Adviseur budget en beheerscontrole - Coördinator (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : NBB009
Niveau: A
Klasse : A3 Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)
Doel van de functie
Aansturen, beheren en organiseren van de boekhoudkundige en budgettaire procedures binnen de organisatie
teneinde
het optimale verloop van deze procedures te verzekeren.
Invoeren en opvolgen van de procedures inzake beheerscontrole
teneinde
het management ervan te verzekeren dat de risico's met betrekking tot de financiële procedures, operaties en informatie onder controle zijn
Resultaatgebieden
Alscoördinatororganiseren en coördineren van de werking van de dienst
teneinde
de toepassing van de procedures inzake budget en beheerscontrole (B&BC) te verzekeren
Voorbeelden van taken
- vertalen van de richtlijnen en uitvoeren van de monitoring van de interne en externe rapportering
- verzekeren van het dagelijks beheer door de activiteiten en taken van de medewerkers in de dienst te plannen
- plannen en organiseren van de samenwerking met alle geïnteresseerden (beleidscel, management, controle-instellingen)
- organiseren en coördineren van de communicatie inzake B&BC binnen de dienst
- evalueren en optimaliseren van de boekhoudkundige en budgettaire procedures en het doorgeven van de eventuele veranderingen en verbeteringen aan de medewerkers
Alsleidinggevendeaansturen en coachen van een B&BC-team
teneinde
een optimaal werkresultaat en een goede opvolging en ontwikkeling van de medewerkers te garanderen
Voorbeelden van taken
- waken over de correctheid en de kwaliteit van het geleverde werk
- aansturen, opvolgen en evalueren van de medewerkers
- begeleiden en coachen van de medewerkers
- organiseren van opleidingen voor de medewerkers
- oplossen van de problemen van medewerkers
Alsdeskundige/specialistzorgen voor het goede verloop van de B&BC-procedures op het niveau van budget, de thesaurie, de boekhouding en de beheerscontrole
teneinde
het management alle nuttige informatie te bezorgen oer het gebruik van de middelen van de organisatie
Voorbeelden van taken
- behandelen van informatie om de budgettaire aanvragen te staven en het opmaken van de budgettaire voorstellen om het initiële en aangepaste budget voor de organisatie uit te werken
- verzekeren van de doeltreffende en correcte opvolging en beheer van de inkomsten en uitgaven van de organisatie
- beheren en controleren van de rekeningen en het toepassen van de principes van de overheidsboekhouding
- organiseren van het proces van de beheerscontrole om ervoor te zorgen dat de risico's onder controle zijn
Alscontrolleridentificeren en analyseren van de risico's van de procedures en processen binnen de organisatie
teneinde
eventuele anomalieën op te sporen, te rapporteren, op te lossen en te vermijden en de bijbehorende controleactiviteiten in te voeren
Voorbeelden van taken
- organiseren en invoeren van de interne controleprocedure in de organisatie om ervoor te zorgen dat de risico's onder controle zijn
- uitvoeren van de correcte en tijdige opvolging (monitoring) van de gegevens met betrekking tot de inkomsten en uitgaven
- opsporen van anomalieën en het op zich nemen van gepaste acties (rapportering aan het directiecomité, discussie met de eenheid, het contacteren van de instanties voor externe controle)
- informeren van het management over de risico's met betrekking tot het beheer van boekhoudkundige procedures met gevolgen voor de organisatie
- verzekeren van de goede werking van de managementinstrumenten (software, tabellen, enz.)
