Attaché administration des salaires et du personnel - Chef d'équipe (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : NPO002
Niveau: A
Classe : A1 Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)
Raison d'être de la fonction
Diriger une équipe de gestionnaires de dossiers
afin de
garantir un traitement administratif des dossiers du personnel à la fois correct et respectueux des délais.
Finalités
En tant quecoordinateurrépartir les activités d'un certain nombre de gestionnaires de dossiers de gestion administrative du personnel, et en assurer le suivi
afin de
garantir que ces dossiers soient traités dans le respect de la réglementation applicable et des délais exigés.
Exemples de tâches
- organiser la répartition des tâches et des dossiers avec les collaborateurs et veiller à ce que toutes les tâches et tous les dossiers soient traités
- être responsable pour les résultats de l’équipe: délais, qualité, nombre de dossiers
- gérer et dispenser l’information relative à la réglementation, aux procédures et aux normes à appliquer
- s'assurer d’une application uniforme des procédures
- suivre les priorités et gérer des dossiers lors d'activité intense ou lors d'absence
En tant quecoachfournir des avis, assurer l'accompagnement individuel et le développement des collaborateurs dans le cadre des cercles de développement
afin de
optimiser les prestations des collaborateurs.
Exemples de tâches
- identifier les points forts et faibles ainsi que ceux à améliorer, tant au niveau des collaborateurs qu’à celui de l’équipe
- promouvoir la collaboration et la cohésion au sein de l’équipe
- diffuser la culture organisationnelle de PersoPoint au sein de votre équipe
- assurer la transmission des connaissances au sein de l'équipe
- être responsable des cycles d’évaluation des collaborateurs et assurer le suivi des plans de développement
En tant queexpertsuivre les évolutions du statut administratif et pécuniaire et les conditions de travail
afin de
garantir que les dossiers sont traités conformément à la réglementation en vigueur.
Exemples de tâches
- soutenir les collaborateurs lors du traitement de dossiers complexes
- suivre de près les modifications en matière de réglementation et de procédures
- prendre activement part aux projets et aux groupes de pilotage
- jouer un rôle actif dans les validations successives des systèmes de gestion du personnel
- donner des formations dans les matières de sa propre expertise
En tant queinterlocuteurfaire rapport et fournir des avis aux différents acteurs concernés de l'organisation
afin de
optimiser les processus de travail et les directives interne concernant la gestion administrative du personnel.
Exemples de tâches
- rapporter aux clients l’état d’avancement du traitement des dossiers
- transférer les questions/l’information/ les problèmes respectivement aux managers de service, à l’account manager ou à la cellule de rapportage
- assurer le traitement des plaintes du portefeuille clients
- identifier d’éventuels points faibles et conseiller la hiérarchie au sujet des processus de travail internes
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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management
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directives, décisiobs, questions
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dossier, questions écrites et orales, formel et informel
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ad hoc
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autres services dans BOSA/PersoPoint (avis juridique, business analyse)
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changements législatives
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formel/informel, directives écrites
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quotidien
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organisations client (services d'encadrement P&O)
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questions
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par écrites, orales par téléphone
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quotidien
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membres de personnel des organisations client
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questions
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par écrites, orales par téléphone
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quotidien
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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management
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questions, solutions
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dossier, questions écrites et orales, formel et informel
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ad hoc
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autres services dans BOSA/PersoPoint (avis juridique, business analyse)
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changements législatives, changements des systèmes
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formel et informel, orales
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quotidien
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organisations client (services d'encadrement P&O)
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réponses sur des questions
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par écrites, des dossiers
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quotidien
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membres de personnel des organisations client
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réponses sur des questions
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par écrites, des dossiers
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quotidien
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Positionnement
La fonction est dirigée par
le responsable administration des salaires et du personnel
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- l'organisation du travail au sein de l'équipe
- les priorités dans les dossiers
- l'évaluation des collaborateurs
La fonction doit demander une autorisation pour
- l'adaptation des processus et des procedures concernant l'administration du personnel et des salaires
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Budget de travail propre
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- Toute réglementation et législation applicable aux différentes catégories de personnel au sein de l’administration fédérale (statut administratif et pécunier, droit du travail, …)
- Processus et procédures propres au traitement des dossiers de personnel et d’administration des salaires et définis au sein de l'organisation
- Les lignes politiques définies par la direction et le SPF BOSA
Quelles innovations
- Propositions d’innovation relatives aux processus et procédures définis dans l'organisation
- Propositions d’innovation relatives aux outils de l'organisation
- Propositions d’innovation relatives au fonctionnement général de l'organisation
Sur base de quel cadre de référence
- Modifications au niveau de la réglementation
- Tendances en matière d’informatisation et de digitalisation
- Expérience dans la pratique quotidienne
- Feedback des organisations clientes et des utilisateurs
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