Identification de la fonction

Code de la fonction : NPO011

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Contrôleurs / inspecteurs / auditeurs

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)

Raison d'être de la fonction

Fournir au comité d'audit, au président du comité de direction et/ou au management des informations pertinentes portant sur le fonctionnement de l'organisation, les processus et procédures mis en place, l'efficience du système de contrôle interne et de la maîtrise des risques

afin de

garantir la qualité de la gestion des activités par l'organisation.

 

Elaborer et présenter des recommandations et des propositions d'amélioration

afin de

aider les managers à atteindre leurs objectifs et améliorer le fonctionnement de l'organisation.

 

Finalités

En tant que

auditeur

effectuer des audits de tout type (financier, de conformité, opérationnel, organisationnel, de qualité et de management) portant sur l'évaluation du bon fonctionnement de l'organisation et des processus et procédures mis en place, et participer à ces audits

afin de

élaborer des recommandations et des propositions d'amélioration qui favorisent l'optimalisation du fonctionnement de l'organisation et des processus et procédures mis en place

 

Exemples de tâches

• vérifier le bon fonctionnement d'un service et l'adéquation des objectifs avec la stratégie et avec les missions de l'organisation et créer des indicateurs de mesure pertinents

• évaluer le contrôle sur l'ensemble des systèmes dans les différents domaines (administratif, technique et financier)

• contrôler que les ressources sont utilisées de manière efficace et économique, et contrôler la pertinence des méthodes et de la planification au regard des normes internationales et des spécificités du secteur public

• vérifier l'existence et le respect des règles, lois, règlements, directives internes et procédures

• porter une appréciation sur la qualité et le caractère adéquat des règles et des procédures (manuelles et informatisées)

 

En tant que

évaluateur

évaluer de manière systématique et méthodique les processus de gestion des risques et le système de contrôle interne

afin de

déterminer si ces processus sont suffisamment adéquats et efficaces et, si nécessaire, formuler des propositions d'amélioration

 

Exemples de tâches

• rassembler les données nécessaires à l'évaluation de la maîtrise des risques et rédiger les rapports qui seront déterminants pour le passage des contrôles ex-ante aux contrôles ex-post et pour la réalisation des réformes prévues
  

• évaluer le fonctionnement et l'efficacité du système de qualité au sein de l'organisation

• contribuer au développement du CRSA (Control Risk Self Assessment) dans l'organisation

• donner des recommandations sur le système de contrôle interne et de gestion de risques en vérifiant d'une part, l'existence et le respect des règles, des lois, des règlements, des directives internes et des procédures, et d'autre part, la fiabilité de l'information

• donner au comité d'audit la certitude que le management a instauré les procédures de contrôle interne requises

 

En tant que

conseiller

fournir des avis ou des recommandations proactives portant sur de nouveaux processus ou l'adaptation de procédures existantes dans le cadre d'améliorations et de développements ultérieurs

afin de

améliorer le fonctionnement de l'organisation et aligner les processus sur les objectifs stratégiques et opérationnels

 

Exemples de tâches

• fournir des informations et des conseils au management concernant le fonctionnement de l'organisation, l'efficacité et le caractère adéquat des systèmes et procédures internes

• formuler, à l'attention du management, des recommandations pour l'amélioration de la maîtrise des risques et des systèmes de gestion

• fournir des avis au management sur l'introduction de systèmes d'autocontrôle au sein de l'organisation

• conseiller le management sur des questions organisationnelles et opérationnelles

• donner des conseils au comité de direction de l'organisation concernant la mise en oeuvre des AR "Audit interne" et "Contrôle interne" et conseiller sur les bonnes pratiques en matière de "government governance"

 

En tant que

rédacteur

faire rapport de chaque audit effectué à l'attention des intervenants concernés

afin de

leur fournir les informations demandées dans les délais impartis et soutenir l'organisation dans la gestion du fonctionnement opérationnel

 

Exemples de tâches

• effectuer la planification pluriannuelle basée sur une analyse de risques méthodique, et établir le programme annuel détaillé concernant les audits internes

• rédiger et réviser annuellement la charte du service

• compléter et adapter annuellement le plan pluriannuel concernant l'état d'avancement

• élaborer un programme de surveillance de la qualité et du suivi des performances des activités de l'audit interne

• faire des rapports périodiques des audits effectués au comité d'audit, au responsable de l'entité et au management responsable, et assurer la rédaction du rapport d'audit annuel, sa diffusion et sa présentation

 

En tant que

dirigeant

décider de l'organisation de son service de manière autonome

afin de

garantir l'indépendance du service, réaliser les objectifs fixés et y apporter une valeur ajoutée maximale

 

Exemples de tâches

• diriger, motiver, évaluer et développer les collaborateurs

• veiller à une utilisation optimale de l'expertise propre à l'audit interne et envisager diverses mesures d'ordre organisationnel (la répartition entre auditeurs spécialistes et auditeurs plus généralistes,...)