Alsaccount managervertegenwoordigen van de organisatie ten opzichte van de budgettaire instanties en de controleorganen (Rekenhof, inspectie van Financiën, controleur van de vastleggingen)
teneinde
een optimale werking van de procedures inzake B&BC en de correcte beoordeling van het budget tijdens de opstelling ervan te garanderen
Voorbeelden van taken
- onderhandelen over de uitwerking van het budget tijdens budgettaire discussies op alle niveaus
- verdedigen van de budgettaire voorstellen van de controleorganen binnen de organisatie
- opvolgen van de opmerkingen van de controleorganen binnen de organisatie
- fungeren als de contactpersoon voor alle budgettaire vragen
- het verzekeren van de betalingen van de facturen ten opzichte van derden (leveranciers)
Alsadviseur proactief of op vraag adviseren van het management of andere eenheden over elke kwestie in verband met het beheer van de budgettaire middelen
teneinde
het management te ondersteunen bij het nemen van beslissingen
Voorbeelden van taken
- bijstaan van het directiecomité in de formulering van budgettaire voorstellen
- ondersteunen van de boekhoudafdeling via praktisch advies over het operationeel maken van de budgettaire richtlijnen
- advies geven over de uitvoerbaarheid van dossiers met budgettaire gevolgen hebben
- realiseren van verschillende studies op vraag van het directiecomité
Alskennisbeheerderverzamelen, integreren en beheren van de externe relevante informatie (wetgeving, richtlijnen) en de interne financiële gegevens
teneinde
de dienst te laten functioneren als het informatiecentrum zowel voor de generieke informatie als voor de financiële gegevens eigen aan de organisatie
Voorbeelden van taken
- rapporteren van relevante informatie aan het management
- zorgen voor de centralisatie en de verspreiding van de informatie inzake management binnen de organisatie
- deelnemen aan en leiden van projecten in verband met de verbetering van de B&BC-procedures
- delen van zijn/haar kennis en ervaring met de medewerkers
- sensibiliseren van het management voor de nieuwe beheerstechnieken en -instrumenten
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
collega's (boekhouding)
|
boekhoudkundige informatie, algemene aanbevelingen
|
standaardverslagen, werkdocumenten
|
dagelijks
|
collega's (budget)
|
vragen om informatie
|
schriftelijke verslagen, persoonlijk contact
|
dagelijks
|
collega's (interne controle)
|
vragen om informatie
|
schriftelijke verslagen, persoonlijk contact
|
wekelijks
|
management, directiecomité
|
vragen om informatie
|
schriftelijke verslagen, persoonlijk contact
|
ad hoc
|
andere fed. overh. diensten (B&B)
|
vragen om advies, budgettaire instructies
|
omzendbrieven, richtlijnen, documenten, verslagen, informele contacten
|
ad hoc
|
organisaties/ondernemingen
|
vragen om informatie
|
als dossier
|
ad hoc
|
controleorganen (inspecteur van Financiën, Rekenhof)
|
vragen om informatie en ondersteuning, advies, en aanbevelingen
|
formulieren ad hoc, schriftelijke of mondelinge aanvragen
|
ad hoc
|
interne audit
|
advies en aanbevelingen
|
verslagen, schriftelijke of mondelinge aanvragen
|
ad hoc
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
collega's (budget, boekhouding, interne controle)
|
informatie wat betreft het budget en de boekhouding, antwoorden
|
standaardverslagen, werkdocumenten
|
dagelijks
|
directiecomité, management
|
balans, resultatenrekening, jaarrekeningen, analyses, verslagen van inkomsten/uitgaven, boordtabelle
|
standaardverslagen, studies, werkdocumenten
|
maandelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
kwantitatieve gegevens
|
standaardverslagen, werkdocumenten
|
ad hoc
|
organisaties/ondernemingen
|
antwoorden op vragen, advies
|
als dossier
|
ad hoc
|
Controleorganen
|
aanvragen om informatie of aanvullende informatie
|
standaardverslagen, werkdocumenten, studies
|
ad hoc
|
interne audit
|
opvolging van aanbevelingen
|
standaardverslagen, werkdocumenten
|
ad hoc
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
de voorzitter op hiërarchisch niveau of directeur Budget en beheerscontrole
De functie leidt : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- het optimaal beheer en de planning van de medewerkers om de door het directiecomité vastgelegde doelstellingen te bereiken
- het beheer van het budget in het kader van de strategische keuzes die door de leidinggevende instanties geschetst werden
- het vastleggen van uitgaven onder de 5500 euro
De functie moet autorisatie vragen voor
- onderhandelingen en standpunten die vooral belangrijk zijn om gevalideerd te worden door de leidinggevende instanties in het kader van het budget
- de validering van de wijzigingen inzake het toekennen van het budget van de organisatie door de leidinggevende instanties
- het vastleggen van uitgaven boven de 5500 euro
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Eigen werkbudget
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- de wetgeving inzake overheidsboekhouding, algemene en budgettaire boekhouding
- wetgeving en reglementering inzake overheidsopdrachten
- wetgeving inzake administratieve en financiële controle
Welke vernieuwingen
- zorgen voor de ontwikkeling van instrumenten voor rapportering die relevant zijn voor het uitoefenen van de functie
- het voorstellen van oplossingen en alternatieven voor budgettaire vragen aan het management
- verbeteren van de werking van de dienst
Gebaseerd op welk referentiekader
- opleiding en eigen ervaringen in vorige functies
|