvoir conseiller correctement les responsables du segment de l'organisation concerné lors de la prise de décisions en la matière

 

Exemples de tâches

• conseiller lors de la préparation, l’accompagnement et le suivi de projets de changement et lors de rapportages en la matière (optimisation de processus ou amélioration des processus, projets d’amélioration, manuels de qualité,...)

• assurer le suivi de l’instauration de projets de changement dans le segment de l’organisation concerné (DG, direction, établissement scientifique,...) et communiquer les indicateurs politiques pertinents

• conseiller lors de la préparation et la gestion de la politique en matière de rémunération et de conditions de travail dans le segment de l’organisation en tenant compte de la politique de l’administration fédérale en la matière et de la valeur ajoutée du personnel pour l’organisation

• conseiller lors de la préparation, de l’accompagnement et du suivi de la communication interne et de la gestion des connaissances ainsi que lors du rapportage en la matière

 

En tant que

consultant interne en ressources humaines

fournir des conseils stratégiques, en collaboration avec le directeur (d’encadrement) P&O et les services fonctionnels du service d’encadrement P&O, au management lors de l’application ou de l’introduction de méthodes et outils HRM dans ce domaine

afin de

permettre au DG ou au directeur d’un établissement scientifique de prendre des décisions optimales

 

Exemples de tâches

• conseiller lors de la préparation, de l’exécution et du suivi des flux entrants, internes (p. ex. recrutements, promotions) et sortants (p. ex. outplacement) de membres du personnel dans le segment de l’organisation concerné

• conseiller lors de l’établissement, de l’exécution et du suivi du plan de personnel, du plan de recrutement, des plans de développement personnels,... du segment de l’organisation concerné

• conseiller lors de l’exécution de la politique en matière de rémunération et de conditions de travail en tenant compte de la politique fixée en la matière et de la valeur ajoutée du personnel pour l’organisation

• conseiller lors de l’exécution d’actions de communication au sein de la DG ou de l’établissement scientifique

 

En tant que

chef de projet

diriger les projets ayant trait à la propre spécialisation dans le domaine P&O ou un projet P&O au niveau de l’organisation, en collaboration ou non avec des consultants externes

afin de

contribuer à une prestation de service de qualité du service d’encadrement P&O à l’ensemble du SPF

 

Exemples de tâches

• coordonner et suivre des projets stratégiques P&O pour l’ensemble de l’organisation

• ébaucher le plan de projet complet et établir les réseaux nécessaires à la réalisation du projet

• préparer, suivre et éventuellement présider le groupe de pilotage qui effectue le suivi du projet

• assurer le suivi des consultants externes (temps, budget et résultats)

• coacher sur le fond les collègues qui doivent implémenter les projets dans les segments de l’organisation qui leur sont confiés et suivre et corriger les résultats

 

En tant que

expert fonctionnel

conseiller le directeur d’encadrement P&O ou les services d’exécution fonctionnels du service d’encadrement P&O, en collaboration ou non avec des consultants externes

afin de

contribuer à la résolution de problèmes complexes

 

Exemples de tâches

• fournir des avis concernant certains problèmes dans un domaine d’expertise (p. ex. conditions de travail et gestion des rémunérations)

• collaborer à l’établissement des plans globaux pour l’organisation (plan de personnel, plan de développement)

 

En tant que

gestionnaire de clients

agir en qualité de figure de liaison entre le management d'un segment de l’organisation (DG, directeur, établissement scientifique) et le service d’encadrement P&O

afin de

pouvoir garantir aux clients internes une prestation de services de qualité et ajuster au maximum le soutien P&O par rapport aux besoins du segment de l’organisation concerné

 

Exemples de tâches

• identifier les problèmes spécifiques au sein du segment de l’organisation, formuler des solutions faisables et en discuter avec le directeur P&O

• conseiller le client interne quant à l’implémentation de la politique P&O à partir des connaissances étendues du segment de l’organisation concerné et de la connaissance du domaine P&O

 

En tant que

collaborateur d’encadrement

coopérer au développement d’une politique P&O dans tous les domaines P&O en collaboration avec le directeur P&O et les services opérationnels du service d’encadrement P&O

afin de

développer une politique cohérente et ciblée qui traduise la vision et les options politiques fixées par le comité de direction et le SPF BOSA

 

Exemples de tâches

• coopérer activement et fournir les inputs nécessaires lors des workshops stratégiques annuels afin d’aboutir à une planification annuelle

• fournir l’input nécessaire lors des réunions de staff hebdomadaires à partir de l’expérience acquise avec les clients (management) et de l’expérience acquise dans les différents domaines P&O

• chercher des propositions/solutions afin d’adapter la politique aux demandes des clients et aux souhaits du comité de direction

• coopérer aux préparations du comité de direction et du comité de concertation de base

 

En tant que

gestionnaire des connaissances

se charger de l’acquisition, du traitement et de la structuration de connaissances pertinentes en matière de P&O

afin de

partager ces connaissances de manière adéquate avec le DG ou le directeur d’un établissement scientifique et les autres dirigeants

 