• déterminer, pour chaque mission, les moyens, le temps et les ressources humaines nécessaires

• élaborer et défendre la proposition du budget de l'audit interne et le plan du personnel en collaboration avec le président du comité de direction

• établir les procédures pour le lancement de projets et donner des conseils sur la manière d'effectuer le travail

 

En tant que

expert de l'organisation

être la personne de référence au sein de l'organisation pour toute question ou application relative à l'audit interne

afin de

soutenir le management et les collaborateurs en donnant des avis fondés lors de la réalisation des objectifs organisationnels

 

Exemples de tâches

• réaliser des analyses spécifiques demandées par le comité d'audit, le président de l'organisation ou le président du conseil stratégique

• être la personne de référence au niveau national et international, et échanger son expérience avec d'autres experts dans le cadre du benchmarking

• assister le management dans le cadre de l'introduction du système de contrôle interne jusqu'à atteindre un niveau de qualité satisfaisant

• participer aux réunions du réseau d'audit interne composées de chefs de l'audit interne

• suivre les changements et les tendances d'ordre politique et social qui sont susceptibles d'affecter la stratégie et le fonctionnement opérationnel des domaines à auditer

 

En tant que

promoteur

promouvoir un contrôle interne et une gestion des risques au sein de l'organisation, et stimuler le développement d'une meilleure gestion de l'organisation

afin de

favoriser l'application concrète des systèmes et recommandations pour une meilleure gestion dans l'organisation

 

Exemples de tâches

• contribuer au développement du "Control Risk Self Assessment" dans l'organisation à l'intention du management de ligne

• sensibiliser, au sein de l'organisation, à l'intérêt du contrôle interne et de la gestion des risques

• promouvoir le développement et l'implémentation dans l'organisation du système de gestion des risques et du contrôle interne

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

actualiser et élargir ses propres connaissances techniques et les transmettre aux collaborateurs

afin de

développer des processus et systèmes qui correspondent aux évolutions actuelles et qui soient conformes à la vision générale de l'organisation

 

Exemples de tâches

• participer à des réunions de réseaux, et prendre contact avec des experts externes afin d'échanger de l'information et accroître ainsi ses connaissances

• prendre connaissance de la législation en vigueur et des éventuels changements et transférer l'information aux collaborateurs afin de la mettre en application

• suivre les changements et les tendances d'ordre politique et social susceptibles d'affecter la stratégie et le fonctionnement opérationnel des différents domaines
  

• gérer les flux et structurer la communication interne (au moyen de la charte d'audit,...)
  

• vérifier le respect et la mise à jour des méthodes et des systèmes d'audit conformément aux textes légaux et aux normes internationales applicables

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
collaborateurs	questions, conseils	contact personnel, e-mail	quotidien
Comité d'audit	renseignements	investigations, document	hebdomadaire
Comité d'audit	questions, conseils	contact personnel, e-mail	ad hoc
autres services, /SE B&CG	info, questions, conseils	contacts, mail	quotidien
autres serv. publ. féd.	questions, conseils	groupes de travail	ad hoc
consultants externes	questions, conseils	contact personnel, e-mail	ad hoc
Président	analyses, questions	dossier, rapport, contact	hebdomadaire
SPF B&CG	questions, conseils	rapport, contact	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
chef de service concerné	résultat de l'audit	rapport confidentiel détaillé	ad hoc
président Comité direction	résultat de l'audit	rapport confidentiel détaillé	ad hoc
Comité d'audit	résultat de l'audit	rapport confidentiel détaillé	ad hoc
ministre	recommandations	rapport, avis	ad hoc
Comité de direction	recommandations	rapport, avis	ad hoc
Comité d'audit	recommandations	rapport, avis	ad hoc
Responsable de la direction	recommandations	rapport suivi implémentation	ad hoc
SE B&CG	avis, recommandations	en tant que dossier	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le comité d'audit

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• établir et proposer le plan d'audit pluriannuel et annuel

• porter à l'attention du niveau stratégique les questions opérationnelles ayant un impact sur la réalisation des objectifs

• organiser et structurer les missions d'audit individuel (programme de travail de chaque mission) ainsi que les missions de conseil

• approche des analyses et des audits, et choix des méthodologies utilisées

• organisation quotidienne de son travail, et recherche et constitution d'une documentation spécialisée

• recommandations et propositions d'améliorations formulées (conclusions justifiées et objectivées)

• accès sans entraves aux informations, locaux et personnes de tout niveau hiérarchique

• évaluer le système de contrôle interne et de gestion des risques ainsi que la gestion de l'organisation en général

• communiquer au comité d'audit et aux ministres les grands problèmes (de fraude,...)

• évaluation du niveau de risque résiduel accepté par le management

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• tout ce qui comporte un impact budgétaire

• validation de son budget et son plan de personnel

• validation de la charte d'audit

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• respect d'une série de méthodes et de principes communs : "Standards for the Professional Practices of Internal Auditing" (normes pour les pratiques professionnelles de l'audit interne) et du "Code of ethics" (code d'éthique)

• normes nationales et internationales et spécificités du secteur public

• respect des règles, des lois, des règlements, des directives internes et des procédures

• AR du 2 octobre 2002 relatif à l'audit interne au sein des services publics fédéraux, et AR du 26 mai 2002 relatif au système de contrôle interne au sein des SPF

• loi du 22 juillet 1993 portant organisation du budget et de comptabilité de l'Etat fédéral, notamment l'article 31

 

Quelles innovations

• aligner les activités opérationnelles sur la mission et les objectifs stratégiques

• introduction de méthodes de gestion plus efficaces et modernes

• optimisation des procédures

• introduction de méthodes de travail plus efficaces

• développer des nouvelles approches pour la maîtrise des risques (opérationnels, financiers, conformité, TIC, ...)

 

Sur base de quel cadre de référence

• expérience propre et formations complémentaires

• discussion avec d'autres experts

• réunions de réseaux

• évolutions internationales de la profession

• tendances et innovations dans tous les domaines

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.