Exemples de tâches

• coopérer à la description des processus de base P&O et des manuels de qualité qui y sont liés

• coopérer à la détermination des stratégies P&O sur la base de la politique établie par le comité de direction en matière de P&O

• participer aux activités de réseau P&O dans le domaine d’expertise

• se tenir continuellement informé au sujet des développements dans le domaine de connaissances

 

En tant que

coach

se charger de l’accompagnement et de la formation de correspondants P&O moins expérimentés

afin de

les soutenir en relation avec le propre domaine d’expertise au sein de P&O, la politique P&O globale de l’organisation et l’acquisition des aptitudes nécessaires afin de pouvoir agir en qualité de consultant interne

 

Exemples de tâches

• identifier les besoins en formation
  

• développer un plan de développement personnel pour la ou les personne(s) concernée(s)

• accompagner les personnes concernées lors de leurs activités

• donner du feed-back au sujet des avis et des actions entreprises

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
le directeur d’encadrement P&O, les services fonctionnels du service d’encadrement P&O, DG et management de ligne d’un DG	directives, feed-back, interprétations, information, demandes (écrites et orales) afin de fournir des avis	orale, écrite, courriel, téléphone, arrêtés
autres SPF, autres organismes	information, demandes d’information, collaboration pour certains projets, renseignements	orale, écrite, courriel, téléphone	mensuel
directeurs de projet et collaborateurs de projet au sein du SPF	directives, feed-back, interprétations, information, demandes (écrites et orales) afin de fournir des avis	orale, écrite, courriel, téléphone
prestataires externes (p. ex. : consultants)	information, feed-back, études, avis, collaboration dans certains projets	orale, écrite, courriel, téléphone, contrats
collègues account P&O, junior P&O account	feed-back, demandes d’information ou d’interprétation, information, tableaux de bord ou tableaux de suivi	orale, écrite, courriel, téléphone
réseaux au sein du SPF, réseaux en dehors du SPF, comité de concertation de base	Feed-back, interprétations, décisions, information, demandes (écrites et orales)	orale, écrite, courriel, téléphone	mensuel

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
le directeur d’encadrement P&O, les services fonctionnels du service d’encadrement P&O, DG et management de ligne d’un DG	directives, feed-back, interprétations, information, demandes (écrites et orales) afin de fournir des avis	orale, écrite, courriel, téléphone, tableaux de bord, rapports	quotidien
autres SPF, autres organismes	information, demandes d’information, collaboration pour certains projets, renseignements	orale, écrite, courriel, téléphone	mensuel
directeurs de projet et collaborateurs de projet au sein du SPF	directives, feed-back, interprétations, information, demandes (écrites et orales) afin de fournir des avis	orale, écrite, courriel, téléphone	quotidien
prestataires externes (p. ex. : consultants)	information, feed-back, études, avis, collaboration dans certains projets	orale, écrite, courriel, téléphone	quotidien
collègues account P&O, junior P&O account	feed-back, demandes d’information ou d’interprétation, information, tableaux de bord ou tableaux de suivi	orale, écrite, courriel, téléphone, arrêtés	quotidien
réseaux au sein du SPF, réseaux en dehors du SPF, comité de concertation de base	feed-back, interprétations, décisions, information, demandes (écrites et orales)	orale, écrite, courriel, téléphone, arrêtés	mensuel

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le directeur (d'encadrement) P&O

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• le contenu des avis au DG, au directeur ou au directeur d’un établissement scientifique et au management de ligne

• l’organisation propre du travail et les résultats des projets à diriger

• en concertation avec le client (DG, directeur ou directeur d’un établissement scientifique et management de ligne), déterminer le mode d’interaction entre le service d’encadrement P&O et le client pour autant que celui-ci ne soit pas contraire au mode de collaboration et aux SLA (Service Level Agreements) conclus entre le service d’encadrement P&O et les clients internes

• l’interaction, le coaching et l’accompagnement des collègues moins expérimentés

• les initiatives ou actions concrètes pour le client qui sont conformes à la stratégie du service d’encadrement P&O

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• toute action dérogeant à la stratégie du service d’encadrement P&O ou ayant un impact budgétaire pour le service d’encadrement P&O

• engagement de services d’exécution ou de personnel pour certaines tâches

• toutes les conventions avec les firmes externes (p. ex. consultants) ayant un impact budgétaire pour le service d’encadrement

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• directives propres à l'organisation

• directives du service d’encadrement P&O

• directives et réglementation du SPF BOSA

 

Quelles innovations

• traduire les directives générales selon la spécificité du client interne (DG, directeur, établissement scientifique,...)

• faire des propositions en vue de l’amélioration de processus de sorte que ceux-ci soient mieux ajustés aux besoins et demandes des clients internes

• amélioration des techniques et méthodes existantes

• fournir un input pour le développement d’une stratégie P&O dans tous les domaines

• développement d’instruments et de méthodes répondant à la demande et aux besoins des clients internes

 

Sur base de quel cadre de référence

• l’accord de collaboration et les SLA conclus entre le service d’encadrement P&O et le client interne (les membres du comité de direction)

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.